Getting Things Done от автора методики


Содержание

Getting Things Done: уникальная техника и чек-лист ее применения

Тайм менеджмент имеет под собой твердую базу — набор уникальных техник по управлению временем. И одной из самых популярных и эффективных методик из этого ряда является Getting Things Done или коротко GTD. Сегодня говорим о том, как работать со своим списком дел по этой технике.

Немного истории: откуда взялась GTD?

Техника Getting Things Done была сформулирована экспертом тайм менеджмента Дэвидом Алленом. Полноценную инструкцию по пользованию методика получила в книге “GTD как привести дела порядок”. Цель методики состоит в определении слабых мест в вашем списке дел и расставлении приоритетов по имеющимся задачам.

Методика существует и активно используется многими тайм менеджерами уже на протяжении десятков лет. Ее эффективность и результативность была проверена и нами; спешим рассказать о ней!

Как работать по GTD

Методика GTD заключается в быстром разборе всех ваших задач по нескольким категориям. Разбор GTD происходит на этапе планирования — будьте внимательны.

Алгоритм разбора по методу GTD представлен на рисунке ниже:

В данной модели можно выделить несколько уровней ваших задач:

  1. То, что влияет на ваши цели.
  2. То, что не влияет на цели, но требует безотлагательного исполнения.
  3. Поручения другим сотрудникам.
  4. “Мусор” — задачи, которые можно либо удалить либо отложить на потом.

Инструмент работы по GTD

Конечно, разбивать задачи в письменном варианте очень трудно, поэтому рекомендуем обратиться к соответствующим программам. Например, в ЛидерТаске GTD система реализована в виде отдельного приложения. Подробнее о том, как работать в программе смотрите видео ниже:

В ролике я рассказываю о том, как работать по методике, в целом, и на примере приложения GTD Ассистент. Очень важный момент: эта техника весьма хороша, но подойдет не каждому, как и другие методы тайм менеджмента.

Чтобы точно определиться с одним из инструментов, вам нужно попробовать множество из них, пока вы не заметите реальное улучшение своей производительности. Как только определите этого “верного помощника”, не пренебрегайте и внедряйте его в свою деятельность!

В ЛидерТаске есть целая куча инструментов по различным методикам; отыщите свою! И начните, конечно, с Getting Things Done:

Дэвид Аллен — Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Дэвид Аллен — Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD краткое содержание

Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD читать онлайн бесплатно

Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Ready for Anything

52 Productivity Principles for Getting Things Done

© David Allen, 2003.

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Альпина Бизнес Букс», 2012

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

Введение. Действовать легче, чтобы легче жить

Максимальная продуктивность означает, что вы делаете свое дело (торгуете, таксуете или танцуете), затрачивая минимально возможные усилия. Если при этом требуется прилагать усилия и преодолевать сопротивление, значит, на вашем пути существуют преграды и барьеры. Во владении способами преодоления препятствий и помех, то есть всего, что мешает нам или затрудняет движение вперед, и заключается секрет повышения продуктивности. В мире, лишенном силы трения, где все возникает благодаря силе мысли, не нужно учиться большей гибкости и концентрации, изобретая оптимальные системы и подходы. Чтобы с меньшими усилиями получить желаемое, надо быть готовым ко всему и помнить: всегда существует какой-то шаг, который можно сделать, чтобы облегчить себе весь последующий путь в целом.

На поиск оптимальных методов, помогающих жить и работать более расслабленно, позитивно и органично, у меня ушло более двадцати лет. Как консультант в вопросах управления и продуктивности я помог тысячам профессионалов освоить самые эффективные способы работать более продуктивно и радостно. Когда люди постигают суть метода достижения такого баланса в повседневной жизни, они легче находят творческие решения и больше полагаются на интуицию, независимо от своей профессии. Они успешнее справляются с обработкой информации, лучше управляют своими мыслями и чувствами, четче концентрируются на результатах и становятся более самостоятельными в действиях. У них появляется системный подход к жизни и работе, что в ситуации постоянного прессинга внешней среды гораздо полезнее спонтанного поведения. Если люди знают, что могут справиться с любой ситуацией, они чувствуют себя более расслабленными. Если они расслаблены, им все удается. Они могут сделать больший объем работы с меньшими усилиями, не говоря уже о том, что при этом возникает масса чудесных побочных эффектов, которые умножают результат подобных усилий и повышают качество жизни в целом.

Я обучаю людей оптимальным методам поведения, основанным на тщательно разработанной системе. Они созданы для того, чтобы все мы чувствовали себя лучше. С начала 1980-х годов эти методы прошли всестороннюю проверку, доказав свою эффективность – и для людей, и для компаний. Этапы их создания и тестирования описаны в моей первой книге Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity[1]. Ее успех подтвердил со всей очевидностью: люди самых разных культур и профессий в самых разных странах нуждались в такой информации и жаждали перемен. Они устали чувствовать себя придавленными работой и жизнью в целом. Они хотели вернуть себе утраченную возможность мыслить творчески и жить легко. Они искали новый подход, систему, на которую могли бы положиться независимо от того, над чем работают и как складывается их день. Им нужна была естественная структура, которая соответствовала бы их активному образу жизни и помогала нейтрализовать любые ограничения.

Подробно описав ключевые аспекты моей программы – «что, когда и как», – я перешел к следующему этапу: начал объяснять, зачем нужно делать эти шаги. Почему они так эффективны? Почему они всегда помогают людям действовать с максимальной производительностью и дают ощущение комфорта? Что стоит за ними? В чем причины успеха? Похоже, что есть некий главный принцип, вплетенный в методологию; фактор, остающийся истинным независимо от того, когда, где и кем он используется.

Человек может быть отличным автогонщиком, ничего не зная о гравитации, несмотря на то, что сила тяжести – это основополагающий фактор, воздействующий на сидящего за рулем. Чтобы победить в гонке, водителю нужно мастерски рулить, ускоряться на прямых отрезках, знать технику прохождения поворотов и помнить о необходимости постоянно контролировать автомобиль. Вы делаете свою работу, а гравитация – свою. Управляйте собой – и справитесь с машиной. Но что если через некоторое время способность просто быстро двигаться перестанет удовлетворять вас? Что если вы захотите больше знать о том, почему ваши навыки так хороши, как именно они оберегают вас от аварии и не дают погибнуть? Что если вы захотите попытаться раскрыть секрет вашего собственного успеха? И что если понимание этого секрета повысит вашу продуктивность и приведет к удивительным свершениям?

Ответы на эти вопросы я ищу с 1997 года, постепенно формируя набор принципов, которые, как мне кажется, лежат в основе продуктивного поведения. Я стараюсь излагать их в виде удобных для чтения эссе, посвященных применению данных истин в повседневной жизни. В этих эссе я подробно раскрываю свою главную мысль о том, что способность человека быть продуктивным напрямую зависит от его способности расслабляться, и детально анализирую четыре основные области продуктивного поведения:

1) анализ всех наших внутренних и внешних незавершенных «проектов», их правильное «обуздание» для обретения ясности и энергии;

2) сознательное управление концентрацией на разных уровнях достижения результатов и обретения обязанностей, за которые мы отвечаем;

3) создание вызывающей доверие структуры и постоянное ее использование для оптимального переключения концентрации и – при необходимости – получения нужных напоминаний;

4) «заземление», то есть адаптация всех полученных навыков на физическом уровне в виде создания цикла гибких действий, направленных на реальное продвижение.

Я понял, что людям не нужно больше дисциплины как таковой – им нужен дисциплинированный подход. Им не требуется работать усерднее – они хотят более четко определять уровни детализации своей работы и последовательно концентрироваться на них.

За всем этим стоит моя любимая концепция – «ум как вода». Этот образ я храню в активной памяти многие годы с тех пор, как начал заниматься карате. Если бросить в пруд булыжник, как отреагирует вода? Ее реакция будет абсолютно адекватна силе броска и массе камня. Не больше и не меньше. Она не будет ни чрезмерной, ни недостаточной. Скажем так: реакции вообще не будет. Вода просто взаимодействует с тем, что падает в нее, и возвращается в свое естественное состояние. Но вода изначально имеет такие свойства. Человек же может действовать так только в том случае, если сознательно придерживается системы, которая построена на принципах, позволяющих противостоять хаосу и стрессу. Эти принципы должны соответствовать нашей глубинной природе.

Через два года темы моих эссе получили дальнейшее развитие в виде информационного бюллетеня для тех, кто уже был знаком с этими методами. Я надеялся побудить своих читателей к действию и хотел построить сообщество людей, ориентированных на то, чтобы хорошо выполнять свою работу, делиться опытом и радоваться жизни. Каждый выпуск бюллетеня должен был развивать идеи, лежащие в основе понятий расслабленного контроля и отличной производительности. Было очень интересно, как отреагируют на подобные мысли мои читатели.

Реакция превзошла все мои ожидания. В течение двух лет читательская аудитория выросла в десять раз – с двух тысяч до двадцати тысяч подписчиков. Еще через год их число достигло тридцати пяти тысяч и продолжало расти. Люди пересылали друг другу эти информационные бюллетени по внутренним корпоративным сетям, отправляли по электронной почте во все уголки мира, печатали на бумаге, брошюровали и распространяли среди друзей и коллег. Были и те, кто крепил распечатанные тексты бюллетеней на стены своих офисных лифтов. Эти эссе можно было увидеть повсюду. В некоторых из них содержались практические советы, в других затрагивались основные теоретические вопросы. Более детально освещая ранее опубликованные материалы, эссе добавляли им ценности, заставляли задуматься и отвечали на извечный вопрос «зачем?».

Отклик на них был удивительно позитивным – людям, похоже, хотелось вспомнить основы и изучить тонкости, им нравилось получать результаты от использования, казалось бы, простых техник, инструментов и знаний. Среди этих людей было мало «отстающих» по предмету «Жизнь»: методиками с удовольствием пользовались умнейшие люди планеты, несмотря на то что и без того, по общепринятым стандартам, уже давно находились на вершине производительности.

Как успешно завершать свои дела: основные принципы системы GTD

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

  • управление процессом работы;
  • шестиуровневая модель обзора;
  • естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

  1. следующие действия;
  2. проекты;
  3. отложенное;
  4. может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

  • текущие дела;
  • текущие проекты;
  • круг первостепенных обязанностей;
  • ближайшие 1-4 года;
  • ближайшие 5 лет;
  • жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! Копите деньги на путешествие? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

  • определение основных целей и принципов;
  • видение необходимых результатов;

  • мозговой штурм;
  • организационный процесс;
  • обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

  • HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
  • aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
  • Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.

Коробки с листочками

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

  1. листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
  2. коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

  1. Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
  2. Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
  3. Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке

Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal

Да-да, это возможно! Ваша эффективность и мотивированность в таком случае будут только выше. Но обязательно помните, что не стоит расписывать дела на всю неделю заранее. В понедельник нужно сделать это и это, во вторник – это и это, в среду – то и то, и так далее… Что такое Bullet Journal читайте тут.

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

Дэвид Аллен и его GTD на практике

Ищете способы работать меньше и больше успевать? Взвалили на себя два десятка проектов, потеряли контроль над ситуацией? Может просто накопилась усталость: работа, дом, фитнес, ЗОЖ, друзья, родители, семья, дети?

В таком случает вам в помощь Дэвид Аллен и его метод GTD. Это прививка антистресса, которая научит вас управлять временем и сознанием.

Суть метода GTD

Дэвид Аллен разработал и проверил на практике стратегию личной эффективности, направленную на получение максимальной пользы при минимальных трудозатратах. Он описал способ эффективного распределения времени между важными и необходимыми делами. Название его метода – Getting Things Done (GTD) – переводится как «доведение дел до завершения», хотя по смыслу больше подходит «как привести дела в порядок». Принципы просты:

1. Все незавершенные дела переносятся из головы на внешний накопитель. Информация собирается и фиксируется в списке. Вносится все: даже самое маленькое дело. Список должен быть доступен в любое время, в него надо постоянно заглядывать.

2. Записываются пояснения, чтобы в дальнейшем не тратить время на обдумывание задачи.

3. Создается система напоминаний о списках. Их необходимо регулярно (ежедневно, еженедельно) обновлять: вычеркивать выполненные задачи, вписывать новые. Осуществляется контроль: горизонтальный – по всему списку дел; вертикальный – по каждому конкретному делу (что сделано и какие перспективы).

Для оптимизации работы назначайте конкретное время и дату выполнения задачи. Используйте планировщик или календарь. Послушайте, что советует Дэвид Аллен. Все действия выполняйте последовательно.

Потренируемся?

1. Перенос. Выделите в мыслях и запишите на бумаге одним предложением первую, всплывшую в голове ситуацию/задачу/проект. Не важно, касается ли устремление профессиональной деятельности, семьи или личности. Это должно выглядеть как успешный результат работы. Например:

· Уехать в отпуск на Мальдивы вдвоем/всей семьей;

· Запустить завод/сеть магазинов в Челябинске;

· Испечь торт/блинчики по бабушкиному рецепту.

2. Пояснения. Запишите конкретное физическое действие, которое надо осуществить для продвижения в данном проекте. Что можно предпринять прямо сейчас? Куда пойти? Кому позвонить? Что написать? С кем переговорить?

Цукерберг рекомендует:  Анимация шапки при прокрутке страницы

· Позвонить в турагентство, чтобы подобрали варианты маршрутов;

· Отправить подготовленный запрос по электронной почте;

· Купить муку, масло, яйца в магазине «АБВ».

3. Подумайте, как рекомендует делать
Дэвид Аллен . Что изменилось после минутного размышления? Как правило, выделение конкретной задачи не только усиливает контроль над ней, но и позволяет расслабиться. Потому что сформировался конкретный образ желаемого результата, наметились первые шаги по пути его достижения, определились необходимые ресурсы.

Думайте не о проблеме, а о способах ее решения

Размышления и определение задач – это ваш интеллектуальный труд. Продуктивность интеллектуального труда определяется ответом на вопрос: «Каковы ожидаемые результаты работы?» Чем четче определен результат, тем выше ваша интеллектуальная продуктивность.

Проблема превращается в конкретную задачу, которую надо решить. Процесс разбивается на простые шаги, ближайший из которых выполняется немедленно. Человек не перебирает задачи одну за другой: хочу когда-нибудь научиться петь, надо срочно сделать проект, забрать ребенка из детского сада. Он берет список и шагает по пути выполнения конкретных действий:

· Чтобы научиться петь, надо позвонить репетитору – это займет 2 минуты. Звоню прямо сейчас;

· Для проекта надо зайти в магазин купить материалы по списку, чтобы завтра сделать модель, а по пути заберу ребенка.

Благодаря системе GTD голова не забита лихорадочными мыслями о невыполненных проектах. Список уже перед вами. Можно забыть про многозадачность, расслабиться и приступить к следующему шагу.

Это как в супермаркете

Можно ходить и все время держать в голове продукты, которые надо купить. На это уходят все силы, но все равно что-нибудь, да забудется, или наберете кучу лишнего.

А можно прийти в магазин с написанным на бумаге (смартфоне) списком: в этом случае ресурсы мозга тратятся только на оптимизацию процесса. Заглянув в список и увидев там молоко, идете и его покупаете, обращая внимание на сорт, производителя, дату изготовления, цену. Это приносит больше пользы здоровью и семейному бюджету.

Когда определен результат, человек движется в нужном направлении, постоянно задавая себе вопрос: «Какой следующий шаг надо сделать, чтобы приблизиться к цели?»

Превращайте нематериальные мысли в физические действия

Дэвид Аллен предлагает набор вспомогательных инструментов, позволяющих освободить мозг от рутины для работы над глобальными проектами. Перечень задач можно хранить, используя например:

  • ежедневник;
  • лотки для бумажных листков;
  • папки с наклейками;
  • электронные органайзеры или планеры;
  • таск-менеджеры (смотри наш обзор).


Многие громадные проекты состоят из совокупности мелких действий, на каждое из которых тратится 1-2 минуты. В этом случае необходимо просто сделать и забыть. Это и есть принцип двух минут – один из ключевых в GTD. Превратите его в привычку — с помощью простого трекера (мы писали о таких приложениях).

Где почитать про GTD — ресурсы и инструменты

Электронную версию книги Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок» скачать можно по ссылкам: bookscafe.net, КнигоПоиск, FB2LIT.

При этом, если большинство электронных библиотек предлагают ознакомительный фрагмент со ссылкой в конце, по которой можно после оплаты скачать всю книгу целиком (цена от 170 до 400 рублей), то bookscafe.net предлагает две из 7 книг Дэвида Аллена бесплатно.

Изучить современные лайфхаки в тайм-менеджменте можно в нашем материале.

«Управление фирмой» помимо возможности без оплаты читать и скачать книгу «Как разобраться с делами (Getting Thing Done)» предоставляет электронный органайзер Outlook NewTask Add-in, позволяющий оптимизировать управление как собой, так и всем коллективом.

Электронные помощники GTD 2020: Organizer, Workflow Map, Calendar (цена от 10 до 29 долларов), предлагаются на сайте The David Allen Company .

Отличная подборка бесплатных инструментов самосовершенствования: планеры, органайзеры, ежедневники, чек-листы – по ссылке «40 + списков, которые помогут навести порядок в жизни».

Купить бумажный вариант книги «Как привести дела в порядок» можно в интернет-магазинах: Озон, Лабиринт, book24.

Заключение

Вы долгие годы мечтали научиться управлять своей жизнью? Время пришло. Сделайте прорыв: увеличивайте собственную эффективность, облегчайте себе выполнение любой работы. Освободите сознание от рутины, станьте творческой личностью.

Начните сегодня. Не просто читайте книгу, а используйте приемы GTD. Личный практический опыт – полезнее десятков прочитанных книг. Поставьте себе задачу: 40 дней применять GTD. Почему 40? Потому что именно за это время человек успевает освоить, втянуться, оценить новую деятельность. GTD-метод оптимизирует интеллектуальный труд в профессиональной и личной сфере. Будет порядок в делах, будет порядок в голове и в жизни.

Повышаем эффективность! GTD 5 шагов оптимизации своей жизни КАК разобраться с делами?!

Если на вашем столе стоит чашка остывшего желанного кофе или чая, значит, что-то не так.

Во всяком случае, так наверняка подумал бы Дэвид Аллен, автор знаменитого метода GTD (Getting Things Done).

Мне посчастливилось в живую познакомиться с Дэвидом Алленом и пройти его тренинг GTD

Мы хватаемся за тысячу дел, пытаясь попутно не забыть про бытовые мелочи, часто забываем о цели, но помним о неотвратимо приближающихся дедлайнах.

Порой страх перед лавиной задач буквально парализует мозг и наступают апатия, прокрастинация, депрессия. Работа в такие моменты движется медленно, кажется, даже курсор мыши еле ползёт по монитору.

Такая ситуация тем опаснее, чем больше человек работает в команде, особенно, если речь идёт о команде разработчиков.

Идея пригласить на нашу конференцию GeekWeek-2015 Дэвида Аллена была хоть и неожиданной, но неслучайной. Личностная, на первый взгляд, концепция GTD, даёт неплохие рекомендации для каждого разработчика в отдельности и процесса разработки в целом. Конечно, метод GTD не столь «заточен» под процесс разработки ПО, как agile, но тем не менее, способен его дополнить или стать первым шагом на пути перехода команды к гибкой методологии разработки. Какой же он, GTD для программиста?

Разделим применение принципов GTD в разработке на два блока: персональный, когда речь идёт об отдельном человеке, и командный, когда речь идёт о компании или группе разработчиков. В целом, принципы едины, но в команде их реализовать гораздо сложнее, поскольку гарантированно будут саботаж и сопротивление со стороны работников или тимлида.

Видео Дэвид Аллен Как привести дела в порядок

Один в поле воин

Одна из основ метода GTD — принцип перемещения задач из памяти человека на внешний источник. Таким образом, мозг человека перестаёт заботиться о том, чтобы удержать в голове все планы, от незначительных до глобальных, а начинает концентрироваться на действительно важных на данный момент задачах и их выполнении. Кто-то говорит, что метод GTD эффективно использовать для высвобождения личного пространства и нахождения баланса между работой и, например, хобби или семьёй. Однако с точки зрения практичного разработчика GTD нужен, прежде всего, для соблюдения баланса между работой и… работой.

Программисты, системные архитекторы и менеджеры проектов непрерывно находятся в рамках нескольких приоритетов, задач или проектов. Часто обстоятельства исключают ведение одной задачи, поэтому нужно уметь быстро перестраиваться. Подобное метание от проекта к проекту нередко порождает стресс, но не тот, который возникает от нелюбимой работы, а стресс как физиологическое и эмоциональное явление. Чем выше уровень тревоги, тем сложнее справляться с поставленными задачами. Тут-то на помощь и приходит GTD.

Устанавливаем фильтры на список дел

Прежде всего, нужно установить ограничения, выбрав основное среди всех задач. Оставляя главное, вы высвобождаете время и силы и создаёте импульс для действий с гораздо меньшими трудозатратами, чем когда вы держите в голове все мелочи. Есть рутина, есть важные проекты, есть планы на будущее. При этом во всех перечисленных категориях есть главное. Чтобы его выделить, нужно выполнить несколько шагов:

  • выбрать начатые, но не завершённые задачи;
  • выбрать дела, вызывающие наибольшее беспокойство;
  • выбрать дела, которые не хочется выполнять и которые всё время откладываются;
  • выбрать рутинные дела, в том числе бытовые.

Как правило, основное находится первых трёх группах. Соответственно, первоочередное внимание следует уделить беспокоящим и незавершённым делам — ведь не даром точный перевод Getting Things Done — «довести дела до завершения».

Упорядочиваем коммуникацию

Неважно, фрилансер или программист, работает удалённо или в команде, он постоянно находится в поле коммуникации: звонки заказчиков, вопросы руководства, запросы пользователей и коллег, информационные сообщения от поставщиков SDK и проч… Эти коммуникации нельзя назвать малозначительными, но их нужно уметь грамотно обрабатывать.

    Перестаньте проверять e-mail каждые 5 минут — установите всплывающие оповещения, на которые можно глянуть краем глаза. Разместите почту по папкам и прочитывайте по мере актуализации в конкретный момент.

Разделите все коммуникации по контексту: Skype, мобильные звонки, городской телефон, общение через почту и т.д… Отведите определённое время на коммуникацию внутри каждого канала.

Проверьте рабочие и личные чаты. Возможно, если вам без конца пишет ваш новый сотрудник или задаёт одни и те же рабочие вопросы старый коллега, стоит попросить их подготовить вопросы, выделить время на общение и разъяснить все сложные моменты.

Понаблюдайте за своим веб-браузером. Разработчики часто смотрят профильные темы на форумах или специализированных сайтах. Там их подстерегают интересные темы и обсуждения, не имеющие никакого отношения к текущей задаче. Лучше отложить чтение действительно интересной темы, воспользовавшись закладками в браузере или специальными утилитами для хранения ссылок (например, дополнение Pocket, которое можно также установить как приложение на мобильном устройстве и синхронизировать закладки).

  • Заведите записную книжку и/или приложение, где вы будете записывать все задачи с метками срочности и важности. GTD для управления делами вводит понятия времени, контекста (места), действия. Чтобы правильно расставить приоритеты задач, представьте себе простой фильтр, как в Excel, например. Присвойте каждой задаче параметр времени (по часам или времени суток), места (дом, работа, улица, спортзал, магазин и т.д.). А затем разделите задачи примерно таким образом: «запросить комментарии к ТЗ — работа — 14:00» или «позвонить в шиномонтаж — улица — вечер». Для подобных записей существует много приложений: от планировщика заданий в Windows, который можно использовать для своих целей до Evernote, Rainlendar и тщательно прописанных напоминаний на смартфоне.
  • Уверенность в том, что у вас есть такой список, гарантированно снизит уровень тревожности и поможет сосредоточиться на решении каждой из задач.

    Есть и более глобальная проблема, которая также затрагивает разработчиков любого типа занятости. Сегодня почти каждую неделю выходят новые инструменты, гайды, утилиты для разработчиков, то и дело появляются сообщения о новых версиях фреймворков, новых библиотеках и даже новых языках программирования. Вся эта информация вызывает чрезвычайный интерес профессионалов, а иногда даже увлекает и заставляет попробовать что-то новое (создать простое мобильное приложение, написать «Hello, world!» на Brainfuck или собрать новый опенсорсный проект). Выход один: распределять интересы по мере их значимости по отношению к текущим проектам, краткосрочным и долгосрочным целям. Фокусировка на одной задаче даёт возможность повысить личную продуктивность, освободить время и приступить к изучению новой информации.

    5 шагов оптимизации

    Метод GTD выделяет пять стадий работы над списком дел.

    Сбор информации. Нужно собрать все задачи— просто взять и записать ручкой или в текстовый файл все свои рутинные, незавершённые, глобальные дела. При этом важно помнить, что, например, за задачей «Написать отчёт в Fast Report для ООО «Снеговик» скрывается несколько важных и требующих внимания подзадач: собрать требования с клиента, составить и утвердить ТЗ, запросить массив данных для тестирования отчёта и т.д… Необходимо записывать абсолютно все задачи — чуть позже вы их сгруппируете.
    Обратите внимание не только на те проекты, которые есть в памяти, но и на те, которые находятся в компьютере — зачастую там не меньше хаоса, чем в мыслях. Стоит разделить файлы по папкам, соответствующим каждому проекту, отделить личные документы от рабочих.

    Процесс обработки. Обработайте информацию по схеме, предложенной GTD: если что-то уже исполняется, нужно продолжить дело до конца, если можно сделать менее, чем за две минуты, сделайте сразу.

    Классический алгоритм обработки по GTD

    С точки зрения работы над ключевым для вас проектом важно учесть несколько нюансов.

      Отложить несрочные задачи, например, изучение непрофильных материалов, никак не связанных с текущей работой.

    По возможности делегировать задачи, например, коллегам или фрилансерам. Если вы быстро и эффективно пишете код, но не очень хорошо справляетесь с задачами создания сайта, рекламы или дизайна, обратитесь к профессионалам. Даже, если это ваш собственный проект, вложение в чужую качественную работу быстро окупится.

  • Научиться говорить «нет». Это, пожалуй, один из самых сложных навыков: всегда найдутся десятки знакомых, у которых слетела Windows, закралась ошибка в код, требует прошивки Android и молит о джейлбрейке iPhone. Эти небольшие задачи отнимают массу времени. Если не хотите портить отношения, найдите несколько доступных мануалов в Сети и отправляйте страждущим ссылки.
  • Организация списка. После того, как пройдены два первых и самых сложных этапа, необходимо организовать работу с задачами. Тут можно воспользоваться простым правилом: разделить время на недели, в конце недели пересматривать список и создавать новый. Все задачи стоит разделять по срокам выполнения и приоритету. Для ведения задач можно использовать любое из понравившихся приложений: это и мобильные OneNote и Evernote, и Asana, и Redmine, и Google Календарь, и проч…

    На этом этапе главное — уделить много внимания работе с текущим или несколькими проектами. Для этого можно воспользоваться ассоциативными картами (mindmap), которые отразят все этапы работы в виде наглядной структуры-карты, в соответствии с которой вы будете продвигаться по проекту. Для создания mindmap существует множество платных и бесплатных приложений с интересными фичами. Нам нравится удобный, бесплатный и русифицированный Freemind, в котором мы и создали примерный вид незавершённой карты, не претендующей на истину:

    Не стоит делить задачи на простые и сложные, нужно выполнять всё по порядку, тогда и время будет распределено рационально.

    Ревизия сделанного. На этом этапе необходимо отметить сделанное, проанализировать причины провалов, создать план на следующий этап (например, неделю).

    Собственно действие. Выполнять задачи следует исходя из наличных ресурсов: сил, времени, места выполнения, а также установленного приоритета. Если для быстрого решения задачи вам не хватает какого-то ресурса, который появится позже, постарайтесь перенести задачу на момент появления средства её лучшего исполнения. Например, если вы занимаетесь доработкой десктопного приложения и для внесения части изменений требуется обновлённая и ещё не купленная вашей компанией, но запланированная к покупке в ближайшее время SDK, вносите те изменения, которые можно сделать в текущей версии, а задачу по остальным изменениям внесите в папку или файл с задачами на будущее. Безусловно, поиск путей решения задачи имеющимися средствами раскрывает вас как профессионала, но требует больших и не всегда оправданных затрат вашего времени и сил.

    Вот несколько советов, как использовать принципы GTD, если вы разработчик в команде или работаете самостоятельно.

      Планируйте свой проект изначально, а не по ходу работы, дробите его на решаемые подзадачи.

    Выделяйте отдельные этапы работы над проектом и проставляйте метки важности и срочности выполнения работы.

    Доводите каждую задачу до конца, не оставляя её на потом. Даже, если вы знаете только длинный путь решения задачи, решите её. В ходе дальнейшего рефакторинга можно будет избавиться от неоптимального решения.


    Периодически пересматривайте списки задач с целью ревизии выполненного и изменения планов.

    В один момент времени сосредоточьтесь на одной задаче — так вы сэкономите время и силы.

  • Выделяйте время на каждый этап и уделяйте ему максимальное внимание: на сбор требований, на разработку, на unit-тестирование и проч..
  • GTD нельзя внедрить одним днём — сперва появляются какие-то отдельные элементы, затем формируются правила, наконец, появляется привычка и ощутимый результат. Главное — не останавливаться. Кстати, неплохо, если вы сможете перенести часть своих навыков в GTD на команду, с которой работаете — это может значительно оптимизировать работу внутри компании.

    Один в поле не воин

    Несмотря на то, что GTD, как правило, нацелен на отдельного человека, он применим и к команде, в которой важно уметь определить видение проекта, цели, обозначить проекты и распределить зоны ответственности. Тем более, что во многих организациях уже существует и успешно используется, пожалуй, самая близкая к логике GTD сущность — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта очень точно отражает потребность проекта в ресурсах, задачи и подзадачи, примерное время выполнения каждой задачи, даты старта и окончания работ по задаче, этапы выполнения проекта, которые могут стартовать только после окончания предыдущего этапа и высвобождения требуемых ресурсов.

    Однако зачастую все труды по составлению диаграммы ресурсов и занятости оказываются напрасными. Увязывая GTD с разработкой ПО, о диаграмме Ганта отлично написал Роберт Пик, евангелист GTD и CTO консалтинговой компании Дэвида Аллена, который руководил техническими проектами и понимает тему едва ли хуже самого CEO:

    «Я видел столько времени, энергии и денег, канувших в сложные диаграммы Ганта, которые были уничтожены по первому щелчку пальцев руководителя. Любую компанию, делающую ставку на АВС-коды приоритетов и жёсткие узды для программистов для того, чтобы остаться в арьергарде разработки ПО, ждёт горькое разочарование».

    Он же раскрывает суть концепции. Дело в том, что она направлена не столько на планирование, сколько на умение вернуться к точке срыва. Поясним подробнее. В жизни любого человека и любой команды случаются моменты, когда они отходят от намеченных целей и вся деятельность погружается в хаос. Это может происходить как по внешним причинам, так и по причинам, связанным с отдельными внутренними воздействиями: временной сменой курса развития проекта, появлением нового инвестора с новым видением, перерывом на сверхсрочную работу (например, подготовку к выставке). Задача GTD в команде — легко вернуться к точке, в которой пришлось отойти от плана работы и продолжить действовать в прежнем режиме.

    «Mind sweep (очистка памяти, очистка ума — прим. пер.) составляющая GTD, достаточно проста, Дэвид (Аллен — прим.пер.) зачастую упоминает её как своего рода дамп памяти для «психической оперативки». Это как будто вы периодически сверяетесь со своим собственным мозгом, чтобы увидеть то, что удерживает ваше внимание, вытащить и посмотреть на это. Это как будто вы собираете эти списки возможностей (проекты и следующие действия), которые служат вам подстраховкой для уверенности в том, что всё, что вы делаете, вы делаете правильно и в сочетании с правилом двух минут (если ты можешь что-то сделать менее, чем за 2 минуты, сделай это — прим. пер.) и мышлением, нацеленным на следующее действие, даёт вам статический слепок вашего рабочего состояния, с помощью которого вы сможете легко вернуться к тому моменту, когда вы прервались».

    В команде разработчика есть четыре основных действия, которые сами по себе выступают как элементы командного GTD.

      Регрессионное тестирование — тестируются уже исправленные участки исходного кода, а также работоспособность функциональности, связанной с изменённым кодом. Как часть экстремального программирования, оно иллюстрирует GTD с точки зрения повторяемости, ревизии и однозначности действий.

    Работа с документацией — создание и тестирование документации позволяет как раз перенести важные знания и задачи на бумагу. Их не нужно держать в голове ни пользователям, ни тестировщикам, ни разработчикам — в случае необходимости можно обратиться к документации и уточнить неясный момент или найти ответ на вопрос о работе программы.

    Рефакторинг кода — процесс улучшения кода без изменения функциональности. Приверженцы экстремального программирования проводят периодический рефакторинг с целью улучшения производительности программы, её понимания и читабельности кода. Есть компании и команды, которые избегают рефакторинга. В большинстве случаев это связано с опасениями, что изменения в коде приведут к краху в в системе. Как правило, такой подход приводит к косности и устареванию программы.

  • Мозговой штурм. Процесс, который в той или иной форме происходит в любой команде. Это как раз сбор информации и идей. В ходе мозгового штурма и по его итогам могут также создаваться ассоциативные карты mindmap.
  • В большинстве случаев программист на работе выполняет гораздо больше задач, чем обычное написание кода. Более того, чем больше у него опыта и квалификации, тем больше разнородных задач на него возлагается. В какой-то момент наступает кризис, когда обязанности и обязательства начинают тяготить работника и значительно снижают его продуктивность. Очевидно, что с этим можно и нужно бороться, причём не директивными методами и репрессивными мерами, а с помощью GTD, который нацелен на эволюционное изменение подхода к работе. Многочисленные отзывы тех, кто пробовал этот метод, рассказывают о значительных сложностях в начале и не менее значительных успехах в итоге процесса. В конце концов, говорят, что привычка формируется за 21 день. Почему бы не попробовать?

    Девид Аллан рассказывает о подходе GTD к решению проблемы информационной перегрузки и поделится результатами последних исследований в области человеческой продуктивности.

    P. P. S.: Информация для тех, кто хочет познакомиться со спикером лично — в этом году Дэвид Аллен приезжает в Москву с мастер-классом.

    Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности

    Любопытнейший парадокс — сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию — например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

    В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

    Основная идея

    Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

    Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

    Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше — это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

    Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

    Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.

    Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий — сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

    Цукерберг рекомендует:  GeekWeek - Дэвид Аллен расскажет о продуктивности и GTD

    Практика планирования

    После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

    • Текущие дела
    • Текущие проекты
    • Круг обязанностей
    • Ближайшие 1-2 года
    • Пятилетняя перспектива
    • Ваша жизнь в целом

    Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

    Немного о целях

    Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

    Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

    Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.

    Метки и контексты на практике

    Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

    Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

    Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

    Пример реализации методики GTD в Goalton.com

    Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

    • дела на 5 минут
    • дела на полчаса
    • дела на 1 час
    • дела на 3 часа

    Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

    В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

    Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

    Поговорим о минусах GTD

    Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

    Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

    В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

    Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

    «Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

    Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

    • Определение целей
    • Создание виденья
    • Проведение мозгового штурма
    • Определение конкретных действий

    Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

    Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

    Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

    Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. «Дело занимает менее 2-х минут? — сделай его сразу» — таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.


    В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

    Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

    Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

    Наши выводы

    Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

    Getting Things Done (GTD)? или как привести дела в порядок

    Getting Things Done — это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноимённой книге.

    Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся её на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

    Дэвид предлагает алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

    Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

    Остановимся на этих этапах подробнее.

    Основная идея состоит в том, что любую поступившую вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

    • Вы ничего не забудете.
    • Вы разгрузите голову от большого объёма рутинной информации.

    Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определённые папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

    Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, вы фактически опустошаете их.

    Например, вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе «Задачи» онлайн-органайзера одним кликом.

    Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера «Входящие») идёт строго по следующему алгоритму.

    Берём очередной верхний элемент корзины «Входящие».

    Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

    Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

    Если же элемент корзины «Входящие» не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) «Когда-нибудь может быть» или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

    Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков.

    У вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае вы сможете работать максимально эффективно, «перемалывая» большое количество дел.

    Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути, являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счёт на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

    Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

    Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

    В онлайн-органайзере TimeMaster вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

    Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жёсткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

    Дэвид считает, что задачи делятся на жёсткие и гибкие.

    Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

    Жёсткие задачи — это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

    Имеет смысл оставить в календаре только жёсткие задачи. В начале дня вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жёстких дел не запланировано, то вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жёсткой задачи, вы прерываетесь, выполняете жёсткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

    Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если вы хотите выполнить очередную задачу из списка, вы берёте самую важную задачу из списка, которую вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

    Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.

    В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

    Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток «Входящие», то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

    • Программное обеспечение для GTD.

    Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, — это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.

    Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.

    Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна вам из дома, офиса и любой точки мира.

    Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач «с высоты полёта»:

    1. Текущие дела;
    2. текущие проекты;
    3. круг обязанностей;
    4. ближайшие годы (1–2 года);
    5. пятилетняя перспектива (3–5 лет);
    6. жизнь.

    Однако, как признаёт сам Дэвид, в своей книге основной упор идёт на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.

    Подробнее про методику GTD можете почитать в одноимённой книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике.

    Войти

    Укажите почту и пароль

    Зарегистрироваться

    Или войдите через соц. сеть

    Восстановление пароля

    Введите эл. почту, которую вы использовали при регистрации.
    На этот адрес вам будет отправлен новый пароль

    Подтверждение адреса электронной почты

    Мы попробовали взять адрес электронной почты из вашего социального профиля. Пожалуйста, проверьте, получилось ли у нас?

    Восстановление пароля

    Через несколько минут
    на ваш почтовый ящик
    придет письмо со ссылкой
    для подтверждения смены пароля.

    Нужна регистрация

    Для того, чтобы добавить спринт или канбан
    в избранное, зарегистрируйтесь
    или войдите в систему, если вы регистрировались ранее.

    Вывести деньги

    Подписка неактивна

    Для того, чтобы читать спринты или канбаны
    необходимо оплатить подписку.

    Пользовательское соглашение

    Настоящее Соглашение заключается между ИП Смыгин Константин Игоревич, именуемым в дальнейшем «Администрация Сервиса» и любым лицом, становящимся пользователем при регистрации на сайте Сервиса http://makeright.ru/ (далее — Сервис), в дальнейшем именуемым «Пользователь», вместе по тексту Соглашения именуемые «Стороны», а по отдельности — «Сторона».

    1. Общие положения

    1.1. Настоящее Соглашение в соответствии со ст. 435 Гражданского кодекса РФ является публичной офертой. Получая доступ к материалам Сервиса Пользователь считается присоединившимся к настоящему Соглашению, принимает условия настоящей оферты и положения Соглашения (акцепт).

    1.2. Безусловное принятие (акцепт) условий настоящей оферты осуществляется путем регистрации на сайте Сервиса.

    1.3. Настоящее Соглашение, заключаемое путем акцепта настоящей оферты, не требует двустороннего подписания и действительно в электронном виде.

    1.4. Использование материалов и функций Сервиса регулируется нормами действующего законодательства Российской Федерации.

    2. Предмет Соглашения


    2.1. Предметом настоящего Соглашения является передача Администрацией Сервиса неисключительных прав использования Сервиса путем предоставления доступа к Сервису на сервере, принадлежащем Администрации Сервиса.

    2.2. Действие условий настоящего Соглашения распространяется на все последующие обновления и новые версии Сервиса. Соглашаясь с использованием новой версии Сервиса, Пользователь принимает условия настоящего Соглашения для соответствующих обновлений, новых версий Сервиса, если обновление и/или новая версия Сервиса не сопровождается иным соглашением.

    2.3. Сервис является результатом интеллектуальной деятельности Администрации Сервиса и защищается законодательством Российской Федерации о защите интеллектуальной собственности и нормами международного права, все исключительные права на Сервис, сопровождающие его материалы и любые его копии, принадлежат Администрации Сервиса. Право использования Сервиса предоставляется Пользователю исключительно на условиях и в объеме, оговоренных настоящим Соглашением.

    3. Условия использования Сервиса

    3.1. Для начала работы с Сервисом Пользователю необходимо пройти процедуру регистрации путем присвоения уникального имени (Логина) и пароля. По завершении процесса регистрации Пользователь становится обладателем учетной записи. С момента входа в свою учетную запись Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность вводимых данных, а также Логина и пароля.

    3.2. По окончании работы с Сервисом Пользователь самостоятельно осуществляет завершение работы под своей учетной записью путем нажатия кнопки «Выйти».

    3.3. С момента регистрации в Сервисе Пользователю присваивается личный счет, на который Пользователь имеет право внести денежную сумму. Денежная сумма на личном счете используется для оплаты подписки на определенный календарный период (6 месяцев, 12 месяцев и 24 месяца) на платные услуги Сервиса. Оплата платных услуг осуществляется путем безналичного перевода денежных средств в виде 100%-ной предоплаты и списывается с личного счета Пользователя.

    3.4. Бесплатные услуги предоставляются Пользователю без каких-либо гарантий, в том качестве, объеме и с теми функциональными возможностями, которыми обладают данные услуги в составе Сервиса. Это означает, что Пользователь не вправе предъявлять претензии, касающиеся доступности, объема, качества или функциональных возможностей полученных бесплатных услуг и пользуется ими, принимая на себя все риски и ответственность, связанные с использованием таких бесплатных услуг.

    3.5. Платные услуги считаются оказанными надлежащем образом и принятыми Пользователем в полном объеме, если в течение 5 (Пяти) рабочих дней оказания соответствующей платной услуги Администрация Сервиса не получила от Пользователя мотивированных письменных претензий.

    Цукерберг рекомендует:  Обучение - С# практика

    3.6. Администрация Сервиса осуществляет техническую поддержку Пользователя, в том числе по вопросам, связанным с функциональностью Сервиса и предоставляемыми услугами, а также особенностями эксплуатации Сервиса.

    4. Права и обязанности сторон

    4.1. Права и обязанности Пользователя

    4.1.1. Пользователь обязуется не предпринимать действий, которые могут рассматриваться как нарушающие Российское законодательство или нормы международного права, в том числе в сфере интеллектуальной собственности, авторских и/или смежных правах, а также любых действий, которые приводят или могут привести к нарушению нормальной работы Сервиса.

    4.1.2. Пользователь обязуется не предоставлять (передавать) полностью или частично третьим лицам полученные им по настоящему Соглашению права, не продавать, не тиражировать, не копировать материалы Сервиса полностью или частично, не отчуждать иным образом, в том числе безвозмездно, без получения на все вышеперечисленные действия предварительного письменного согласия Администрации Сервиса.

    4.1.3. Пользователь обязуется не передавать третьим лицам пароли и логины, используемые для доступа к Сервису, обеспечить конфиденциальность их хранения.В случае несанкционированного доступа к логину и паролю и/или учетной записи пользователя Пользователь обязан незамедлительно сообщить об этом Администрации Сервиса.

    4.1.4. Пользователь обязуется не использовать программное обеспечение, обеспечивающее автоматическое скачивание и обработку (разборку) веб-страниц Сервиса в целях получения нужных данных.

    4.1.5. Пользователь несет ответственность за содержание и достоверность данных, предоставленных при регистрации на Сервисе. Пользователь выражает согласие на хранение и обработку Администрацией Сервиса персональных данных Пользователя.

    4.1.6. Пользователь имеет право доступа к Сервису в любое время, кроме времени проведения профилактических работ.

    4.1.7. Пользователь имеет право пользоваться Сервисом в пределах его функциональных возможностей и на условиях установленных настоящим Соглашением.

    4.1.8. Пользователь имеет право внести денежную сумму, равную сумме подписки на тот или иной календарный период, для последующего использования Платных услуг Сервиса.С тарифами на Платные услуги Сервиса пользователь может ознакомиться по адресу: http://makeright.ru/subscription/

    4.1.9. Пользователь имеет право самостоятельно изменять пароль, не уведомляя об этом Администрацию Сервиса.

    4.1.10. Пользователь имеет право в любой момент подать заявку на удаление учетной записи и информации Пользователя, хранимой в Сервисе. Удаление учетной записи и информации Пользователя, хранимой на Сервисе, производится в течение 7 дней с даты получения заявки. При удалении учетной записи, денежные средства, которые пользователь потратил на подписку на Платные услуги Сервиса частичному или полному возврату не подлежат.

    4.1.11. Денежные средства, переведенные в качестве оплаты за подписку на услуги Сервиса, возврату не подлежат и могут быть использованы для оплаты платных услуг Сервиса.

    4.2. Права и обязанности Администрации Сервиса

    4.2.1. Администрация Сервиса обязана предоставить Пользователю доступ к Сервису не позднее 5 (Пяти) рабочих дней с момента прохождения Пользователем процедуры регистрации на Сервисе.

    4.2.2. Администрация Сервиса обязуется обеспечивать работу Сервиса, в соответствии с условиями настоящего Соглашения, круглосуточно 7 (Семь) дней в неделю, включая выходные и праздничные дни, за исключением времени проведения профилактических работ.

    4.2.3. Администрация Сервиса обязуется обеспечить сохранность данных Пользователя, размещенных в Сервисе в течение 90 (Девяносто) календарных дней с момента последнего использования Пользователем любой из платных услуг Сервиса.

    4.2.4. Администрация Сервиса обязуется не передавать персональные данные Пользователя третьим лицам.

    4.2.5 Администрация Сервиса имеет право приостанавливать работу Сервиса для проведения необходимых плановых профилактических и ремонтных работ на технических ресурсах Администрации Сервиса, а также внеплановых работ в аварийных ситуациях, уведомляя об этом Пользователя, если технически это представляется возможным, посредством размещения соответствующей информации на сайте.

    4.2.6. Администрация Сервиса имеет право прерывать работу Сервиса, если это обусловлено невозможностью использования информационно-транспортных каналов, не являющихся собственными ресурсами Администрации Сервиса, либо действием и/или бездействием третьих лиц, если это непосредственно влияет на работу Сервиса, в том числе при аварийной ситуации.

    4.2.7. Администрация Сервиса имеет право обновлять содержание, функциональные возможности и пользовательский интерфейс Сервиса в любое время по своему собственному усмотрению.

    4.2.8. Администрация Сервиса имеет право изменять стоимость платных услуг в одностороннем порядке.

    4.2.9. Администрация Сервиса имеет право заблокировать и/или удалить учетную запись Пользователя, включая все информационное содержимое Пользователя без уведомления Пользователя и объяснения причин в случае нарушения Пользователем условий настоящего Соглашения.

    5. Ответственность сторон и порядок разрешения споров

    5.1. Сервис предоставляется Пользователю «как есть» в соответствии с общепринятым в международной практике принципом. Это означает, что за проблемы, возникающие в процессе обновления, поддержки и эксплуатации Сервиса (в т. ч. проблемы совместимости с другими программными продуктами, а также несоответствия результатов использования Сервиса ожиданиям Пользователя и т.п.), Администрация Сервиса ответственности не несет.

    5.2. За нарушение обязательств по Соглашению Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ. При этом ответственность Администрации Сервиса перед Пользователем в случае требования возмещения убытков ограничена размером стоимости оплаченных Пользователем Платных услуг.

    5.3. Ни одна из Сторон не несет ответственности за полное или частичное неисполнение любой из своих обязанностей, если неисполнение является следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения Соглашения и независящих от воли Сторон. В случае действия обстоятельств непреодолимой силы более 3 (Трех) месяцев любая Сторона вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения своих обязательств по настоящему Соглашению (расторгнуть Соглашение).

    5.4. Поскольку Сервис является объектом интеллектуальной собственности Администрации Сервиса, ответственность за нарушение авторских прав наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    5.5. Администрация Сервиса не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему Соглашению, а также за прямые и косвенные убытки Пользователя, включая упущенную выгоду и возможный ущерб, возникший в том числе в результате неправомерных действий пользователей сети Интернет, направленных на нарушение информационной безопасности или нормального функционирования Сервиса; отсутствия Интернет-соединений между компьютером Пользователя и сервером Администрации Сервиса; проведения государственными и муниципальными органами, а также иными организациями действий в рамках оперативно-розыскных мероприятий; установления государственного регулирования (или регулирования иными организациями) хозяйственной деятельности коммерческих организаций в сети Интернет и/или установления указанными субъектами разовых ограничений, затрудняющих или делающих невозможным исполнение настоящего Соглашения; и других случаев, связанных с действиями (бездействием) пользователей сети Интернет и/или других субъектов, направленными на ухудшение общей ситуации с использованием сети Интернет и/или компьютерного оборудования, существовавшей на момент заключения настоящего Соглашения.

    5.6. В случае возникновения между Сторонами споров или разногласий, вытекающих из настоящего Соглашения или связанных с ним, Стороны примут все меры к их разрешению путем переговоров между собой.

    5.7. В случае если не удается разрешить возникшие между Сторонами споры и/или разногласия путем переговоров, то такие споры разрешаются в Арбитражном суде Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

    6. Прочие условия

    6.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с даты акцепта и действует до полного исполнения своих обязательств Сторонами.

    6.2. Настоящее Соглашение может быть расторгнуто досрочно по взаимному соглашению Сторон, а также по инициативе Администрации Сервиса в случае нарушения Пользователем условий настоящего Соглашения без возврата последнему каких-либо денежных средств.

    6.3. Поскольку настоящее Соглашение является офертой, и в силу действующего гражданского законодательства РФ Администрация Сервиса имеет право на отзыв оферты в соответствии со ст. 436 ГК РФ. В случае отзыва настоящего Соглашения в течение срока его действия настоящее Соглашение считается прекращенным с момента отзыва. Отзыв осуществляется путем размещения соответствующей информации на сайте.

    6.4. Стороны договорились, что при исполнении настоящего Соглашения допускается использование подписей представителей Сторон, а также их печатей с помощью средств факсимильной связи, механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи руководителей и печатей организаций.

    6.5. Администрация Сервиса вправе в одностороннем порядке внести изменения в условия предоставления услуг Сервиса, разместив об этом информацию на сайте в публичном доступе и внеся изменения в настоящее Соглашение.

    6.6. Указанные изменения в условиях настоящего Соглашения вступают в силу с даты их публикации, если иное не оговорено в соответствующей публикации. Продолжение использования Сервиса Пользователем после внесения изменений и/или дополнений в Соглашение означает принятие и согласие Пользователя с такими изменениями и/или дополнениями.

    7. Гарантии

    7.1. За исключением гарантий, прямо указанных в тексте настоящего договора, Администрация Сервиса не предоставляет никаких иных гарантий.

    7.2. Соглашаясь с условиями и принимая условия настоящей оферты путем ее акцепта, Пользователь заверяет Администрацию Сервиса и гарантирует, что он:

    • заключает настоящий договор добровольно;
    • ознакомился со всеми условиями настоящего договора;
    • полностью понимает и подтверждает предмет оферты и договора;
    • обладает всеми правами и полномочиями, необходимыми для заключения и исполнения настоящего договора.

    Бизнес-тюнинг

    Корень проблем низкой эффективности лежит не в ошибках конкретного человека, а в организации работы в целом. (с) Майкл Хаммер

    Методика тайм-менеджмента Getting Things Done (GTD)

    Getting Things Done (GTD) — доведение дел до завершения или как привести дела в порядок — методика тайм менеджмента, основанная Дэвидом Аленом и описанная в одноименной книге.
    Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

    Дэвид предлагает алгоритм, для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

    Согласно методу GTD, поступающую информацию следует обрабатывать в 5 этапов:

    1. Сбор
    2. Обработка
    3. Сортировка
    4. Рассмотрение
    5. Действие.

    Это и составляет управление «по горизонтали» — обзор всего, что занимает внимание в данный момент.
    Остановимся на этих этапах подробнее.

    Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации, Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Главное, что Вы:

    • ничего не забудете,
    • разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

    Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

    Что бы фаза сбора информации заработала, необходимо выполнить 3 условия:
    1. Каждая задача должна быть занесена и храниться в вашей системе сбора, а не у вас в голове.
    2. Ваших хранилищ информации (лоток, программа или иное) не должно быть много (чем меньше, тем лучше)
    3. Вы должны регулярно опустошать (что такое опустошать, речь пойдет ниже) ваши хранилища информации

    Обработка собранной информации идет по следующему алгоритму:

    Берем очередной верхний элемент хранилища “Входящие”.

    Если элемент требует действия и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу делаем это, или делегируем кому-то, или откладываем, если задача требует большого количества времени.

    Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то оставляем этот элемент где-то в архиве как справочную информацию, выбрасываем этот элемент или помещаем в список “Когда-нибудь, может быть”.

    Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, необходимо разбивать такие задачи на несколько списков:

    Следующие действия


    У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

    Проекты

    Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

    Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.


    Когда-нибудь может быть

    Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть также помещаются в отдельный список.

    Дэвид Ален рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

    Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

    Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относятся большинство задач у среднестатистического человека.

    Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

    Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице – так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

    Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить исходя из наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

    Действие

    Организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность нежели на организацию этой самой деятельности.

    Инструменты

    В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология.
    Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

    Лотки, стол, бумага

    Из инструментов он предлагает: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, которые складывать в лоток “Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

    Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

    Методика повышения личной эффективности GTD

    Наш мозг изо дня в день обрабатывает огромные потоки информации. Приходится прилагать немало усилий, чтобы помнить обо всех задачах, выделять среди них главные и второстепенные, срочные и те, которые можно отложить. Методика GTD позволяет систематизировать этот процесс и распоряжаться своим временем более эффективно.

    Несколько лет назад я стала осознавать, что моя система хранения информации и ведения записей становится все менее и менее эффективной: что-то я забывала, что-то упускала из виду, что-то приходилось постоянно переписывать с одной страницы ежедневника на другую. Организовать время руководителя я могла, а свое нет. Сапожник без сапог – это было как раз обо мне! Если с рабочими поручениями я еще как-то справлялась, то домашние дела, которые требовали более одного действия, приходилось откладывать в долгий ящик.

    Я начала вносить в свою организационную систему интуитивные корректировки, пытаясь получить на выходе что-то очень простое, но эффективное. Частично я смогла сама упростить себе жизнь, а через некоторое время мои новые коллеги рассказали мне о методике повышения личной эффективности за счет правильного планирования своих ежедневных дел.

    Что такое GTD?

    Getting Things Done (GTD) (с англ. – завершение дел) – методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом[1] и описанная в его одноименной книге, которая переведена на 23 языка.

    Основная идея методики повышения личной эффективности GTD в том, чтобы избавиться от необходимости постоянно удерживать в памяти большое количество важной информации. Ей удобно управлять, применяя разного рода внешние носители: записные книжки, календари и органайзеры. Ресурсы, которые вы тратите на то, чтобы не забывать, можно направить в другое русло, использовать более эффективно – решать поставленные перед вами задачи, не отвлекаясь на второстепенные проблемы.

    Средства, которые, по мнению автора методики, позволяют претворить планы в жизнь, варьируются от простых бумажных папок и блокнотов до всевозможных электронных приложений – каждый может подобрать для себя удобный вариант. Я предпочитаю использовать MS OneNote[2] для записи и структурирования информации и MS Outlook для напоминаний.

    5 ШАГОВ К ВЫПОЛНЕННЫМ ДЕЛАМ

    Методика GTD включает 5 условных шагов:

    • Шаг 1: собираем информацию.

    • Шаг 2: обрабатываем информацию.

    • Шаг 3: сортируем информацию.

    • Шаг 4: составляем руководство к действию.

    • Шаг 5: действуем.

    Основная причина неудач в области самоорганизации – в постоянных попытках пропустить какой-либо шаг, нарушить порядок действий. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой составлять список дел, тут же пытаются выделить самые важные из них, расставить приоритеты и совершенно не думают о том, каким образом эти дела выполнить.

    Шаг 1: собираем информацию

    Для начала нужно подчистить все хвосты, которые у вас накопились. Запишите всю полученную информацию, все задачи – от самых простых до самых сложных. К ним относятся и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но дело еще не сдвинулось с мертвой точки, и все дела со статусом «в процессе выполнения».

    Для сбора информации можно использовать:

    • записи в блокнотах и на листах бумаги;

    • электронные записные книжки и таск-менеджеры3;

    • электронную почту (если большую часть информации вы получаете с ее помощью).

    Фиксируйте задачи как вам удобно, главное, чтобы список всегда был под рукой и вы в любой момент могли внести в него информацию, независимо от места, где вы находитесь.

    Шаг 2: обрабатываем информацию

    Когда накопившиеся задачи и информация записаны, нужно решить, что делать с ними дальше. За основу для обработки информации можно взять алгоритм, разработанный автором методики GTD (Схема 1).

    Основной вопрос – предполагает ли информация, которую вы анализируете, какие-либо действия? Если ответ отрицательный, ее можно:

    удалить, выбросить. Например, если это неинтересный для вас рекламный буклет или сведения о том, что в выходные в офисе будут перебои с подачей электроэнергии;

    отнести к отдаленным планам, к которым вы вернетесь позже. Например, когда руководитель в июне пишет вам о своих идеях по организации новогоднего корпоратива, это письмо и удалить нельзя, и брать в работу пока рано;

    отнести к справочной информации. Например, рассылка об изменении номера телефона call-центра компании пригодится, когда понадобится сообщить кому-то новый номер.

    К информации, предполагающей действия, относятся все задачи, для выполнения которых нужно совершить какие-то шаги. Например, составить график отпусков на год или помочь маме настроить интернет. Анализируя такие задачи, ответьте на вопросы: «Задачу можно выполнить в одно действие? Действие займет меньше двух минут?» Задачи, которые укладываются в этот временной промежуток, выполните сразу. Для остальных дел есть несколько вариантов:

    • выполните задачу, как только появится возможность;

    • занесите задачу в календарь (ежедневник), если ее нужно выполнить в конкретный день/время;

    • перенесите задачу в проект, составьте план действий для ее решения. Многоплановые задачи можно разбить на несколько подзадач, результаты которых легко оценить.

    НАША СПРАВКА

    Проект – некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага:

    • найти замену секретарю на ресепшн;

    • пересмотреть систему хранения корреспонденции с грифом «ДСП» и т.д.

    Если вы перепоручаете кому-то дела, не нужно забывать о них. Продолжайте контролировать их исполнение, чтобы уложиться в сроки, и делайте соответствующие пометки в списке дел. Можно либо записать задачи в ежедневник напротив тех дат, когда они должны быть решены, либо, если вы делегируете через MS Outlook, установить метку К исполнению и напоминание на конкретный день (рис. 1, 2) при пересылке письма.

    Шаг 3: сортируем информацию

    Для управления проектами и задачами можно использовать:

    • список проектов и задач;

    • специализированные программы (MS OneNote и др.) или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов;

    • список напоминаний о следующих действиях;

    • список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.

    Список текущих проектов можно вести в ежедневнике, на отдельной странице в MS OneNote или в файле под названием «Список проектов».

    Как хранить информацию по проектам в MS OneNote

    1. Создайте разделы, посвященные конкретным видам деятельности. В моем электронном ежедневнике мероприятия, к организации которых я имею отношение, записаны в разделе Events.

    2. В каждом разделе ежедневника создайте нужное количество страниц. Мне понадобилось шесть – для шести мероприятий (рис. 3).

    3. На каждой странице разместите информацию, которая касается конкретного мероприятия.

    Хранить данные можно и в папке «Проекты» на жестком диске вашего компьютера. Но тогда исчезает возможность открывать их из любого места в режиме реального времени.

    Если вы используете MS Outlook, список задач на день можно расположить вместе с электронными письмами (рис. 4). Так проще контролировать выполнение дел или редактировать список в соответствии с вновь поступившими задачами. Чтобы перенести список, во вкладке Вид откройте меню Список дел и выберите Задачи (рис. 5).

    Различные напоминания удобнее вносить в MS Outlook Calendar или другой электронный календарь, точно так же, как вы создаете встречу (рис. 6), либо записывать в ежедневник напротив соответствующей даты. Например, в начале года можно добавить в календарь напоминание: «В июле напомнить руководителю, что срок, в течение которого финансовый директор обещал реструктуризировать свою службу, заканчивается». Программа напомнит вам о задаче в указанные дату и время.

    Шаг 4: составляем руководство к действию

    Для каждого проекта необходимо продумать план действий. Например, составим план для проекта «Поиск нового секретаря на ресепшн»:

    1. Описать вакансию:

    • Требования к кандидату.

    2. Получить доступ к учетной записи на сайте для поиска кандидатов:

    • Запросить в HR-отделе логин и пароль.

    3. Отобрать первый пул кандидатов, сохранить резюме.

    4. Обзвонить кандидатов и пригласить на собеседование.

    5. Получить обратную связь по каждому кандидату, принять решение о втором этапе собеседования и др.

    Задачи по проекту «Поиск нового секретаря на ресепшн» должны быть записаны именно так, а не одним общим предложением. По мере исполнения каждую задачу необходимо помечать как выполненную, медленно, но верно двигаясь к основной цели – новому секретарю на ресепшн.

    Для многих проектов понадобится большое количество информации, которую важно организовать в соответствии с темой или названием проекта. Все детали, планы и другие сведения, которые пригодятся во время работы над проектами, нужно хранить в специальных папках, файлах, блокнотах и подшивках или в электронном виде в приложениях.

    Например, для проекта «Поиск нового секретаря на ресепшн» у вас будет файл с описанием вакансии и требований к кандидату, несколько файлов с резюме, описание взаимодействия с каждым кандидатом, пометки по текущей деятельности в рамках проекта и т.д.

    Все это должно храниться в одном месте – в проекте «Поиск нового секретаря на ресепшн».

    Шаг 5: действуем

    Наконец можно перейти к финальному шагу – действиям. Обрабатывайте списки и выполняйте задачи «в порядке общей очереди».

    Представленная система хранения и обработки информации проста и удобна. Ее описание на первый взгляд может показаться громоздким, но это лишь первое впечатление. Выделите хотя бы полчаса, выберите одну-две задачи из ваших текущих дел, разложите по принципам, описанным выше. Главное – прочувствуйте суть методики, ее основную идею. А дальше будет проще. И список дел на день, который вы просматриваете утром за чашкой кофе, уже никогда не будет казаться пугающим и невыполнимым.

    [1] Дэвид Аллен – американский эксперт в области личной продуктивности, бизнес-тренер, консультант. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях.

    [2] См.: Вершинина Е.А. Почему вместо бумаги я использую MS OneNote, MS OneDrive и iCloud и счастлива от этого // Секретарь-референт. 2020. № 1. С. 15–21.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Все языки программирования для начинающих