GeekWeek — Дэвид Аллен расскажет о продуктивности и GTD


Содержание

Дэвид Аллен выступит на конференции GeekWeek-2015

Опубликовано в рамках информационной поддержки.

Сегодня стартует бесплатная практическая онлайн-конференция для программистов GeekWeek-2015. В мероприятии в качестве спикеров будут участвовать ведущие специалисты из Google, Microsoft, Яндекс, Kaspersky Lab и других лидеров отрасли. В качестве специального гостя на конференции выступит мировой эксперт в области персональной и организационной продуктивности и автор признанной методологии GTD (Getting Things Done) Дэвид Аллен.

GeekWeek — это недельный образовательный марафон, в течение которого ведущие IT-специалисты со всего мира будут рассказывать о тенденциях развития отрасли, делиться успешными кейсами и многолетним опытом разработки, а преподаватели организатора конференции — образовательного IT-портала GeekBrains – проводить бесплатные интенсивы для начинающих по веб- и мобильной разработке.

Дэвид Аллен. Продуктивность без стресса. Многие хотят, но не каждый знает как. Поможет Система GTD

Давно задумываетесь о прочтении книги про продуктивность, грамотному планированию своего времени? Книга, о которой пойдет речь сегодня, обогатит вас не только новой информацией, но и даст реальный толчок к действию. Автор Дэвид Аллен. Продуктивность без стресса возможна с СИСТЕМОЙ GTD утверждает автор. Книга ПРИГОДИТСЯ ВСЕМ, кому давно пора привести свои дела в порядок, как на работе, так и в личной жизни.

Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» предлагает уникальную систему организации дел.

Это не классический тайм-менеджмент, а система доведения всех дел по полного завершения — Getting Things Done (GTD).

В этой публикации авторский обзор книги, а также, 9 ценных инсайтов, инфографика и выводы. Читайте и вдохновляйтесь!

  • Что делать, если ничего не успеваешь, нервы на пределе, хватаешься то за одно, то за другое, но все время упускаешь что-то важное?
  • Как быть более эффективным в делах, но при этом иметь возможность расслабиться?
  • Как «обуздать» рутину?
  • Как научиться отделять второстепенные дела от важных и правильно ставить цели, распределять приоритеты?
  • Как работать с входящей информацией и задачами?

Найти ответы на все эти вопросы и на многие другие поможет книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

Новый вариант книги (2015 года), переработатан с учетом сегодняшних реалий мира информационных технологий.

Простые инструменты, изложенные в книге, не только позволяют добиться эффективности, но и учат как не перезагружать мозг разными отвлекающими факторами и мыслями.

О привычках здесь тоже сказано немало, ведь, чтобы реализовать систему GTD на практике нужно сформировать у себя определенные привычки.

Дэвид Аллен. Продуктивность без стресса доступна каждому

Главная идея книги:

Разгружайте свой мозг. Ясность сознания и упорядоченность мыслей — вот что важно для полной концентрации и продуктивности.

Перестаньте наслаивать мысли одна на другую, пережевывать их, постоянно возвращаться к ним и в итоге не принимать никакого решения.

Для этого нужно «перенести» списки из своей головы на внешний носитель. Когда мозг перестанет удерживать эти данные, он перестанет беспокоиться и сможет сконцентрироваться на непосредственном выполнении задач.

Мысли постоянно будут роиться в вашей голове как неугомонные пчелы до тех пор, пока не найдут свой улей. Когда голова забита разными мыслями, о какой концентрации и продуктивности может идти речь?

Главное правило от Дэвида Аллена — любая мысль должна быть записана, помещена на полочку «входящие».

«Входящие» — это все приходящие идеи, квитанции, напоминания, записи встреч и т.д.

В книге прописан четкий алгоритм работы с этой информацией.

Это модель естественного метода планирования.

1. Продумайте решение, следуя схеме:

  • зачем это нужно именно мне;
  • какой результат мне нужен (что должно получиться);
  • представьте свой успех.

2. Дальше мозговой штурм, генерация идей, ориентированных на необходимый результат. Идеи нужно записывать все, не оценивать их сразу на пригодность, а именно записывать все, что пришло в голову. Здесь важно количество, а не качество.

3. Затем выбираем лучшие идеи, группируем их и организуем в одну схему. Можно в рукописном варианте просто на бумаге или в сервисе, типа Xmind.

4. Определяем следующее конкретное действие для каждой идеи.

5. Выполняем.

Ваше сознание проходит пять шагов для выполнения практически любых задач: определение цели и путей её достижения, визуализация результата, мозговой штурм, организация полученных решений и определение последующих действий. — Дэвид Аллен


Методология GTD и Дэвид Аллен — продуктивность и осмысленность во всем!

Применить эту методику может абсолютно каждый.

Сама книга состоит их трех частей.

Первая часть — это краткий обзор системы, а также объяснение ее уникальности и актуальности.

Во второй части — принципы системы, а также пошаговое применение их в повседневной жизни.

Третья часть — это результаты, которых можно достичь, если внедрить эту систему в свою личную жизнь и работу.

Система GTD тесным образом связана с когнитивными функциями. А их, как уже доказано учеными, можно тренировать и совершенствовать.

Одним из доступных способов ТРЕНИРОВКИ МОЗГА, поддержания его нормальной работы и развития являются тренажеры для мозга. Заниматься можно БЕСПЛАТНО >>> сервис викиум бесплатные тренажеры

К когнитивным (познавательным) функциям относят: память, мышление, внимание, восприятие, интеллект, речь.

Все перечисленные выше способности связаны с деятельностью головного мозга. Поэтому при недостаточном развитии головного мозга, при сбоях в его работе качество когнитивных функций снижается. Заметное снижение качества называют когнитивными расстройствами (нарушениями).

Когнитивные нарушения отрицательно сказываются на достижениях человека в самых разных сферах его жизни: повседневной, бытовой, учебной, профессиональной, социальной.

Вот почему важно тренировать свой мозг, причем, в любом возрасте.

Дэвид Аллен — продуктивность на примере личных выводов

Примечательность книги еще и в том, что здесь не просто изложенные автором сухие выводы и формулировки, но и масса «живых» примеров.

Что имеется ввиду?

Всю суть своей методологии GTD Дэвид Аллен раскрывает и демонстрирует н а примере личных историй, ситуаций, встреч и консультаций со своими клиентами.

Показывает проблемы людей, компаний, обнажает их ошибки и в корне меняет ситуацию в лучшую сторону, показывая как на самом деле методика управления временем Getting Things Done (GTD) помогает в разы улучшить продуктивность и научиться жить без стресса.

Читайте также:

В чем еще ценность книги?

В книге много цитат известных людей с большой смысловой нагрузкой.

Есть практические упражнения, которые тут же, сходу можно выполнять и разбираться со своими личными результатами, чтобы понять лучше, как действовать, чтобы двигаться в сторону продуктивности.

9 инсайтов из книги

ВЫВОД!

Чтобы овладеть искусством продуктивности без стресса, Дэвид Аллен советует собрать абсолютно всю информацию в единую надежную систему учета и контроля, которая находится за пределами сознания. Это «освежит»мозг, не будет отвлекать от задач, которые вы выполняете в данный момент. Мозгу нужно пространство. Именно такой подход согласно системе Getting Things Done (GTD) обеспечивает продуктивность без стресса.

Книга очень мощная. Все освоить сразу, конечно, сложновато, но даже если часть методики GTD приспособить под себя и начать практиковать ее РЕГУЛЯРНО, то положительный эффект обеспечен.

К тому же, прочитав книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», почти наверняка вы вынесете из нее что-то субъективное и важное только для вас.

Полезного чтения и покорения вершин продуктивности!

Отличное видео по теме!

Подписывайтесь, чтобы всегда быть на связи.

Если Вы хотите получать на почту похожие материалы, подпишитесь на рассылку ЗДЕСЬ >>>

Дэвид Ален — Getting Things Done

Дэвид Ален — Getting Things Done краткое содержание


Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими. Организованность – это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное – умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли – упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как планировать, как повысить личную организованность, как экономить время. Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Getting Things Done — читать онлайн бесплатно полную версию (весь текст целиком)

Getting Things Done

Как разобраться с делами

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё – я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю – это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

Как привести дела в порядок

Искусство продуктивности без стресса

The Art of Stress-Free Productivity

Как привести дела в порядок

Искусство продуктивности без стресса

The Art of Stress-Free Productivity

в мире по самоорганизации

Результат двадцатилетней работы автора

О книге

Это переработанное издание самой известной книги в мире по личной эффективности, впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков. В этом издании убрана вся неполная или устаревшая информация. Теперь книга актуальна для нового времени и для современного мобильного мира.

Рекомендации от Дэвида Аллена будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам техники GTD (Getting Things Done), читавшим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений.

Цукерберг рекомендует:  Создание галереи с предпросмотром миниатюр

Getting Things Done — не просто о том, как привести дела в порядок. Это о том, как грамотно справляться с работой и личной жизнью. Эта методика — результат двадцатилетней работы автора. Среди российских менеджеров она стала мегапопулярной еще до перевода книги на русский язык в 2007 году.

В книге вы найдете все о том, как много и хорошо работать и получать от этого удовольствие: как собирать и обрабатывать информацию, мгновенно выбирать нужное действие, планировать и контролировать работу, отделять главное от второстепенного, сохраняя сознание ясным, а мысли — упорядоченными.

Для кого эта книга

Для всех современных занятых людей

Для тех, кто хочет стать хозяином своей жизни

От автора:


Я регулярно получаю благодарности от самых разных людей из всех уголков мира и рассказы о том, как изменилась их жизнь, когда они начали применять принципы GTD. Это побудило меня переработать первое издание.

С этой точки зрения я вынужден признать, что даже название этой книги звучит не совсем корректно: создается впечатление, что я каким-то образом выступаю за то, чтобы работать больше и дольше, чтобы больше успевать. На самом деле эта книга не столько о том, как привести дела в порядок, сколько о том, как это сделать правильно: она помогает принять верное решение, что делать в каждый конкретный момент, и уменьшить тревогу и стресс по поводу того, что вы не делаете.

Ясность и психологическая свобода, возникающие вследствие этого процесса, могут быть полезны многим людям, а не только профессионалам, занимающимся развитием своей карьеры.

Некоторые из наиболее интересных подтверждений ценности применения моих методов пришли из самых неожиданных мест. В том, что методология GTD принесла огромную пользу для их жизни и работы, признались глава крупнейшей в мире финансовой организации, популярный американский комик, самый популярный американский радиоведущий, руководитель крупной европейской группы компаний, один из наиболее успешных голливудских режиссеров. Удивительными для меня были отзывы духовных служителей самых разных конфессий. Отвечая за дела духовные, они остро нуждались в способах эффективно сконцентрироваться на делах мирских и освободить себя от стресса повседневных забот, связанных с прихожанами. Студенты, дизайнеры, врачи — список приверженцев методологии GTD бесконечен.

Об авторе

Дэвид Аллен — один из самых известных теоретиков продуктивности и личной эффективности. Он изобрел собственную методику управления временем Getting Things Done. Главный принцип методики GTD состоит в том, что человеку необходимо освободить свой мозг от запоминания списков текущих дел. Для этого нужно «перенести» списки из своей головы на внешний носитель. Когда мозг прекратит удерживать эти данные, он перестанет беспокоиться и сможет сконцентрироваться на непосредственном выполнении этих задач.

Дэвид — глава компании David Allen Company. Вот уже более 20 лет он консультирует топ-менеджеров таких компаний, как Ford Foundation, журнал The New York Life, The World Bank и другие. Аллен проводит тренинги по вопросам продуктивности по всему миру. Его статьи часто публикуются в изданиях Los-Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times.

Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» переведена на 15 языков. Журнал Time назвал ее «лучшей бизнес-книгой десятилетия». Книги Дэвида Аллена разошлись тиражом пять миллионов экземпляров. Благодаря методу Аллена миллионы людей спаслись от завалов текущими делами.

Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности

Любопытнейший парадокс — сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию — например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

Основная идея

Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше — это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.

Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий — сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

Практика планирования

После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

  • Текущие дела
  • Текущие проекты
  • Круг обязанностей
  • Ближайшие 1-2 года
  • Пятилетняя перспектива
  • Ваша жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

Немного о целях

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.

Метки и контексты на практике

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com


Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

  • дела на 5 минут
  • дела на полчаса
  • дела на 1 час
  • дела на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

  • Определение целей
  • Создание виденья
  • Проведение мозгового штурма
  • Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. «Дело занимает менее 2-х минут? — сделай его сразу» — таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Цукерберг рекомендует:  Составляем видеорезюме

Наши выводы

Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

Как спланировать и решить все свои дела: Пошаговая инструкция

Афиша Daily разобралась в основах Getting Things Done — подходе к управлению делами и одноименной книге («Как привести дела в порядок» в русском переводе), перевернувшей представления о продуктивности в 2001-м и переизданной в 2020-м.

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера — она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем 7 единиц информации, а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций — это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать здесь, и здесь.

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа — это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.


Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову — собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их — решить, что с этой информацией делать.

Это основа GTD и коренное отличие от прочих систем: дело не в управлении временем или задачами, а в организации себя на уровне внутреннего доверия и договоренностей. Подробнее о научной стороне GTD можно узнать здесь.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе — «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» — надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например Wunderlist, Todoist или Omnifocus — последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры — ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как спланировать и решить все свои дела: Пошаговая инструкция

Афиша Daily разобралась в основах Getting Things Done — подходе к управлению делами и одноименной книге («Как привести дела в порядок» в русском переводе), перевернувшей представления о продуктивности в 2001-м и переизданной в 2020-м.

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера — она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем 7 единиц информации, а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций — это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. Подробнее о связи когнитивных функций, планирования и незавершенных задач можно узнать здесь, и здесь.

«Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю».

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа — это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done (далее GTD) подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

Сначала необходимо освободить голову — собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.

Затем нужно прояснить их — решить, что с этой информацией делать.

Это основа GTD и коренное отличие от прочих систем: дело не в управлении временем или задачами, а в организации себя на уровне внутреннего доверия и договоренностей. Подробнее о научной стороне GTD можно узнать здесь.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе — «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» — надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например Wunderlist, Todoist или Omnifocus — последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры — ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Ready for Anything

52 Productivity Principles for Getting Things Done

Все права защищены. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издателя.

© David Allen, 2003.

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2012


Введение
Действовать легче, чтобы легче жить

Максимальная продуктивность означает, что вы делаете свое дело (торгуете, таксуете или танцуете), затрачивая минимально возможные усилия. Если при этом требуется прилагать усилия и преодолевать сопротивление, значит, на вашем пути существуют преграды и барьеры. Во владении способами преодоления препятствий и помех, то есть всего, что мешает нам или затрудняет движение вперед, и заключается секрет повышения продуктивности. В мире, лишенном силы трения, где все возникает благодаря силе мысли, не нужно учиться большей гибкости и концентрации, изобретая оптимальные системы и подходы. Чтобы с меньшими усилиями получить желаемое, надо быть готовым ко всему и помнить: всегда существует какой-то шаг, который можно сделать, чтобы облегчить себе весь последующий путь в целом.

На поиск оптимальных методов, помогающих жить и работать более расслабленно, позитивно и органично, у меня ушло более двадцати лет. Как консультант в вопросах управления и продуктивности я помог тысячам профессионалов освоить самые эффективные способы работать более продуктивно и радостно. Когда люди постигают суть метода достижения такого баланса в повседневной жизни, они легче находят творческие решения и больше полагаются на интуицию, независимо от своей профессии. Они успешнее справляются с обработкой информации, лучше управляют своими мыслями и чувствами, четче концентрируются на результатах и становятся более самостоятельными в действиях. У них появляется системный подход к жизни и работе, что в ситуации постоянного прессинга внешней среды гораздо полезнее спонтанного поведения. Если люди знают, что могут справиться с любой ситуацией, они чувствуют себя более расслабленными. Если они расслаблены, им все удается. Они могут сделать больший объем работы с меньшими усилиями, не говоря уже о том, что при этом возникает масса чудесных побочных эффектов, которые умножают результат подобных усилий и повышают качество жизни в целом.

Я обучаю людей оптимальным методам поведения, основанным на тщательно разработанной системе. Они созданы для того, чтобы все мы чувствовали себя лучше. С начала 1980-х годов эти методы прошли всестороннюю проверку, доказав свою эффективность – и для людей, и для компаний. Этапы их создания и тестирования описаны в моей первой книге Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

[Закрыть] . Ее успех подтвердил со всей очевидностью: люди самых разных культур и профессий в самых разных странах нуждались в такой информации и жаждали перемен. Они устали чувствовать себя придавленными работой и жизнью в целом. Они хотели вернуть себе утраченную возможность мыслить творчески и жить легко. Они искали новый подход, систему, на которую могли бы положиться независимо от того, над чем работают и как складывается их день. Им нужна была естественная структура, которая соответствовала бы их активному образу жизни и помогала нейтрализовать любые ограничения.

Подробно описав ключевые аспекты моей программы – «что, когда и как», – я перешел к следующему этапу: начал объяснять, зачем нужно делать эти шаги. Почему они так эффективны? Почему они всегда помогают людям действовать с максимальной производительностью и дают ощущение комфорта? Что стоит за ними? В чем причины успеха? Похоже, что есть некий главный принцип, вплетенный в методологию; фактор, остающийся истинным независимо от того, когда, где и кем он используется.

Человек может быть отличным автогонщиком, ничего не зная о гравитации, несмотря на то, что сила тяжести – это основополагающий фактор, воздействующий на сидящего за рулем. Чтобы победить в гонке, водителю нужно мастерски рулить, ускоряться на прямых отрезках, знать технику прохождения поворотов и помнить о необходимости постоянно контролировать автомобиль. Вы делаете свою работу, а гравитация – свою. Управляйте собой – и справитесь с машиной. Но что если через некоторое время способность просто быстро двигаться перестанет удовлетворять вас? Что если вы захотите больше знать о том, почему ваши навыки так хороши, как именно они оберегают вас от аварии и не дают погибнуть? Что если вы захотите попытаться раскрыть секрет вашего собственного успеха? И что если понимание этого секрета повысит вашу продуктивность и приведет к удивительным свершениям?

Ответы на эти вопросы я ищу с 1997 года, постепенно формируя набор принципов, которые, как мне кажется, лежат в основе продуктивного поведения. Я стараюсь излагать их в виде удобных для чтения эссе, посвященных применению данных истин в повседневной жизни. В этих эссе я подробно раскрываю свою главную мысль о том, что способность человека быть продуктивным напрямую зависит от его способности расслабляться, и детально анализирую четыре основные области продуктивного поведения:

1) анализ всех наших внутренних и внешних незавершенных «проектов», их правильное «обуздание» для обретения ясности и энергии;

2) сознательное управление концентрацией на разных уровнях достижения результатов и обретения обязанностей, за которые мы отвечаем;

3) создание вызывающей доверие структуры и постоянное ее использование для оптимального переключения концентрации и – при необходимости – получения нужных напоминаний;

4) «заземление», то есть адаптация всех полученных навыков на физическом уровне в виде создания цикла гибких действий, направленных на реальное продвижение.

Я понял, что людям не нужно больше дисциплины как таковой – им нужен дисциплинированный подход. Им не требуется работать усерднее – они хотят более четко определять уровни детализации своей работы и последовательно концентрироваться на них.

За всем этим стоит моя любимая концепция – «ум как вода». Этот образ я храню в активной памяти многие годы с тех пор, как начал заниматься карате. Если бросить в пруд булыжник, как отреагирует вода? Ее реакция будет абсолютно адекватна силе броска и массе камня. Не больше и не меньше. Она не будет ни чрезмерной, ни недостаточной. Скажем так: реакции вообще не будет. Вода просто взаимодействует с тем, что падает в нее, и возвращается в свое естественное состояние. Но вода изначально имеет такие свойства. Человек же может действовать так только в том случае, если сознательно придерживается системы, которая построена на принципах, позволяющих противостоять хаосу и стрессу. Эти принципы должны соответствовать нашей глубинной природе.

Через два года темы моих эссе получили дальнейшее развитие в виде информационного бюллетеня для тех, кто уже был знаком с этими методами. Я надеялся побудить своих читателей к действию и хотел построить сообщество людей, ориентированных на то, чтобы хорошо выполнять свою работу, делиться опытом и радоваться жизни. Каждый выпуск бюллетеня должен был развивать идеи, лежащие в основе понятий расслабленного контроля и отличной производительности. Было очень интересно, как отреагируют на подобные мысли мои читатели.

Реакция превзошла все мои ожидания. В течение двух лет читательская аудитория выросла в десять раз – с двух тысяч до двадцати тысяч подписчиков. Еще через год их число достигло тридцати пяти тысяч и продолжало расти. Люди пересылали друг другу эти информационные бюллетени по внутренним корпоративным сетям, отправляли по электронной почте во все уголки мира, печатали на бумаге, брошюровали и распространяли среди друзей и коллег. Были и те, кто крепил распечатанные тексты бюллетеней на стены своих офисных лифтов. Эти эссе можно было увидеть повсюду. В некоторых из них содержались практические советы, в других затрагивались основные теоретические вопросы. Более детально освещая ранее опубликованные материалы, эссе добавляли им ценности, заставляли задуматься и отвечали на извечный вопрос «зачем?».

Отклик на них был удивительно позитивным – людям, похоже, хотелось вспомнить основы и изучить тонкости, им нравилось получать результаты от использования, казалось бы, простых техник, инструментов и знаний. Среди этих людей было мало «отстающих» по предмету «Жизнь»: методиками с удовольствием пользовались умнейшие люди планеты, несмотря на то что и без того, по общепринятым стандартам, уже давно находились на вершине производительности.

Я понял, что пришло время собрать все материалы в отдельную книгу.

Надеюсь, что изложенные в ней принципы станут для вас чем-то большим, нежели простые подсказки или хитрости. Возможно, не все из вас будут использовать систему, описанную мной в Getting Things Done, целиком. Но каждый найдет здесь элементы, которые помогут ему улучшить свое самоощущение, начать действовать последовательнее и продуктивнее. Эти элементы, рассмотренные по отдельности, вы найдете в принципах и эссе, из которых и состоит данная книга.

Информационные бюллетени посвящены продуктивному поведению и структурированы по четырем основным областям: завершение начатого, концентрация, структура и действие. Систематизация принципов и эссе по темам не означает того, что они ограничиваются этими темами или, напротив, исчерпывающим образом данные темы раскрывают. Их задача – стимулировать ваши размышления и содействовать поиску оптимальных способов выполнения тех или иных дел.

В определенные периоды жизни и деятельности читателям (или компаниям) рекомендуется завершать начатые дела и «расчищать площадку» (часть I). В другое время ключевой задачей становится необходимость сосредоточиться на концентрации (часть II). А в каких-то ситуациях для роста важнее всего направить все усилия на структуру и систему (часть III). И наконец, иногда нужно просто двигаться вперед, прекратив погоню за идеалом (часть IV). Все эти аспекты важны, но зачастую лишь один из них становится главным спусковым крючком для прорыва на следующий уровень продуктивности. В качестве напоминания об этом вы найдете в книге список основных практических мер, которые помогут вам всегда оставаться в потоке (часть V).

В процессе чтения вы поймете, что мои эссе никоим образом не являются простым описанием принципа, которому посвящены. Скорее это пища для ума, повод поразмышлять о предмете[2] 2
Нумерация принципов в книге не совпадает с нумерацией в информационных бюллетенях (впрочем, также произвольной). Кроме того, некоторые эссе привязаны не к тем принципам, которых касались изначально.

[Закрыть] . А завершающие вопросы в разделе «Кстати…» станут катализатором ваших размышлений об их возможном применении «после возвращения на ранчо». Поведение человека и его представления о мире могут быть одновременно очень простыми и очень сложными, их можно изучать бесконечно, а потому я пытался не погружаться слишком глубоко в эту тему. Но в данной книге вы как минимум получите подсказки о том, как устроена наша работа, мы сами и мир в целом. Прочитав о принципах и воплотив их на практике, вы личностно и профессионально станете более продуктивны. Чтение этой книги наверняка повлечет за собой определенные изменения в вашем мировосприятии, что вызовет перемены в поведении. Эти перемены, в свою очередь, приведут к изменениям в действиях и результатах. Спираль станет раскручиваться все сильнее и сильнее. Произойдут дальнейшие изменения, последуют позитивные сдвиги. Ведь чаще всего большие перемены происходят в результате незаметных шагов, сделанных в стратегически важных направлениях.

Цукерберг рекомендует:  Обрезаем текст определённой длины на PHP

Как я уже сказал, вам, скорее всего, не придется работать усерднее и, возможно, не захочется скрупулезно выстраивать собственную систему из всех составляющих и процессов, о которых говорится в Getting Things Done. Но временами все же необходимо будет справляться с незавершенными делами, мыслить творчески, концентрироваться более четко на происходящем, давать волю интуиции, быть организованными, гибкими и расслабленными или просто делать следующий шаг. Все это повышает нашу продуктивность. В книге содержатся соображения обо всех этих темах. Она может оказаться именно тем импульсом, который позволит вам выйти на новые уровни самовыражения.

Возможно, что-то в этих материалах покажется вам знакомым. Вряд ли вы читали об этом где-то еще – скорее всего, просто узнали уже и так интуитивно понятное. Ценность данной книги, конечно же, не в том, что вы разовьете в себе новые способности или изучите большой объем сложной информации. Чтение лишь подтвердит то, что вы уже знаете, и заставит работать эти знания на вас. Но вы поймете, что свою осведомленность нужно сознательно и последовательно применять на практике – это и дает реальную силу. Поэтому в данной книге скомпилированы эффективные точки зрения и способы поведения, применимые повсюду и всегда. Конечно, они ценны и сами по себе, но их совокупность – существенно больше, чем сумма составляющих за счет общего контекста. Решайте сами: вы можете открыть книгу произвольно, на случайно выбранной странице, или прочесть ее от начала и до конца, – но я призываю вас позволить себе расти, чтобы выпестовать в своей душе динамичное, позитивное чувство готовности к жизни.

Похоже, проявление принципов личной эффективности бесконечно, и их можно применять невообразимым количеством способов. Это никогда не перестает меня удивлять. В своем путешествии мы всегда возвращаемся к одним и тем же базовым истинам, но благодаря пережитому опыту знания обогащаются новыми оттенками и становятся полнее. Мысли, содержащиеся в этой книге, без сомнения, откроют вам больше незнакомых дверей и приведут к новым волнующим открытиям. За первым слоем значений появится второй, потом еще один, и еще, и еще. Спираль продолжит раскручиваться. Для меня одинаково интересно размышлять как о том, что уже говорится в книге, так и о том, что пока не сказано в ней. Я надеюсь, что вы будете солидарны со мной и сочтете ее скорее началом, чем финалом.

«Состояние готовности» человека, занимающегося боевыми искусствами, – отнюдь не пассивное ожидание, не готовность должным образом отреагировать на что-то. Это динамичное, живое, творческое состояние, при котором человек способен взорваться в любой момент. Но оно не приходит просто так. Его можно достичь только при помощи все более углубленных тренировок, только в результате накапливания и вдумчивого анализа жизненного и профессионального опыта. Так пусть же принципы, изложенные в книге, послужат путеводными знаками на вашем пути.

Часть первая
Освободите мозг для творчества, или Завершение незавершенного, чтобы оно оставило вас в покое

Это безумие! У нас нет времени, чтобы переделать всю работу, из-за колоссального объема накопившихся задач. Мы гораздо тщательнее относились бы к мелочам, если бы ими не нужно было заниматься.

Всем известно, что комар легко может помешать охоте на крупную дичь. В конце тоннеля нас ждет свет, но сначала этот тоннель нужно преодолеть. Иногда в таких случаях самым продуктивным становится решение смести паутину, разобраться со старыми делами и выдраить палубу, расчистив завалы всего незавершенного, что мешает двигаться вперед.

1. Завершение начатого – старт нового

Завершение начатого, будь то крупный проект или неразобранная коробка с разным хламом, высвобождает энергию и готовит нас к тому новому, что вот-вот появится на горизонте. Часто мы теряемся: что делать дальше, за что хвататься? В такую минуту просто «подчистите» начатое, завершите что-нибудь очевидное, что сейчас находится прямо перед вами. Вскоре вы обретете нужную энергию и ясность, поймете, чем нужно заняться, и мозг снова будет готов к более эффективной реакции на любые события. Разберите корзинку «для входящих», рассортируйте электронную почту или уберитесь в ящике стола. Рано или поздно это все равно пришлось бы делать.


А вы готовы к неожиданностям?

Приближается что-то, что случится в ближайшие дни и изменит вашу жизнь. Вы пока не догадываетесь об этом. Вы не знаете, что это такое. Но оно уже здесь, неумолимо надвигается, собираясь нанести вам удар с неожиданной стороны. Рано или поздно это произойдет. Поверьте мне.

Отсчитайте в своем ежедневнике дату, которая наступит ровно через месяц после сегодняшнего дня, и напишите на соответствующем листке календаря такие слова: «Дэвид Аллен месяц назад сказал, что случится что-то непредвиденное и очень важное для меня». Проверьте, прав ли я.

Вы готовы? Когда произойдут эти неожиданные события или появится новая информация, почувствуете ли вы досаду из-за того, что вам не удается все контролировать? Или отнесетесь к происходящему как к еще одной творческой возможности, которая выведет вас на новый уровень самовыражения и дохода? Как вы готовитесь к сюрпризам, которые жизнь неизбежно разбрасывает на вашем пути?

Я думаю, что в целом есть два типа отношения к непредвиденным возможностям:

1. Религиозное. Если Бог во всем, а вы часть всего, просто расслабьтесь.

2. Все остальное. В этом случае вы должны содержать дела в порядке, чтобы суметь включить в нужный момент нужную передачу.

Старая поговорка гласит: «Тяжело в учении – легко в бою». Военная модель не самая плохая: в армии если не воюют, то тренируются. Большинство людей долго готовятся к переменам – например, к длительному отпуску, разводу, разделу имущества или любому другому важному событию, заставляющему их переосмыслить свою жизнь и внести ясность в обязательства, «разобравшись со всем этим хламом». Они расчищают пространство, заканчивают дела и пересматривают договоренности с собой и окружающими.

А я предлагаю вам поступать так каждую неделю. И организовать себя до такой степени, чтобы при малейшей задержке начала совещания вы могли разобрать корзину для входящих документов или просмотреть почту с пометкой «для сведения». Чтобы в ожидании готовности вашей супруги к выходу из дома (когда она будет совсем готова) вы могли позвонить по делам. Я знаю, что на планете мало людей, постоянно помнящих о ценности времени и о том, что нужно максимально эффективно использовать «окна» такого рода. Если раньше вы не использовали это время, я спрошу вас: почему?

Все интеллектуальные достижения вызваны ленью.

Лишь акт прощения отворяет единственно возможные врата для творческих помыслов о грядущем.

Вспомните, когда в последний раз вы исправляли и дополняли список ваших проектов (то есть тех дел, которые требуют более одного действия для завершения)? Чем дольше вы этого не делаете, тем сильнее провоцируете ненужный стресс.

Носите ли вы постоянно с собой что-то, с помощью чего можно фиксировать идеи? Если нет, то заведите. Все равно, на чём или чем записывать неожиданные мысли. Но вам обязательно нужно то, что всегда будет при вас – на пляже, в спортклубе, на рабочем месте, за ужином, – в вашем бумажнике или сумочке. Чем старше, мудрее и опытнее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем чаще лучшие идеи будут посещать вас в самый неожиданный момент.

Вы наверняка понимаете, что лучше фиксировать мысли, которые имеют потенциальную ценность для вашего будущего и создают потенциальные обязательства перед собой и другими людьми. Но необходимо научиться записывать их сразу, как только они приходят в голову. Если, читая эту книгу, вы вдруг решите зафиксировать что-то полезное, куда вы это запишете? Пусть это будет записная книжка, каталожная карточка, миниатюрный диктофон – что угодно.

Заведите инструмент для фиксирования идей и сделайте его своим привычным спутником. Выйти куда-то без него должно стать для вас такой же странностью, как пойти по городу босиком. Такая привычка выведет вас на совершенно новый уровень творческого мышления и действий.

Когда вы знаете все, вы словно ночное небо. Иногда его пронзает вспышка молнии. Она гаснет, и вы забываете о ней, и снова не остается ничего, кроме ночного неба. Главное – не удивляться внезапной грозе. Ведь при свете молнии можно разглядеть удивительные картины. Когда мы пусты, мы всегда готовы к ней.

? В каких областях вам необходимо завершить начатое?

? Есть ли среди ваших дел то, что еще не сделано, и вы не знаете, как поступить дальше?

? Какие долги вы могли бы «простить» себе сегодня?

Как привести дела в порядок: Дэвид Аллен, искусство продуктивности без стресса и GTD

Хорошо, когда кто-то очень умный может потратить 20 лет своей жизни на то, чтобы узнать главное о порядке в делах. И здорово, что этот человек не жалеет своего времени и опыта, чтобы научить других приводить дела в порядок и становиться продуктивнее во всех сферах жизни. Хотите пообщаться с таким человеком? Есть прекрасная возможность сделать это прямо сейчас. Новое дополненное издание книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» уже появилось в продаже. Это не просто книга, это настольное руководство по наведению порядка в делах.

Почему автору можно доверять?

Знаете, какой способ обучения самый эффективный? Личный пример. Дэвид Аллен как раз является примером человека, у которого дела в полном порядке. Он всю жизнь занимается любимым делом, разработал уникальную методику повышения продуктивности и научил многих людей избавляться от завалов в делах. Ему нравится справляться с разными задачами и делать это хорошо.

Мне это надо?

«Надо, Федя, надо…», — говорил известный герой известного фильма.

8 причин, по которым вам нужно прочесть книгу Дэвида Аллена, перечислены на ее обороте (и это, кстати, весьма удобно!).

Я выбрала для себя две главные:

  1. Я хочу спокойно и взвешенно разобраться с незавершенными делами, избавившись от ненужных и сосредоточившись на важных.
  2. Я хочу сохранять сознание ясным, а мысли упорядоченными.

Думаю, что у вас тоже есть веские причины для наведения порядка в делах.

В чем суть

Если вы не боитесь философии, то смело можно сказать, что Дэвид Аллен рассказывает в своей книге о философии порядка.


Вы можете пойти двумя путями.

  1. Использовать инструменты, предложенные в книге и привести в порядок свои дела. И это будет здорово!
  2. Познать и принять философию порядка GTD*. И тогда вы сами станете Порядком �� Ведь быть в порядке — это самое естественное, самое простое и самое эффективное состояние человека. От которого многие из нас, к сожалению, отдалились. Быть в порядке — это все равно что быть здоровым.

Не стану более отнимать ваше драгоценное время, рассказывая о книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Лучше прочту еще одну полезную главу из нее. И вам советую! До скорого.

PS: принципы GTD Дэвида Аллена применимы ко всем людям и ко всем делам, начиная с уборки в доме, заканчивая созданием корпораций.

Использование системы GTD Дэвида Аллена

Система GTD Дэвида Аллена знакома многим любителям методик повышения личной продуктивности. Я и сам начал внедрять ее в свою жизнь и уже получаю положительные результаты, поэтому остановлюсь сегодня именно на этой теме. В статье будет рассказано про основные моменты GTD, использование которых на практике наверняка может повысить личную эффективность в любых делах, как в быту, так и на ниве профессиональной деятельности.

Система GTD Дэвида Аллена

Система GTD: доведение дел до завершения

Книга Дэвида Аллена Getting Things Done или сокращенно GTD переводится на русский язык как «Доведение дел до завершения». Именно в этом вся соль данной методики повышения эффективности: ее применение позволяет эффективно организовывать рабочие процессы видения всех задач в целом и устанавливает контроль над ними.

  • Зачем? Освобождение ресурсов сознания от запоминания общих целей, задач и сроков позволяет полностью концентрироваться на текущей задаче и выполнять ее максимально эффективно;
  • Как? Просто используя на практике базовые принципы, которые раскрою их чуть ниже, и доверяя напоминание об актуальных целях и задачах различным внешним носителям (ежедневники, органайзеры, приложения на мобильных гаджетах и т.д).

Как функционирует GTD

В основу системы GTD легло три логические конструкции:

  1. Шестиуровневая модель обзора работы;
  2. Модель управления процессом информации;
  3. Естественный метод планирования.

Шестиуровневая модель GTD обзора работы, представляющая собой логичную цепь от постановки глобальной цели к ежедневным делам, и дающая четкую картину того, где мы находимся по отношению к этой главной цели. Подобную пирамиду иерархии рекомендуется анализировать еженедельно, что позволяет расставлять приоритеты, эффективно использовать имеющуюся информацию, определять актуальные задачи и их выполнять самостоятельно или делегируя другим. Такому процессу помогает формирование соответствующих списков дел.

  1. Главная (масштабная, жизненная) цель;
  2. Перспектива на несколько лет вперед (чаще всего от 3 до 5 лет);
  3. Планы на ближайшие годы;
  4. Круг обязанностей;
  5. Проекты (запланированные и реализуемые в настоящем времени);
  6. Конкретные, ежедневные дела.

Модель управления GTD процессом информации, т.е. все действия по фиксации и управления оперативной информацией.

  1. Фиксация, сбор входящих сведений;
  2. Обработка полученной информации в контексте ее важности, актуальности и применимости;
  3. Организация процессов работы над проектами, задачами;
  4. Фиксация и контроль за запланированным;
  5. Конкретные действия.

Естественный метод GTD планирования, позволяющий реализовывать планы качественно и быстро с помощью системы напоминаний извне. Эта модель позволяет выбрасывать из головы лишнюю информацию и сосредоточиваться на нужных действиях, а роль органайзера делегируется электронным календарям, традиционным ежедневникам и спискам ежедневных дел. Могу сказать с позиции своего опыта, что остается лишь выполнять намеченное, чему способствует реальный взгляд на свою ежедневную продуктивность и отказ от планирования слишком большого количества дел, а также выделения планируемого времени на непредвиденные обстоятельства! Нескольк1о минут утром и вечером помогут организовать действительно продуктивную жизнь.

  1. Определение и постановка целей;
  2. Определение достигнутых и планируемых результатов;
  3. Мозговой штурм;
  4. Организация запланированных действий;
  5. Определение следующих шагов, действий в контексте имеющихся целей и планов.

Система GTD Дэвида Аллена: главные принципы

    1. Сбор информации в наше время технологий и гаджетов чаще всего производится на электронные носители (электронные почтовые ящики, мобильные гаджеты, ноутбуки, компьютеры), хотя некоторые применяют обычные бумажные ежедневники и органайзеры;
    2. Обработка информации в системе Дэвида Аллена происходит по определенному шаблону. Задается вопрос: что с этим можно сделать? Если ответ «ничего», то сведения удаляются или отправляются в архив до лучших времен. Можно поместить их в список «сделать когда-нибудь» или подобный. Если ответ на вопрос можно представить в виде «это можно/нужно сделать», то задается очередной вопрос: сколько это займет времени? Если несколько минут — делаем сразу, если больше, то планируем, расставляя приоритеты по важности и срочности. Если же это глобальная тема, то ее относим к определению многоуровневых задач по конкретной теме;
    3. Организация дел в системе gtd проводится посредством списков. Во-первых, это списки определенных дел с выставлением приоритетов и сроков их выполнения. Во-вторых, это списки проектов разложенных на конкретные шаги, что возможно после простого вопроса: что я для этого должен сделать? Пример: в наличии задача написать историческую книгу по мотивам Грюнвальдской битвы 1410 года. Задается вопрос, что надо сделать для ее написания? Вероятные ответы: собирание исторических материалов по этой теме, создание сюжета, формирование плана по главам, написание черновика, коррекция текста, проверка орфографии и пунктуации, подготовка иллюстраций. Затем по первому пункту ставим аналогичный ответ: что я должен сделать, чтобы собрать материал по теме? Возможный ответ: найти информацию в библиотеке, на сайтах в интернете, в журнальных статьях на историческую тему. Так же отвечаем на этот вопрос по всем остальным пунктам. Планируя шаги таким образом даже при многоуровневом планировании сложно что-то упустить, а значит задача становится решаемой. В-третьих, это с писки отложенных дел . Их надо постоянно анализировать на предмет актуальности и важности. Отложенные дела могут переносится в списки текущих дел или удаляться при неактуальности. Списки идей и возможных дел в разделе сделаю когда-нибудь тоже надо периодически просматривать. В данном случае помогает вопрос: мне это действительно необходимо?Для организации такой работы с информацией очень помогают различные планеры. Кто-то использует бумажные ежедневники, а кто-то электронные органайзеры, и большое значение имеет правильная организация документации проектов с помощью папок. Опять же, кто-то предпочитает бумажные папки (пластиковые), а некоторые используют электронные папки на электронных носителях, сортируя их в алфавитном порядке или по датам. Автор системы GTD Дэвид Ален учит организовать документацию по принципу 43 папки, я переименовала их в «43 листа»: 12 листов используются для долгосрочного планирования для каждого месяца, а 31 лист для ежедневного планирования. Как только день прошел, все дела анализируются. Невыполненные переносятся на следующие дни, а лист планирования за этот прошедший день удаляются. Чистый лист бумаги помещают в конец. То есть на каждый день имеем 31 лист;
    4. Фиксация всей информации. Дэвид Аллен рекомендует делать ежедневно обзор выполненных дел, чтобы корректировать планы. Без этого пункта составление списков и дальнейшее планирование действий малоэффективно, так как непредвиденные обстоятельства или банальное откладывание на потом могут существенно исказить или полностью сломать систему планирования, а значит и выполнение целей отложится;
    5. Действия по выполнению поставленных задач. Когда все учтено и подготовлено, остается лишь действовать. Надо выбрать конкретную задачу и посмотреть возможные дела по ее выполнению, а потом только действовать!

Хороший план сегодня лучше безупречного завтра. Закон Паттона

Один мой знакомый применяет эту систему в жизни и результаты ему нравятся. Правда. он сам признает, что иногда мешает стремление поставить на день много задач. Подобный максимализм приводит к тому, что вообще ничего не выполняется, если первые запланированные действия по каким-то причинам не будут получаться. Совет: в планировании знайте меру! Тогда все будет получаться, а окружающие удивятся вашей возросшей личной эффективностью.

Буду благодарен за перепост статьи в социальных сетях!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все языки программирования для начинающих