Access — СУБД Расписание MS ACCESS


Система управления базами данных MS Access

Система управления базами данных MS Access

Освоить порядок работы в СУБД Microsoft Access 2020.

Общие сведения

Компьютеры позволяют хранить и сортировать большие объёмы информации. Причём есть возможность накопления не только текстовых и графических документов (рисунки, чертежи, фотографии, географические карты), но и страниц глобальной сети, звуковых и видео файлов. Эти возможности реализуются с помощью баз данных.

База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определённым правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к конкретной предметной области.

Под данными понимается информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.

Под предметной областью понимается однородная часть реального мира, которая представляет интерес для конкретного исследования.

В качестве примеров простейших БД можно назвать телефонный справочник, расписание движения поездов, сведения о сотрудниках предприятия, каталог товаров и цен на них (прайс-лист), алфавитный или предметный каталог книг в библиотеке.

Главное достоинство электронных БД — возможность быстрого поиска и отбора информации, а также простая генерация (создание) отчёта по заданной форме. Например, по номерам зачёток легко определить фамилии студентов или по фамилии писателя составить список его произведений.

Пользователей баз данных можно разделить на три категории: конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные), программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру БД) и администраторы.

Администратор базы данных — это специалист, отвечающий за выработку требований к базе данных во время её проектирования, успешную реализацию БД в процессе её создания, эффективное использование и сопровождение БД в процессе эксплуатации. Администратор взаимодействует с конечными пользователями и программистами в процессе проектирования БД, контролирует её работоспособность, отвечает за реорганизацию и своевременное обновление информации, удаление устаревших данных и за восстановление разрушенных данных, за обеспечение безопасности и целостности данных.

Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это права.

Под целостностью понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе вычислительной техники. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи между ними не разрушались.

Программисты и системные аналитики, создавая БД, стремятся упорядочить информацию по различным признакам (реквизитам, атрибутам), для того чтобы можно было извлекать из БД информацию с необходимым сочетанием признаков.

В современной технологии использования баз данных предполагается, что создание базы данных, её поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.

Системы управления базами данных (СУБД) — программы, которые обеспечивают создание БД и манипуляцию данными. СУБД позволяют вводить, отбирать и редактировать данные. Они предоставляют средства для извлечения данных по определённому критерию (требованию, правилу). СУБД дают возможность конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки.

Рассмотрим существующие классификации баз данных.

По технологии обработки данных БД подразделяются на централизованные и распределённые.

Централизованная БД хранится в памяти одной ЭВМ.

Распределённая БД состоит из нескольких частей (возможно, пересекающихся или даже дублирующих друг друга), хранящихся на различных ЭВМ вычислительной сети.

По способу установления связей между данными различают реляционные, иерархические и сетевые БД.

Реляционная БД является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. В теории множеств таблице соответствует термин «отношение» (relation), который и дал название этой БД. Для неё имеется развитый математический аппарат — реляционное исчисление и реляционная алгебра, в которых определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение.

Существенный вклад в разработку БД этого типа сделал американский учёный Е. Кодд (E. Codd).

Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств, необходимых для её поддержки, недостатком — жёсткость структуры данных (невозможность, например, задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости её работы от размера базы данных. Для многих операций, определённых в такой БД, может оказаться необходимым просмотр всей БД.

Иерархическая БД предполагает наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической БД такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это ускоряет доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы на извлечение информации не будут удовлетворены.

Указанный недостаток снят в сетевой БД, в которой (по крайней мере, теоретически) возможно реализовать связи «всех данных со всеми». Поскольку на практике это осуществить невозможно, прибегают к некоторым ограничениям. Использование иерархической и сетевой БД ускоряет доступ к информации в базе данных. Каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы.

Сведения о некоторых СУБД приведены в таблице.

Название СУБД Тип БД
MS Access реляционная
Cache иерархическая
IDS сетевая
FoxPro реляционная
IMS иерархическая
Oracle реляционная

Рассмотрим основные понятия и компоненты реляционных БД (например, MS Access), которые в настоящее время имеют наибольшее коммерческое использование.

Реляционная БД ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц-отношений. Любая таблица обладает следующими свойствами:

· каждый элемент таблицы — это один элемент данных;

· все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковые длину и тип (числовой, текстовый и т. д.);

· каждый столбец имеет уникальное имя;

· одинаковые строки в таблице отсутствуют;

· порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Таблица — это набор данных по конкретной теме (предметной области), например, сведения о студентах высшего учебного заведения. Данные в таблице располагаются в столбцах (полях) и строках (записях).

Поле — это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации — атрибуту. Каждому полю даётся имя поля (идентификатор поля внутри записи), например, «Фамилия».

Запись — это совокупность логически связанных полей.

В реляционном подходе к построению баз данных используется терминология теории отношений. Столбец таблицы со значениями соответствующего атрибута называется доменом, а строка со значениями разных атрибутов — кортежем.

Итак, для реляционных БД существует несколько равноправных терминов: столбец может называться полем или доменом, а строка — записью или кортежем.

Рассмотрим основные возможности реляционной БД MS Access на примере небольшой учебной базы данных. Базу данных можно создавать или в режиме «Таблицы», или в режиме «Конструктор».

При создании новой БД нужно указывать, какой тип данных вводится в данное поле: текстовый, числовой, денежный, логический и т.п. Режим «Конструктор» позволяет детально настроить типы данных, которые заносятся в каждом поле.

На следующем рисунке показан процесс записи данных в режиме «Таблицы».

После заполнения всех полей будет получена таблица, где указаны сведения о пяти студентах. Таблице дадим имя «Студенты».

В режиме конструктора эта таблица выглядит так:

Аналогично можно создать таблицу «Сессия», в которой содержатся оценки студентов по четырём дисциплинам. В поле «Результат» помещены средние значения оценок студентов по результатам сдачи четырёх экзаменов.

Из примеров видно, что каждое поле имеет уникальное (единственное в данной таблице) имя. Все поля таблицы «Сессия» имеют числовой тип данных.

Каждая запись должна однозначно идентифицироваться (определяться) уникальным ключом записи. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный.

Первичный ключ — это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей — составным ключом.

В приведённых выше таблицах простым первичным ключом является атрибут «Зачётка». В таблице «Студенты» можно было попытаться использовать в качестве простого первичного ключа атрибут «Фамилия». Однако не исключена возможность существования однофамильцев среди студентов. В этом случае атрибут «Фамилия» не сможет играть роль ключа, однозначно определяющего каждую запись. В качестве ключей часто используют инвентарные, табельные номера, электронные адреса, номера ICQ, номера телефонов, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записей.

Ключевое поле задаётся с помощью контекстного меню (щелчок правой кнопкой по выбранному полю в режиме «Конструктор»).

Вторичный ключ — это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т. е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один-единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу — несколько записей.

В реляционной БД содержится, как правило, несколько таблиц с различными сведениями. Разработчик БД может установить связи между отдельными таблицами. При создании связей используют ключевые поля. После установления связей появляется возможность создания запросов, форм и отчётов, в которые помещаются данные из нескольких связанных между собой таблиц.

Пусть в создаваемой базе данных имеется ещё одна таблица с назва нием «Стипендия», с помощью которой гипотетически начисляется стипендия в зависимости от среднего балла за сессию (в процентах от максимальной стипендии). Ключевым полем в этой таблице является столбец с названием «Код».

Следующие два рисунка иллюстрируют процесс создания связей между этими тремя таблицами. Вначале нужно на ленте (закладка «Работа с базами данных») выбрать пункт «Схема данных». Затем в открывшемся окне расположить таблицы и установить связи между одноимёнными полями.

Для отбора данных из БД, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос.

Запрос — это инструкция (команда) для манипуляции данными в соответствии с определёнными условиями (критериями). Под манипуляцией понимаются операции выборки необходимой информации, изменения, удаления и добавления данных.

Запросы создаются с помощью «Конструктора запросов» или «Мастера запросов». Например, на вкладке «Создание» можно выбрать пункт «Конструктор запросов» и с помощью диалогового окна «Добавить таблицы» выбрать нужные таблицы и заполнить бланк запроса.

На следующем рисунке показана форма (бланк) запроса-выборки, предназначенного для отбора из созданной БД оценок по математике у студентов группы БТ-61, а на следующем рисунке — результаты сделанной выборки.

Запросможно формировать с использованием логических (булевых) операций И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT). Например, если требуется выбрать из БД сведения о результатах сдачи экзамена по математике студентами групп БТ-61 и БТ-62, то необходимо запрос изменить следующим образом:

В этом случае из БД будут отобраны данные с помощью логической операции ИЛИ и на экране появятся сведения о студентах двух групп — БТ — 61 и БТ — 62.

Логическая операция И используется для решения следующей задачи. Пусть требуется выбрать из БД фамилии студентов группы БТ-63, сдавших математику с оценкой 5. На следующем рисунке показано, как формируется запрос с использованием логической операции И.

Результаты отбора приведены на следующем рисунке. Рассматриваемые примеры умышленно выбраны простыми, для того чтобы можно было проверить полученный результат даже без использования ЭВМ.

Таблица с результатами запроса может использоваться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы БД, но и таблицы, полученные в результате выполненных запросов.

В запросах можно производить вычисления. Например, для подсчёта среднего балла нужно при формировании запроса вначале просуммировать оценки по четырём предметам, а затем результат разделить на четыре.

Чтобы осуществить отбор записей из базы данных по фамилии (или по имени), нужно в качестве условия отбора использовать запись типа: Like(“Фамилия”):

Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. При этом формы могут воссоздавать привычные для конечного пользователя документы. Формы используются не только для вывода данных из БД, но также (и, пожалуй, чаще) и для ввода данных. На рисунке представлена форма, позволяющая установить средний балл каждого студента (см. поле «Результат»). Содержание формы изменяется пользователем в зависимости от стоящей перед ним задачи.

Отчёт содержит ту информацию, извлечённую из БД, которая должна быть представлена в виде итогового документа. Обычно отчёт представляется в напечатанном на бумаге виде (в отличие от таблиц, запросов и форм, которые чаще всего отображаются лишь на экране дисплея).

Задания на выполнение лабораторной работы

Создать базу данных, состоящую из двух таблиц: Студенты и Сессия. Исходные данные взять из таблиц 3.1 и 3.2.

Таблица 3.1. Студенты

Таблица 3.2. Сессия

Сформировать запросы на отбор информации из базы данных в соответствии с номером варианта (табл.3.3).

Задания 1, 2, 3 и 23 одинаковые для всех вариантов.

В заданиях 24…33 нужно связать между собой две таблицы и запрос «Средний балл».

Варианты Задания
1, 2, 3, 4, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24 , 28, 32, 34, 36
1, 2, 3, 5, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
1, 2, 3, 6, 7, 11, 15, 19, 21, 23, 26, 30, 32, 34, 36
1, 2, 3, 4, 8, 12, 16, 20, 22, 23, 27, 31, 33, 35, 37
1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
1, 2, 3, 6, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
1, 2, 3, 4, 7, 11, 15, 19, 21, 23, 26, 30, 32, 34, 36
1, 2, 3, 5, 8, 12, 16, 20, 22, 23, 27, 31, 33, 35, 37
1, 2, 3, 6, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
1, 2, 3, 4, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
1, 2, 3, 5, 7, 11, 15, 19, 21, 23, 26, 30, 32, 34, 36
1, 2, 3, 6, 8, 12, 16, 20, 22, 23, 27, 31, 33, 35, 37
1, 2, 3, 4, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
1, 2, 3, 5, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
1, 2, 3, 6, 7, 8, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 34, 36
1, 2, 3, 6, 8, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 31, 33, 34, 37

Задание 1. Создание запроса «Студенты группы 1-Э-1»

Используя таблицу Студенты,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии и имена студентов группы 1-Э-1. В результатах выборки должен быть обязательно указан номер студенческий группы.

3.2. Задание 2. Создание запроса «Фамилии студентов»

Используя таблицу Студенты,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии и имена мужчин всех групп. В результатах должен быть указан пол студентов.

Задание 3. Создание запроса «Студентки группы 1-Э-2»

Используя таблицу Студенты,создать запрос, по которому из БД будут отобраны фамилии и имена студенток (женщин) группы 1-Э-2.

3.4. Задание 4. Создание запроса «Оценки по физике студентов группы 1-Э-1»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по физике всех студентов группы 1-Э-1 (мужчин и женщин).

3.5. Задание 5. Создание запроса «Оценки по математике студентов группы 1-Э-2»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по математике студентов группы 1-Э-2.

3.6. Задание 6. Создание запроса «Оценки по информатике студентов группы 1-Э-3»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по информатике студентов группы 1-Э-3.

3.7. Задание 7. Создание запроса «Оценки по философии студенток группы 1-Э-1»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по философии студенток (женщин) группы 1-Э-1.

3.8. Задание 8. Создание запроса «Оценки по философии студентов группы 1-Э-2»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по философии студентов (мужчин) группы 1-Э-2.

Задание 9. Создание запроса «Оценка «хорошо» по математике»


Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку хорошо (4) по математике.

Задание 10. Создание запроса «Оценка «удовлетворительно» по философии»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку удовлетворительно (3) по философии.

Задание 11. Создание запроса «Оценка «отлично» по информатике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку отлично (5) по информатике.

Задание 12. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по физике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку неудовлетворительно (2) по физике.

Задание 13. Создание запроса «Оценка «удовлетворительно» по физике и математике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку удовлетворительно (3) по двум предметам: физике и математике.

Задание 14. Создание запроса «Оценка «хорошо» по философии и информатике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку хорошо (4) одновременно по двум предметам: философии и информатике.

Задание 15. Создание запроса «Оценка «отлично» по физике и информатике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку отлично (5) одновременно по двум предметам: физике и информатике.

Задание 16. Создание запроса «Оценка «хорошо» по физике и философии»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку хорошо (4) по двум предметам: и по физике, и по философии.

Задание 17. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по физике или философии»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку неудовлетворительно (2) по одному из двух предметов: по физике или философии.

Задание 18. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по математике или информатике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку неудовлетворительно (2) по одному из двух предметов: по математике или информатике.

Задание 19. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по физике или информатике»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку неудовлетворительно (2) по одному из двух предметов: по физике или информатике.

Задание 20. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по математике или философии»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку неудовлетворительно (2) по одному из двух предметов: по математике или философии.

Задание 21. Создание запроса «Оценка «отлично» по всем предметам»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших отличные (5) оценки по всем предметам.

Задание 22. Создание запроса «Оценка «хорошо» по всем предметам»

Используя связанные таблицы СтудентыиСессия,создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших хорошие (4) оценки по всем предметам.

Задание 23. Создание запроса «Средний балл»

Используя таблицу Сессия,создать запрос с именем Средний балл для расчёта среднего балла каждого студента по результатам сдачи четырёх экзаменов. Запрос обязательно должен содержать поле Зачётка, которое впоследствии будет использовано для связывания нескольких таблиц.

Задание 24. Создание запроса «Средний балл 4»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток, номера групп студентов, имеющих средний балл 4.

Задание 25. Создание запроса «Средний балл 3,25»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток, номера групп студентов, имеющих средний балл 3,25.

Задание 26. Создание запроса «Средний балл 3,5»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток, номера групп студентов, имеющих средний балл 3,5.

Задание 27. Создание запроса «Средний балл 2,75»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток, номера групп студентов, имеющих средний балл 2,75.

3.28. Задание 28. Создание запроса «Успеваемость студента Петрова»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны: оценка по физике, средний балл и номер группы студента Петрова.

3.29. Задание 29. Создание запроса «Успеваемость студента Иванова»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны оценка по математике, средний балл и номер группы студента Иванова.

3.30. Задание 30. Создание запроса «Успеваемость студентки Орловой»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны оценка по информатике, средний балл и номер группы студентки Орловой.

3.31. Задание 31. Создание запроса «Успеваемость студентки Сидоровой»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны оценка по философии, средний балл и номер группы студентки Сидоровой.

Задание 32. Создание запроса «Средний балл более 4»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена студентов, имеющих средний балл более 4.

Задание 33. Создание запроса «Средний балл менее 3,75»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессияи запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена студентов, имеющих средний балл менее 3,75.

Задание 34. Создание запроса «Отчество Иванович»

Используя таблицу Студенты определить фамилию, имя и номер зачётки студента, если известно, что его отчество Иванович.

Задание 35. Создание запроса «Отчество Викторовна»

Используя таблицу Студенты определить фамилию, имя и номер зачётки студентки, если известно, что её отчество Викторовна.

Задание 36. Создание запроса на удаление «Зачётка 987660»

Удалить с помощью запроса из таблицы Сессия запись о студенте, у которого номер зачётки 987660.

Задание 37. Создание запроса на удаление «Фамилия Орлова»

Удалить из таблицы Сессия запись о студентке по фамилии Орлова.

Требования к отчёту

Отчёт оформляется в электронном виде. Он должен содержать запросы, сформированные в соответствии с номером варианта.

6. Контрольные вопросы

6.1. Дайте определение термину «база данных».

6.2. Что такое данные?

6.3. Как классифицируются базы данных по способу установления связей между данными?

6.4. Что такое СУБД?

6.5. Как по-другому называется строка реляционной БД?

6.6. Какие синонимы существуют для термина «столбец»?

6.7. Чем отличаются централизованная и распределённая базы данных?

6.8. Что называется запросом?

6.9. Что такое первичный ключ?

6.10. Какие логические операции используются при отборе данных?

6.11. Как в запросе выполнить вычисления?

6.12. Как нужно сформировать условие отбора, чтобы из реляционной БД выбрать информацию по известной фамилии человека?

Система управления базами данных MS Access

Освоить порядок работы в СУБД Microsoft Access 2020.

Общие сведения

Компьютеры позволяют хранить и сортировать большие объёмы информации. Причём есть возможность накопления не только текстовых и графических документов (рисунки, чертежи, фотографии, географические карты), но и страниц глобальной сети, звуковых и видео файлов. Эти возможности реализуются с помощью баз данных.

База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определённым правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к конкретной предметной области.

Под данными понимается информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.

Под предметной областью понимается однородная часть реального мира, которая представляет интерес для конкретного исследования.

В качестве примеров простейших БД можно назвать телефонный справочник, расписание движения поездов, сведения о сотрудниках предприятия, каталог товаров и цен на них (прайс-лист), алфавитный или предметный каталог книг в библиотеке.

Главное достоинство электронных БД — возможность быстрого поиска и отбора информации, а также простая генерация (создание) отчёта по заданной форме. Например, по номерам зачёток легко определить фамилии студентов или по фамилии писателя составить список его произведений.

Пользователей баз данных можно разделить на три категории: конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные), программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру БД) и администраторы.

Администратор базы данных — это специалист, отвечающий за выработку требований к базе данных во время её проектирования, успешную реализацию БД в процессе её создания, эффективное использование и сопровождение БД в процессе эксплуатации. Администратор взаимодействует с конечными пользователями и программистами в процессе проектирования БД, контролирует её работоспособность, отвечает за реорганизацию и своевременное обновление информации, удаление устаревших данных и за восстановление разрушенных данных, за обеспечение безопасности и целостности данных.

Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это права.

Под целостностью понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе вычислительной техники. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи между ними не разрушались.

Программисты и системные аналитики, создавая БД, стремятся упорядочить информацию по различным признакам (реквизитам, атрибутам), для того чтобы можно было извлекать из БД информацию с необходимым сочетанием признаков.

В современной технологии использования баз данных предполагается, что создание базы данных, её поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.

Системы управления базами данных (СУБД) — программы, которые обеспечивают создание БД и манипуляцию данными. СУБД позволяют вводить, отбирать и редактировать данные. Они предоставляют средства для извлечения данных по определённому критерию (требованию, правилу). СУБД дают возможность конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки.

Рассмотрим существующие классификации баз данных.

По технологии обработки данных БД подразделяются на централизованные и распределённые.

Централизованная БД хранится в памяти одной ЭВМ.

Распределённая БД состоит из нескольких частей (возможно, пересекающихся или даже дублирующих друг друга), хранящихся на различных ЭВМ вычислительной сети.

По способу установления связей между данными различают реляционные, иерархические и сетевые БД.

Реляционная БД является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. В теории множеств таблице соответствует термин «отношение» (relation), который и дал название этой БД. Для неё имеется развитый математический аппарат — реляционное исчисление и реляционная алгебра, в которых определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение.


Существенный вклад в разработку БД этого типа сделал американский учёный Е. Кодд (E. Codd).

Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств, необходимых для её поддержки, недостатком — жёсткость структуры данных (невозможность, например, задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости её работы от размера базы данных. Для многих операций, определённых в такой БД, может оказаться необходимым просмотр всей БД.

Иерархическая БД предполагает наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической БД такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это ускоряет доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы на извлечение информации не будут удовлетворены.

Указанный недостаток снят в сетевой БД, в которой (по крайней мере, теоретически) возможно реализовать связи «всех данных со всеми». Поскольку на практике это осуществить невозможно, прибегают к некоторым ограничениям. Использование иерархической и сетевой БД ускоряет доступ к информации в базе данных. Каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы.

Сведения о некоторых СУБД приведены в таблице.

Название СУБД Тип БД
MS Access реляционная
Cache иерархическая
IDS сетевая
FoxPro реляционная
IMS иерархическая
Oracle реляционная

Рассмотрим основные понятия и компоненты реляционных БД (например, MS Access), которые в настоящее время име 1 2Следующая ⇒

Краткая характеристика СУБД Access

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

Первоначально для накопления и хранения информации на компьютерах применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения компьютеров появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). Система управления базами данных — программное средство для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных. Современная СУБД является приложением Windows. СУБД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

На практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Краткая характеристика СУБД Access

Система управления базой данных (СУБД) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных (БД) и приложений пользователя в самых разных областях. СУБД обеспечивает многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователя.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных — это метод логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру) и универсального языка структурированных запросов – SQL (Sequential Query Language).

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в неё полей.

Совокупность полей записи соответствует логическим связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базы данных, включающих все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложений пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, отличается от баз данных других настольных СУБД. В её файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса – формы, отчёты, а также программный код.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

— таблиц и схем баз данных;

— запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

— запросов на изменение баз данных;

— экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

— отчётов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде;

— страниц доступа к данным, обеспечивающим работу с базами данных в среде Internet и intranet;

— интерфейса управления приложением пользователя: меню, кнопочных форм, панелей управления приложением, позволяющих объединить различные операции по работе с базой данных в единый технологический процесс.

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно-ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio.

Постановка задачи

Спроектировать базу данных «Кинотеатры», предназначенную для работников справочной службы кинотеатров города и обеспечивающую в режиме диалога доступ к информации об имеющихся городе кинотеатров и фильмах, которые в них идут.

В БД должны храниться сведения: о кинотеатрах: название, адрес, вместимость (определяется как суммарная вместимость всех работающих залов кинотеатра); о фильмах: название, производство, режиссер, жанр; кроме того, должна храниться информация о цене билета, количестве свободных мест на данный сеанс. На разных сеансах в разных залах в одном кинотеатре идут разные фильмы.

Разработка БД

Таблицы

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Для нашей базы данных создадим 4 таблицы в режиме конструктора: кинотеатры, залы, сеансы и фильмы.

Структура таблицы «Кинотеатры»

Затем создадим в режиме конструкторатаблицу Залы:

Структура таблицы «Залы»

Создадим поле с подстановкой Кинотеатр. Для этого:

· в столбце Имя полянаберем Кинотеатр, а в столбце Тип данныхвыберем Мастер подстановок;

Цукерберг рекомендует:  Webasyst - доработка функционалов реферальной программы сайта

· в появившемся окне Создание подстановкивыберем Объект «столбец подстановки»будет использовать значения из таблицы или запросаи щелкнем по кнопке Далее;

· в окне выберем таблицу, используемую для подстановки КИНОТЕАТРЫ – и щелкнем по кнопке Далее;

· выберем поля, которые будут отображаться в таблице ЗАЛЫ (например, только название) и щелкнем по кнопке Далее;

· в окне Задайте подпись, которую содержит столбец подстановки– наберем Кинотеатр; щелкнем по кнопке Готово.

Создадим в режиме конструктора таблицу Фильмы:

Структура таблицы «Фильмы»

Создадим поле с подстановкой Жанр. Для этого:

· в столбце Имя полянаберем Жанр, а в столбце Тип данныхвыберем Мастер подстановок;

· в появившемся окне Создание подстановкивыберем Будет введен фиксированный набор значенийи щелкнем по кнопке Далее;

· в поле Число столбцовоставим 1,а Столбец 1заполним данными, располагая их построчно: Боевик Вестерн …

· затем щелкнем по кнопке Далее;

· в следующем появившемся окне Задайте подпись, которую содержит столбец подстановки– наберем Жанр (если все было выполнено последовательно, то подпись уже набрана автоматически) и щелкнем по кнопке Готово.

Создадим в режиме конструктора таблицу Сеансы:

Структура таблицы «Сеансы»

Поле ЗАЛ с подстановкой из таблицы ЗАЛЫ (в поля для подстановки включим код и наименование зала и поле Работает)

Поле ФИЛЬМ с подстановкой из таблицы ФИЛЬМЫ (в поля для подстановки включим Наименование, Жанр)

В окне Схема данных отображаются таблицы и связи между ними. Если поля подстановки создаются с помощью мастера подстановок, то связи между таблицами создаются автоматически. В противном случае связи задают вручную.

Заполним таблицу «Кинотеатры»:

Заполним таблицу «Залы»:

Формы

Создание автоформ. Формапредставляет собой специальный формат экрана, используемый для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи.

Любая форма строится на основе Access-таблицы, запроса. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами.

Существует несколько способов создания формы, в том числе и автоматический – режим Авто-формаформа создается автоматически. Изменить форму можно в режиме конструктора.

Создадим форму для заполнения таблицы Фильмы:

Создадим форму для заполнения таблицы Кинотеатры:

Запросы

Запрос это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. Создаваемые запросы основаны на полях таблиц и/или запросов из БД. Большинство запросов можно создать с помощью Мастера запросов. Если созданный запрос не удовлетворяет требованиям, то можно подправить его в режиме Конструктора. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска, называются про-стыми запросами. Если в условиях отбора используется несколько полей (сложный запрос), то они могут соеди-няться либо оператором And(И) или Оr(Или).

Создадим запрос Фантастика на выборку всех фильмов этого жанра. В результирующую таблицу включим поля таблицы Фильмы (кроме возрастного ограничения):

Создадим запрос, сортирующий фильмы в порядке убывания года выпуска:

Создадим параметрический запрос, который по введенным данным – жанру — выдает список фильмов данного жанра:

Вводим нужный нам жанр: Боевик

Создадим запрос, вычисляющий прибыль кинотеатров в заданный день:

Вычисляемое поле содержит формулу:

Прибыль: Sum(([Сеансы]![Цена]*([Залы]![Вместимость]-[Сеансы]![Свободные места])))

Создадим запрос, подсчитывающий количество сеансов по фильмам в заданный день:

Создадим запрос, выдающий расписание сеансов фильмов и их стоимости в нужном кинотеатре в заданный день:

Например, 24.05.2013 Искра IMAX:

Создадим запрос, выдающий расписание сеансов нужного фильма в заданный день:

Например, 24.05.2013 фильм Беги:

Отчеты

Отчетыиспользуются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц). Существенное различие между отчетом и формой заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов. Каким бы способом не создавался отчет, отредактировать его можно в режиме конструктора.

Создадим автоотчет расписание сеансов фильма в заданный день на основе запроса:

Автоотчет, основанный на запросе сортировки фильмов по году выпуска по убыванию:

Автоотчет, основанный на запросе поиска фильмов по заданному жанру:

Автоотчет Афиша кинотеатра:

Кнопочная форма

Создадим главную кнопочную форму:

Создадим подчиненные кнопочные формы:

Для создания элементов подчиненной кнопочной формы «Запросы» понадобятся макросы.

Остальные макросы создаются аналогично. Создадим подчиненную форму Запросы:

В итоге получим удобную кнопочную форму для навигации по БД:

Заключение


В ходе работы бала создана база данных Кинотеатры, обеспечивающая взаимодействие с ней в режиме диалога, для работников справочной службы кинотеатров города.

Справочная служба может предоставить следующие сведения:

– число мест (свободных) на данный сеанс,

– цена билетов на данный сеанс,

– жанр, производство и год выхода данного фильма,

Администратор БД может вносить следующие изменения:

– введение нового фильма в репертуар,

– снятие фильма с проката.

Предусмотрена возможность выдачи справки (в виде отчета) о фильме по времени сеанса, по названию кинотеатра и отчет о кинотеатрах по названию фильма.

Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002

2. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами. Москва, 2004г.

3. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие.

4. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. – М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000.

| следующая лекция ==>
Требования к программной документации. Цель лабораторной работы | Отчёт о прохождении биопсийно-секционного курса

Дата добавления: 2020-09-06 ; просмотров: 4030 | Нарушение авторских прав

Access — СУБД «Расписание» MS ACCESS

MS Access является одной из наиболее популярных настольных систем управления базами данных. Курс позволяет овладеть навыками работы с существующими базами данных и приобрести знания, необходимые для проектирования несложных баз данных.

Курс ориентирован на слушателей, имеющих базовые навыки работы в пакете MS Office.

Продолжительность курса: 20 часов

Прослушав данный курс, Вы будете знать:

  • виды баз данных;
  • основные понятия баз данных;
  • этапы проектирования баз данных;
  • способы обработки данных в СУБД MS Access.
  • работать с готовыми базами данных;
  • создавать таблицы и устанавливать связи между ними;
  • создавать экранные формы для редактирования табличных данных;
  • создавать запросы на выборку данных;
  • создавать отчеты для анализа и вывода на печать.

Краткая программа курса:

  • Компоненты БД MS Access. Типы полей.
  • Создание таблиц и работа с ними.
  • Создание экранных форм.
  • Обработка данных в Access: фильтры и запросы.
  • Создание отчетов. Использование сервисов.

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Данная база данных разработана по расписанию поездов. Она обеспечивает сведения об отдельно взятом поезде и параметрах его передвижения. В ней находятся данные 50 различных поездов.

Для начала работы с данной базой данных «Расписание поездов» необходимо открыть ее. После открытия появляется окно «Расписание поездов: база данных». Справа в Объектах выбираем Таблицы. Их четыре: Время, Движение поездов, Цена билета и Льготы. Если необходимо что-то изменить (например, Начальный или Конечный пункт) или добавить новый маршрут в таблицу Движение поезда, то необходимо ее открыть: щелкнув мышкой два раза или нажать на Открыть на панели инструментов в данном окне. Появляется таблица: для изменения данных встаем в поле, где нужно их изменить, и печатаем нужную информацию. Если же необходимо добавить новый маршрут поезда, то встаем в нижнюю строку в поле Код поезда и вводим данные (необходимо заполнение всех полей). Т.к. таблица Движение поезда связана с таблицей Время, то можно, не открывая таблицу Время, изменить данные в ней. Для этого нажимаем на плюсик (+), который располагается около каждой строчки в таблице слева. Выдвигается таблица Время. Также можно изменять данные в таблице Цена билета и Льготы, как написано для таблицы Движение поездов.

Также можно удалить запись:

Для этого открываем форму, ставим на запись, которую нам необходимо удалить. Нажимаем на кнопку Удалить запись, затем подтверждаем удаление записи (Рис.17).

Существует еще один способ удаления. Заходим в таблицу или запрос ставим курсор на строку, которую необходимо удалить нажимаем правой кнопкой мыши и из списка команд выбираем удалить запись (Рис. 18) или

нажимаем на панели инструментов кнопку Удалить запись (можно также на клавиатуре нажать клавишу Delete).

Просмотреть данные можно с помощью запросов. Например, запрос — Все данные, чтобы его открыть нужно в окне «Расписание поездов: база данных» справа в Объектах выбрать Запросы. Появятся четыре запроса: Все данные, поиск по кон пункту, поиск по нач пункту, поиск по начальному и конечному пункту, выбираем запрос Все данные и открываем его. Здесь же можно изменить данные, удалить или добавить расписание нового поезда, но для удобства это лучше делать в таблицах (об этом рассказано выше).

Рассмотрим формы. Для открытия форм. Выбираем в окне «Расписание поездов: база данных» справа в Объектах выбираем Формы, появилось четыре формы: Вся база данных и Расписание поездов, Время подчиненная, Движение главная. Выбираем Расписание поездов и заходим в нее. В этой форме можно просмотреть расписание всех поездов. Для того чтобы просмотреть данные нажимаем на кнопку Следующая запись[ ] или Предыдущая запись[], чтобы вернуться к первой записи нажимаем кнопку Первая запись[], к последней Последняя запись [], для добавления записи кнопка Добавить запись [], для удаления записи кнопка Удалить запись [] для выхода из формы есть кнопка Закрыть форму []. Если необходимо найти расписание конкретного маршруту, то для этого сделан Поиск по Начальному и конечному пункту. Для этого находим поле Начальный пункт и Конечный пункт, нажимаем на стрелочку[]. Высвечивается список начальных и конечных пунктов, выбираем из него нужные, нажимаем, и выдается расписание этого поезда. Также в форме можно изменять данные. Для этого находим расписание поезда, у которого неверно записаны данные, и, встав в нужное поле, удаляем старые данные и вписываем новые. После этого автоматически данные изменятся в таблице, в которой данное поле находится.

Для наглядного отображения расписания поездов составлен отчет. Для открытия отчета выбираем в окне «Расписание поездов: база данных» справа Отчеты, появился отчет Отчет — РЖД , откроем его: щелкнув мышкой два раза или нажать на Открыть на панели инструментов в данном окне. Появляется окно наподобие Word’а. В отчете изменять данные и добавлять нельзя, здесь наглядно представлены расписания всех поездов, упорядоченные по Начальному и Конечному пути.

Для добавления и изменения полей в Таблицах, Запросах, Формах или Отчете необходимо войти в конструктор. Для этого открываем нужное окно и находим на панели инструментов Предварительный просмотр, обычно она располагается под контекстным меню: Фаил, Правка и т.д., кнопку Конструктор и нажимаем. Как добавлять, изменять свойства и удалять поля, рассказано в разделе 1.

Часть 1. Основы СУБД MS Access

Часть 1. Основы СУБД MS Access

Краткие сведения

СУБД Access 2003 использует реляционнуюмодель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. — relations).

СУБД Access 2003 позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Рабочая среда СУБД Microsoft Access

СУБД Access предназначена для разработки информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows. Она позволяет решать как несложные информационные задачи (без использования программирования), так и создавать сложные приложений с использованием языка программирования Visual Basic for Application. СУБД входит в профессиональную версию офисной системы Microsoft Office.

База данных (БД) в СУБД Access представляет собой совокупность объектов, хранящихся в одном файле (mdb). В один момент времени допускается работа только с одной БД, в составе которой может быть сколько угодно объектов.

В строке Заголовка – отображается имя активной в данный момент программы.

Строка Основного меню содержит название нескольких подменю. Перечень подменю и их содержание изменяется в зависимости от режима работы системы.

Панель инструментов – это группа пиктограмм, расположенных под строкой основного меню. Ее назначение – ускоренный вызов команд меню. Кнопки Панели инструментов могут изменяться в зависимости от выполняемой операции.

В Строке состояния отображается информация о выполнении текущих операций.

При открытии базы данных в Рабочей области окна системы Access появляется окно базы данных.

В окне базы данных есть строка заголовка, панель инструментов, слева располагается панель Вкладки объектов с помощью которой можно выбрать тип нужного объекта. Все объекты выбранного типа отображаются на правой панели.

Операции над объектами

Над любым объектом можно выполнить три стандартных действия (им соответствуют три кнопки в окне БД): открыть текущий объект для работы; создать новый объект текущего типа; изменить текущий объект (конструктор).

Открытие объектов

Существующую базу данных можно открыть командой Файл\Открыть. В результате появляется окно БД, содержащее список всех объектов данной базы, рассортированный по типам. Окно внешне выглядит как картотека, причем каждая карточка соответствует одному типу объектов, например, карточка с именами таблиц, карточка с именами форм и т.д. Для перехода между разными типами объектов достаточно мышкой указать на корешок соответствующей карточки. Для выбора конкретного объекта используется указатель мыши или клавиши со стрелками.

Открытие конкретного объекта приводит к его появлению в отдельном окне и делает доступным все операции над ним. Например, открытие таблицы или формы позволяет изменить, добавить или отсортировать записи в ней; открытие запроса или макроса приводит к его выполнению.

Работа с объектами.

Таблицы

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структуру двумерной таблицы определяют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, значит, ее структура определена набором полей.

В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Таблицыслужат для хранения данных в определенной структуре. Таблицы составляют основу базы данных.

Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Для каждого поля необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей:

ТекстовыйКороткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле МемоДлинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.

ЧисловойОбщий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина — до 8 байт. Точность -до 15 знаков.

Дата/времяЗначения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина — 8 байт.

ДенежныйДенежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа «Денежный» всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина — 8 байт.

СчетчикАвтоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. В таблице может быть только одно такое поле.

ЛогическийЗначения «Да»/»Нет», «Истина’/Ложь», «Вкл»/»Выкл», т.е. одно из двух возможных значений. Длина — 1 байт.

ПолеобъектаОLЕОбъекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных MicrosoftAccess через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка— позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.

Мастерподстановок– запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы

Связи между таблицами БД

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц.

Реляционные базы данных состоят из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. Связи, во-первых, обеспечивают целостность БД, а во-вторых, позволяют автоматизировать задачи обслуживания базы. Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект. Отношение между объектами определяет отношение между таблицами. Существует 4 типа отношений:

1. Отношение «один-к-одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

2. Отношение «один-ко-многим» означает, что каждой записи в одной таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице.

3. Отношение «многие-ко-одному» аналогично рассмотренному ранее типу. Тип отношения между объектами зависит от вашей точки зрения.

4. Отношение «многие-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

· одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

· одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Определение ключевого поля

Для создания связей между таблицами необходимо в каждой таблице определить ключевое поле. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут (например идентификационный код). Если в таблице такого поля нет, то его можно создать искусственно комбинацией полей, например для таблицы где содержится расписание занятий такой комбинацией являются поля «Время занятий» и «Номер аудитории». Если в таблице вообще нет полей, которые могут быть использоваться в качестве ключевых, то следует ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

Для определения ключевого поля, необходимо в режиме конструктора, выделить нужное поля и нажать клавишу на панели инструментов или отдать команду Ключевое поле в меню Правка или в контекстном меню. Если необходимо создать ключевое поле на базе нескольких полей, то нужно сначала выделить эти поля (удерживая клавишу Ctrl щелкать на квадратных маркерах слева от имен полей), а затем отдать команду Ключевое поле.

Если необходимо назначить ключевым другое поле, то прежде нужно отменить неверно заданный ключ (выделить соответствующее поле и нажать кнопку или отдать команду Ключевое поле), а затем задать новое ключевое поле.

Создание связей между таблицами


Чтобы определить связи, необходимо использовать команду Сервис\Схема данных(или кнопка ). Если связь определяется впервые в базе данных, то Access откроет пустое окно Схема данных, а затем выведет на экран окно диалога Добавление таблицы. В этом окне необходимо выделить нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. Окно диалога Добавление таблицыдает возможность добавить как таблицы, так и запросы. Кнопка Закрытьзакрывает окно диалога Добавление таблицы(данное окно можно вызвать по нажатию кнопки ). После этого окно Схемы данныхбудет выглядеть примерно так, как показано на рис.1.а. Чтобы установить связь между таблицами, надо выбрать поле, которое есть в обеих таблицах (поле по которому будут связываться таблицы) и перетащить его из одной таблицы в другую. Когда вы отпустите кнопку мыши, Microsoft Access откроет окно диалога Связи, представленное на рис.2.

Рис.1 . Окно Схема данных.

После установки флажка Обеспечение целостности данных, Access делает доступными еще два флажка: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Например, если вы решили удалить какого-либо исполнителя в таблице Исполнители, то в этом случае следует удалить соответствующие данные в связующей таблице Альбомы. Access автоматически выполнит эту операцию, если установлен флажок Каскадное удаление связанных записей.

Рис. 2. Окно диалога Связи

После нажатия кнопки Создать Access создаст связь и нарисует линию между двумя таблицами, указывающую на наличие связи между ними. Заметьте, когда вы просите обеспечить целостность данных, Access изображает на конце линии у таблицы, находящейся на стороне отношения «один», цифру 1, а на другом конце у таблицы со стороны отношения «многие» – символ бесконечности (см. рис.1.б). Чтобы удалить связь, щелкните по ее линии и нажмите клавишу Del. Если вы хотите отредактировать или изменить существующую связь, дважды щелкните по соответствующей линии, чтобы снова открыть окно диалога Связи.

Изменение таблиц

Изменение структуры таблиц

В режиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставка\Строкиили нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести имя нового поля и выбрать тип данных для него.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка\Удалить или нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти в столбецТип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно Конструктора.

Поиск и замена данных

Access может искать нужное значение в определенном поле или во всех полях таблицы. Для этого используется диалоговое окно Поиск, в котором можно выбрать вариант поиска (команда Правка\Найти).

Аналогичное окно Замена позволяет заменить значения последовательно в нескольких записях таблицы (команда Правка\Заменить).

Не всегда точно известно, что именно следует найти. В этом случае можно использовать символы шаблона: ? — замена не точно известного символа в указанной позиции шаблона, * — замена группы символов. Для определения диапазона символов используется дефис, например, любая буква от А до К обозначается как [A-K]. Для описания альтернативных символов применяют скобки, например, [OA] означает О или А. Примеры шаблонов:

*град Волгоград, Ленинград, Белград

К[оа]мпания компания, кампания

Сортировка записей

Для изменения порядка записей в таблице, для группировки одинаковых значений удобно применять команду быстрой сортировки (Записи\Быстрая сортировка) или соответствующие кнопки на панели инструментов . Для этого нужно выделить столбцы, по значениям которых будут сортироваться записи, а затем нажать на кнопку на панели инструментов.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно открыть таблицу и выполнить командуЗаписи\Фильтр\Расширенный фильтр. Появится окно Фильтр(рис.3).

Рис.3. Окно Фильтр.

В этом окне в строке Поле из списка полей таблицы нужно выбрать то, сортировка по которому должна производиться в первую очередь. В строке Сортировка в этом же столбце бланка выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию). В следующем столбце бланка выбирается поле, по которому будет проводиться сортировка во вторую очередь, и для него указывается тип сортировки. И так далее для всех полей, по которым будет проведена сортировка. После заполнения бланка сортировки выполнить команду Записи\Применить фильтр.

Чтобы вернуться к первоначальному порядку записей, выполните команду Записи\Удалить фильтр.

Запросы

Запросысоздаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. Но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Все приемы, используемые при работе с единственной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов, поэтому мы начнем с запросов на выборку данныходной таблицы.

На рис.4. показан запрос в режиме конструктора. Окно конструктора запросов разделено на две части. В верхней находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней располагается бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу), в котором выполняется вся работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Поле может просто принадлежать одной из таблиц, быть вычисляемым (иными словами, его значение рассчитывается на основе одного или нескольких полей таблицы), или итоговым, то есть использующим одну из встроенных функций Microsoft Access.

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которые должны присутствовать в наборе записей, используется для сортировки данныхили для выбора информации из таблицы. Полям запроса можно присвоить имена, которые будут отображаться в заголовках столбцов привыводенабора записей запроса, а для генерации вычисляемых полей можно использовать выражения любой степени сложности.

Если была выполнена команда Вид/Имена таблиц, во второй строке бланка запроса Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно задать сортировку по возрастанию или по убыванию.

Флажки в строке бланка Вывод на экранотвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса.

Рис. 4. Запрос на основе таблицы тАбитуриенты в режиме

Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки или. На рис.1. показан запрос на выборку фамилий тех студентов, которые имеют оценки от 4 до 5 баллов.

Включение полей в запрос

Первым шагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в набор записей. Это можно сделать несколькими способами. Можно просто перетащить поле с помощью мыши в нужный столбец бланка из списка полей верхней части окна. При перетаскивании поля указатель мыши превращается в маленький прямоугольник. Или произвести двойной щелчок на нужном поле в списке полей таблицы в верхней части окна.

В самом начале списка полей, находящегося в верхней половине окна запроса (а также в раскрывающихся списках в первой строке бланка QBE), находится специальный символ «*», означающий «Все поля». Если необходимо включить в запрос все поля таблицы, не надо определять каждое по отдельности в бланке QBE. Достаточно перетащить «*» из списка полей в бланк QBE. Учтите, что вы можете повторно включить столбец поля таблицы в бланк запроса, чтобы определить условия отбора для них. В этом случае, чтобы поля дважды не выводились в наборе записей запроса снимите флажки Вывод на экран в столбцах бланка, содержащих повторяющиеся поля.

В общем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно задать другие свойства с помощью команды Вид/Свойства(кнопка ).

Выбор данных из нескольких таблиц производится аналогично. Для этого в окно конструктора запроса нужно вывести те таблицы, поля которых будут использоваться в запросе (это можно сделать в окне Добавление таблицы, которое можно всегда вызвать кнопкой ), а затем включить нужные поля таблиц в запрос.

Ввод условий отбора

Ввод условия отбора в запросе аналогичен заданию условия на значение для поля таблицы. Когда вы вводите условия отбора для нескольких полей, то все выражения в строке Условие отбора или в строке или должны принимать значение Истина для любой записи, включаемой в набор записей запроса. Это означает, что Асcess выполняет логическую операцию AND над условиями отбора, находящимися в одной строке. В таблице приведены значения выражения, состоящего из двух условий, связанных оператором AND. Очевидно, чтобы результат операции AND имел значение Истина, оба условия должны быть истинными; только в этом случае запись отбирается запросом.

Когда вы задаете для некоторого поля несколько условий отбора, соединенных логическим оператором OR, то для того, чтобы запись была отобрана истинным должно быть хотя бы одно из них. Есть два способа задать несколько связанных оператором OR условий для одного поля. Можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их оператором OR. Другой вариант: ввод каждого условия в отдельную ячейку строки или. При использовании нескольких строк или для отбора записи достаточно выполнения всех условий в одной из строк или.

Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.

Результат применения к двум условиям логических операций AND и OR

AND Истина Ложь
Истина Истина (Отбирается) Ложь (Отвергается)
Ложь Ложь (Отвергается) Ложь (Отвергается)
OR Истина Ложь
Истина Истина (Отбирается) Истина (Отбирается)
Ложь Истина (Отбирается) Ложь (Отвергается)

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий

4

В этом случае можно не использовать кавычки.

Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например:

between 10 and 20

Оператор Inпозволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например:

Оператор Likeполезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны:

* — обозначает любое количество ( включая нулевой) символов;

? — любой одиночный символ;

# — указывает что в данной позиции должна быть цифра.

Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать

Можно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены между символами #. Например:

#10 мая 1998#

>#31.12.96#

В Access используется ряд других функций, которые помогут задать условия отбора для даты и времени, например:

Day(дата) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31

Month(дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12

Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999

Создать параметрический запрос.Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. Результирующая таблица будет зависеть от того параметра, который пользователь введет при запуске запроса. На рис.5,а Представлен запрос, который позволяет выбрать из таблицы результатов сдачи экзамена группу студентов, которые сдали этот экзамен на ту или иную оценку. В поле Условие отбора в квадратных скобках указывается текст, который появляется в диалоговом окне при запуске запроса и приглашает ввести нужный параметр запроса рис.5,б. После ввода нужного значения нажмите ОК и перед Вами появится результирующая таблица рис.5,в. Очевидно, что если бы был введен другой параметр запроса (например оценка «2»), то список студентов был бы совершенно другой.

Рис.5. Параметрический запрос Балл.

Вычисляемые поля

С любыми полями таблицы можно выполнять вычисления и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей, при этом можно использовать любые из встроенных функций Access. Кроме того, поля запроса могут содержать данные, получаемые с помощью арифметических операций над полями таблицы. Например, ЦенаТовара*Количество.

Вычисляемое поле может содержать вызовы встроенных функций Access и следующие операторы:

+ –складывает два арифметических выражения.

— –вычитает из первого арифметического выражения второе.

* –перемножает два арифметических выражения.

/ –делит первое арифметическое выражение на второе.

\ –округляет два арифметических выражения до целых значений и делит первое на второе. Результат округляется до целого.

^ –возводит первое арифметическое выражение в степень, задаваемую вторым арифметическим выражением.

MOD –округляет оба арифметических выражения до целых значений, делит первое на второе и возвращает остаток.

& –создает текстовую строку как результат присоединения второй строки к концу первой. Если один из операндов является числом, то оно автоматически преобразуется в строку символов.

На рис. 6 показан пример вычисляемого поля для таблицы тАттестат. Вычисляемое поле Среднее выводит средний балл по трем предметам: Русский, Математика, Физика.

Рис. 6. Запрос на основе таблицы тАттестат с вычисляемым полем Среднее

Итоговые запросы

Для вычисления итоговых значений надо нажать кнопку Групповые операции( ), чтобы в бланке QBE появилась строка Групповые операции. Access использует установку Группировка в строке Групповая операция для любого поля, занесенного в бланк запроса. Теперь записи по каждому полю группируются, но итог не подводится. Если выполнить запрос сейчас, вы получите набор записей, включающий по одной строке для каждого уникального значения поля запроса – но без итогов. Для получения итогов замените установку Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.

Access предоставляет девять функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Вы можете задать нужную вам функцию, введя ее имя с клавиатуры в строке Групповая операция бланка запроса или выбрав ее в раскрывающемся списке.

Итоговые функции Access:

Sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе.

Avg –вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе.

Min – возвращает наименьшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Max – возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Count – возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.

StDev – стандартное отклонение всех значений данного поля в каждой группе.

Var –вычисляет дисперсию значений данного поля в каждой группе.

First –возвращает первое значение этого поля в группе.

Last – возвращает последнее значение этого поля в группе.

Формы

Формыпредназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.


Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Формы могут применяться для различных целей:

· Вывод и редактирование данных. Формы обеспечивают вывод на экран данных в необходимом представлении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме можно сделать доступными только для чтения все данные или некоторую их часть, автоматически выбирать информацию из других связанных таблиц и помещать ее в форму, вычислять выводимые в форме значения, скрывать или, наоборот, выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.

· Управление ходом выполнения приложения.Чтобы автоматизировать вывод определенных данных или выполнение некоторой последовательности действий, создаются формы для работы с макросами или процедурами Visual Basic для приложений. Для запуска макросов или процедур VBA обычно используются элементы управления, называемые командными кнопками. С помощью макросов и процедур можно открывать другие формы, выполнять запросы или команды меню, фильтровать выводимые на экран данные, устанавливать значения в записях и формах, выводить меню на экран, печатать отчеты и выполнять ряд других действий. Можно так спроектировать форму, чтобы макросы или функции Visual Basic для приложений запускались в ответ на определенные события – например, открытие формы, активизацию определенного элемента управления или изменение данных в форме.

· Ввод данных. Формы, предназначенные только для ввода в базу новых данных или значений, помогающих автоматизировать выполнение приложения.

· Вывод сообщений.Формы могут предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях. С помощью макрокоманды Сообщение или функции MsgBox Visual Basic для приложений можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

· Печать информации. Несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно распечатать информацию, содержащуюся в форме. Поскольку для вывода формы на экран можно определить один набор параметров, а для печати – другой, форма может играть двойственную роль. Например, можно задать два заголовка и два примечания для формы – одну пару (заголовок и примечание) для ввода заказа, а другую – для печати счета по заказу

Отчеты

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1. Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

Макросыиспользуются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка VisualBasic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модулиявляются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Страницыдоступа к данным – это WEB- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Задание 1.Ознакомиться с учебной базой данныхкомпании «Борей»

Технология

1. Загрузить Microsoft Access 2003.

2. В меню Справка выбрать пункт «Примеры баз данных…», далее – «Учебная база данных «Борей».

5. Закрыть главную кнопочную форму.

6. Просмотреть данныекаждой таблицы,открыв их.

7. Просмотреть структурукаждой таблицыв режиме конструктора.Обратить внимание на типы и свойства полей.

8. Открыть таблицу «Клиенты».Выполнить следующие операции:

— определить количество записей в таблице;

— просмотреть 45-ую запись, введя ее номер в окно номеров записей

— рассортировать таблицу по должностям. Для этого установить указатель мыши на заголовок столбца и щелкнуть правой кнопкой мыши. Столбец будет выделен и появится контекстное меню. Выбрать в контекстном меню пункт «Сортировка по возрастанию».

— скрыть столбец «Обращаться к», выделив его и выполнив команду ФОРМАТ/ Скрыть.Отобразить скрытый столбец;

— выделить первые два столбца и закрепитеих, выполнив команду ФОРМАТ/Закрепить.Прокрутить таблицу по горизонтали. Отменить закрепление;

— применить фильтр для выделения строк с клиентами в г. Лондон. Для этого выделить в любой строке поле со значением «Лондон» и вызвать контекстное меню. Выбрать пункт «Фильтр по выделенному». Отменить фильтр, щелкнув в контекстном меню по пункту «Удалить фильтр»;

— изменить вид сетки таблицы, используя соответствующую кнопку инструментальной панели «Таблица», если такой кнопки нет, то ее необходимо ввести.

9. Просмотреть запросы и их структуру

— открыть запрос на выборку товаров с ценой выше средней;

— переключить запрос в режим конструктора и просмотреть структуру запроса.

10. Просмотреть формы:

— «Сотрудники», вкладки «Служебные данные», «Личные данные»;

11. Просмотреть форму«Сотрудники» в режиме конструктора.

12. Просмотреть отчеты:

— «Продажи по типам»;

— «Суммы продаж по годам»;

«Продажи по сотрудникам и странам», введя дату начала: 01.01.1995 и дату окончания: 31.12.1995

13. Просмотреть отчет «Каталог» в режиме конструктора.

Примечания.

Ключевое поле можно не заполнять.

2.5 Закройте файл и сохраните изменения.

2.6 Произведите сортировку таблицу по какому-либо полю (выделяете нужный столбец и сортируете).

2.7. Измените структуру базы данных. Перед полем «Год рождения» вставьте поле «Телефон», тип – текстовый. Используйте контекстное меню.

2.8. Заполните номера телефонов.

2.9. Осуществите поиск по какому- либо признаку (например, по фамилии). Для этого в открытой таблице выделяете столбец поиска и подаете команду Правка/Найти.

2.10. Произведите поиск данных с помощью фильтра. (Открыть таблицу, затем использовать команды: Записи/Фильтр/Изменить фильтр, Записи/Фильтр/Применить фильтр, Записи/Фильтр/Удалить фильтр).

Этап 3. Создание запросов

3.1. Перейдите к объекту Запросы.

Создание Запроса 1:Требуется составить выборку из таблицы, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников.

3.2 Выберите режим создания запроса с помощью конструктора.

3.3 Добавьте таблицу

Последнее изменение этой страницы: 2020-12-17; Нарушение авторского права страницы

Практическая работа №1 по MS ACCESS. Создание таблиц, запросов, форм, отчётов

Цель работы: MS ACCESS — формирование общих представлений о возможностях системы по созданию таблиц в базе данных, запросов, разработке форм, созданию отчётов.

Задание: Средствами СУБД MS ACCESS создайте файл базы данных с именем Фамилия.accdb , создайте таблицу (структура таблицы приведена ниже), заполните её конкретными данными, просмотрите и откорректируйте созданную таблицу.

На основе созданной таблицы создайте запрос , разработайте форму и сформируйте отчет . Для выполнения указанного задания необходимо выполнить следующую последовательность шагов:

  1. Запустите СУБД Access. Для запуска СУБД Access нажимаем кнопку Пуск, Программы, MSAccess. После запуска Access появляется окно, в котором пользователю предлагается: создать Новую пустую базу данных , выбрать Шаблоны из Интернета или открыть Последнюю базу данных.
  2. Создайте Новую базу данных (файл базы данных с именем Ф амилия.accdb ). Для этого:
  • Щёлкаем по кнопке Новая база данных
    Создать Базу данных
  • введите имя файла – Фамилия (расширение присваивается автоматически) и нажмите Создать ;
  • в окне базы данных по умолчанию Вам предлагается создать структуру таблицы в режиме Таблицы. Нажмите кнопку Режим и выберите режим Конструктор ;
  • введите имя таблицы: Моя таблица
  • заполните колонки Имя поля и Тип данных данными из табл. 1. Первое поле: Код и тип поля Счётчик о ставляем их без изменения.
Имя поля
Тип данных
Описание
Фамилия
Текстовой
Должность
Текстовой
Год рождения
Числовой
Оклад
Денежный
  • после заполнения таблицы закройте окно Моя таблица (щелчком правой кнопки по ярлычку Моя таблица и выбора пункта Закрыть ) . На вопрос Сохранить изменения…? ответьте Да .

3. Заполните базу данных ACCESS . Для этого:

  • в Области переходов двойным щелчком по имени таблицы Моя таблица : таблица открываем таблицу и последовательно заполните её следующими данными: (табл. 2);
Иванов И.И. директор Петров П.П. гл. бухгалтер Сидоров С.С. зам. директора Васильев В.В. ст. экономист Иванова А.А. референт Петрова Б.Б. комендант
  • после заполнения базы закройте окно Моя таблица.

4. Внесите изменения в созданную базу данных (отредактируйте базу). Для этого:

  • в Области переходов откройте таблицу Моя таблица : таблица ;
  • в пустую нижнюю строку введите новую запись. Например:


Жуков Ж.Ж. вахтер
  • закройте окно Моя таблица : таблица.

5. Уничтожьте одну из записей в базе данных. (Например: Петрова Б.Б.). Для этого:

  • в Области переходов откройте таблицу Моя таблица : таблица;
  • выберите нужную строку, выделите ее (укажите на начало этой строки курсором мыши и щёлкните её);
  • нажмите клавишу Del и подтвердите намерение кнопкой Да .

6. Произведите сортировку базы данных по алфавиту. Выделите столбец с фамилиями, перейдите на вкладку Главная , в группе Сортировка и фильтр щёлкните по кнопке по возрастанию .

7. Произведите сортировку базы данных по годам рождения. Для этого:

  • выделите нужный столбец и и щелкните по кнопке .
  • закройте окно Моя таблица ;

8. Измените структуру базы данных, добавив новое поле. Для этого:

  • откройте таблицу Моя таблица : таблица в режиме Конструктор ;
  • вставьте пустую строку после строки Должность . Для этого выделите строку Год рождения и нажмите кнопку Вставить строки. Введите новое поле с именем Телефон и типом Текстовый ;
  • закройте окно. На вопрос Сохранить? ответьте Да .

9. Откройте базу данных. Заполните вновь введённое поле конкретными значениями номеров телефонов. Если вводимые номера телефонов незначительно отличаются друг от друга, то , для ускорения процесса ввода, можно использовать команды Копировать и Вставить из контекстного меню. В результате таблица базы данных приобретет следующий вид (табл.3):

Жуков Ж.Ж. вахтер 39-18-51 Сидоров С.С. зам. директора 33-14-47 Иванов И.И. директор 30-12-45 Васильев В.В. ст. экономист 34-15-48 Петров П.П. гл. бухгалтер 31-13-46 Иванова А.А. референт 35-16-49

10. Закройте окно Моя таблица : таблица ; На вопрос Сохранить? ответьте Да .

11. Осуществите поиск записи по какому-либо признаку (например, по фамилии). Для этого:

  • откройте таблицу базы данных;
  • выделите столбец с фамилиями;
  • нажмите кнопку Найти на вкладке Главная ;
  • в окне Поиск и замена введите образец для поиска (например, Иванов );
  • установите условие совпадения (например, С любой частью поля ) . Нажмите кнопку Найти далее;
  • в таблице базы данных выделится фамилия Иванов И. И. Нажмите кнопку Найти далее . В таблице базы данных выделится фамилия Иванов А. А. Нажмите кнопку Закрыть.

12. Произведите поиск данных с помощью фильтра. Пусть, например, требуется найти запись, содержащую данные о главном бухгалтере. Для этого:

  • в таблице Моя таблица выделите поле Должность, нажмите кнопку Дополнительно (Параметры расширенного фильтра) и выбираем ИзменитьФильтр;
  • щёлкаем по клетке под именем поля Должность , нажимаем кнопку и выбираем гл.бухгалтер;
  • нажмите кнопку Применить фильтр . В результате на экране появится часть таблицы, содержащая искомые данные;
  • для отказа от фильтра нажмите кнопку Дополнительно,Очистить всефильтры;
  • нажмите кнопку Закрыть.

13. Создайте первый запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Для этого:

  • выведите на экран окно Моя таблица : таблица ;
  • выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.
  • в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица , нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть;
  • в нижней части окна Запрос1 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Фамилия ;
  • во 2-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Год рождения;
  • в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить . В результате появится окно Запрос1 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными;
  • нажмите кнопку Закрыть . На вопрос Сохранить? ответьте Да и сохраните под именем Запрос1.

14. Создайте второй запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1960 г. и получают оклад менее 20000 руб. Для этого:

  • выведите на экран окно Моя таблица;
  • выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов;
  • в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица, нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть ;
  • в нижней части окна Запрос2 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Фамилия ;
  • во 2-ой колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Год рождения;
  • в строке Условия отбора во 2-ой колонке введите условие >1960;
  • в строке Поле в 3-ей колонке нажмите кнопку и из списка имён полей выберите Оклад ;
  • в строке Условия отбора в 3-ой колонке введите условие ;
  • в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить . В результате появится окно Запрос2 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными;
  • Нажмите кнопку Закрыть . На вопрос Сохранить…. ответьте Да и сохраните под именем Запрос2 .

15. Создайте форму. Пусть требуется вывести на экран данные, содержащиеся в заполненной базе данных отдельно для каждого сотрудника по форме В один столбец. Для этого:

  • выберите вкладку Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы;
  • выберите строку Мастер форм;
  • в окне Создание форм выбирайте необходимые поля нажимая кнопку . Например, можно выбрать поля: фамилия, телефон, должность, оклад. Нажмите кнопку Далее ;
  • выберите внешний вид формы В один столбец и нажмите кнопку Далее ;
  • выберите стиль формы. Например, Изящная , нажмите кнопку Далее ;
  • введите имя формы. Например, Список сотрудников . Нажмите кнопку Готово . На экране появится окно с данными по выбранной форме;
  • нажмите кнопку Закрыть .

16. Создайте новую форму, которая будет отражать все данные, содержащиеся в заполненной базе данных, для всех сотрудников в табличной форме. Ваши действия по созданию новой формы аналогичны действиям, описанным в п.15

17. Создайте отчёт. Для этого:

  • выберите вкладку Создание в группе Отчёты нажмите кнопку Мастеротчётов;
  • в окне Создание Отчётов с помощью кнопки выберите в качестве источника данных строку Моя таблица;
  • в окне Создание отчетов выберите поля, нажимая кнопку Например: фамилия, должность, оклад.Нажмите кнопку Далее .
  • в окне Создание отчетов на запрос Добавить уровни группировки? нажмите кнопку Далее.
  • выберите порядок сортировки — по фамилии. Нажмите кнопку Далее.
  • выберите вид макета отчета и ориентацию. Например, табличный, альбомная. Нажмите кнопку Далее.
  • выберите стиль отчета (например, Трек) и нажмите кнопку Далее .
  • введите имя отчета. Например, Штатное расписание. Установите флажок в строке Просмотр отчета. Нажмите кнопку Готово . На экране появится отчет в виде таблицы.

18. Создайте отчёт о проделанной работе, в котором:

  • представьте обзор типов данных и свойств полей;
  • опишите назначение Полей подстановок;
  • дайте понятие Ключевого поля и опишите виды ключей;
  • опишите назначение свойства Индексированное поле;
  • опишите назначение таблиц, запросов, форм, отчётов.

19. Сохраните файл базы данных и отчёт в Яндекс.Диск → Access.

20. Закройте MS Access.

Приглашайте друзей на мой сайт

Поддержите проект! Выберите один из вариантов платежа:

С карты, с баланса сотового, из Кошелька

Тема: Система управления базами данных Microsoft Access

Цель: познакомить с основными понятиями баз данных и получить общие сведения о СУБД Microsoft Access.

Ключевые понятия:данные, база данных, СУБД, структура базы данных, древовидная, сетевая, табличная или реляционная структуры БД, записи, поля, таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули, конструкторы, конструкторские объекты, поля, кнопки, диаграммы, рамки.

Термин «база данных» появился в 60-х годах ХХ века. База данных ( БД ) – это любая совокупность связанной информации, объединённой вместе по определённому признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.

Компьютерная база данных это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации. Ручные или бумажные БД имеют существенный недостаток – их очень трудно модифицировать. Компьютерные БД позволяют устранить многие проблемы, свойственные ручным (бумажным) БД, обладают большой компактностью.

При этом в качестве базы данных рассматриваются только набор данных, организованных определённым образом. Для того, чтобы создать свою собственную базу данных, надо прежде всего решить, из каких элементов она будет состоять (например: фамилия, имя, национальность, год рождения, адрес и т. д.) Из этих элементов можно составить записи, т. е. объединить их. Объединяя элементы в запись, мы устанавливаем между ними определённую связь. Наличие таких связей и определяет структуру базы данных.

Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса:

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper,Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по – разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных.База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. В основе реляционной модели базы данных лежит понятие отношения (relation). Концепция реляционной модели предложена Е. Ф. Коддом в 1970 г. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы. Таблица понятна, обозрима и привычна для человека. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями, соответственно. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и. соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:¥).Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

Схема данных. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel).

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных в ячейках, принадлежащих полю;

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю так же проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;


денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, да или нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;

гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL WEB-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм можно создавать формы любой степени сложности.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. В Microsoft Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации можно извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросыи модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных. Приложение базы данных которая создается программой VBA, может быть скомпилирована и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.

При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.

В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL – сервере или использовать уже существующую.

Контрольные вопросы

1. Что такое данные, база данных, структура базы данных?

2. Какие структуры данных вам известны?

3. Перечислите функциональные возможности СУБД.

5. Из каких компонентов состоит Microsoft Access?

6. Дать краткое объяснение каждого компонента.

Тема: Система управления базами данных Microsoft Access

Цель: познакомить с основными понятиями баз данных и получить общие сведения о СУБД Microsoft Access.

Ключевые понятия:данные, база данных, СУБД, структура базы данных, древовидная, сетевая, табличная или реляционная структуры БД, записи, поля, таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули, конструкторы, конструкторские объекты, поля, кнопки, диаграммы, рамки.

Термин «база данных» появился в 60-х годах ХХ века. База данных ( БД ) – это любая совокупность связанной информации, объединённой вместе по определённому признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.

Компьютерная база данных это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации. Ручные или бумажные БД имеют существенный недостаток – их очень трудно модифицировать. Компьютерные БД позволяют устранить многие проблемы, свойственные ручным (бумажным) БД, обладают большой компактностью.

При этом в качестве базы данных рассматриваются только набор данных, организованных определённым образом. Для того, чтобы создать свою собственную базу данных, надо прежде всего решить, из каких элементов она будет состоять (например: фамилия, имя, национальность, год рождения, адрес и т. д.) Из этих элементов можно составить записи, т. е. объединить их. Объединяя элементы в запись, мы устанавливаем между ними определённую связь. Наличие таких связей и определяет структуру базы данных.

Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса:

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper,Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по – разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных.База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. В основе реляционной модели базы данных лежит понятие отношения (relation). Концепция реляционной модели предложена Е. Ф. Коддом в 1970 г. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы. Таблица понятна, обозрима и привычна для человека. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями, соответственно. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и. соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:¥).Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

Схема данных. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel).

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных в ячейках, принадлежащих полю;

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю так же проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, да или нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;

гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL WEB-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм можно создавать формы любой степени сложности.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. В Microsoft Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации можно извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т.е. для распечатки данных.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросыи модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных. Приложение базы данных которая создается программой VBA, может быть скомпилирована и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.

При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.

В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL – сервере или использовать уже существующую.

Контрольные вопросы

1. Что такое данные, база данных, структура базы данных?

2. Какие структуры данных вам известны?

3. Перечислите функциональные возможности СУБД.

1. Из каких компонентов состоит Microsoft Access?

2. Дать краткое объяснение каждого компонента.

Лабораторная работа 1 Тема: Введение в СУБД ACCESS (стр. 1 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5

Лабораторная работа 1

Тема: Введение в СУБД ACCESS

Цель работы: Знакомство с интерфейсом СУБД Access.

Создание БД при помощи мастера БД.

В лабораторной работе №1 все студенты выполняют одну и ту же последовательность действий.

Подготовка к выполнению

Так как первое занятие является ознакомительным, предварительной подготовки к работе не требуется.

Запустить на выполнение приложение Microsoft Access на основе Microsoft Office 97 (Пуск->Программы->Microsoft Access или любым другим способом).

Выбрать режим работы Запуск мастера, выполнить щелчок по кнопке ОК. В окне Создание при выбранной вкладке Базы данных отображается галерея шаблонов для создания БД, используемых в различных прикладных областях: Адресная книга, Библиотека, Винный погреб, Главная книга, Заказы на работы, Каталог видеозаписей, Контакты, Личное имущество, Мероприятия, Музыкальная коллекция, Основные фонды, Прием заказов, проекты, Расходы, Ресурсы, Рецепты, Сбор средств, Склад, студенты и занятия, Тренировки, Участники, Фотоальбомы.

Выбрать шаблон Библиотека, выполнить щелчок по кнопке ОК.

В появившемся на экране диалоговом окне Файл новой базы данных выбрать диск и папку, в которых будет сохраняться создаваемая БД, в разделе Имя файла будет предложено имя файла для создаваемой БД Библиотека. mdb, выполнить щелчок по кнопке Создать.

Через небольшой промежуток времени появится окно Создание баз данных, в котором будет указано какие сведения будет содержать создаваемая БД. В частности БД Библиотека будет содержать:

· Сведения о книгах


· Сведения об авторах

Для продолжения выполнить щелчок по кнопке Далее>.

Появившееся на экране следующее окно содержит в левом части имена таблиц, которые будут созданы, в правой части список обязательных и необязательных полей для выбранной таблицы. В этом же окне необходимо включить параметр Да, включить образцы данных, затем выполнить щелчок по кнопке Далее>.

В следующем окне выбрать вид оформления экрана, просмотрев все предлагаемые варианты заставок для фона, затем выполнить щелчок по кнопке Далее>.

В следующем окне выбрать вид оформления отчета и выполнить щелчок по кнопке Далее>.

В следующем окне ввести название базы данных или воспользоваться предложенным — «Библиотека». Если необходимо использовать рисунок для оформления отчетов, включить параметр Да в разделе Добавить рисунок во все отчеты? При этом станет активной кнопка Рисунок, позволяющая получить доступ к дискам и папкам для выбора нужного для вставки рисунка. Затем щелчок по кнопке Далее>, а в следующем окне по кнопке Готово.

Для создания всех объектов базы данных потребуется некоторое количество времени. После завершения процесса создания БД на экране появится кнопочная форма для работы с БД «Библиотека».

Выполнить щелчок мышью по кнопке Ввод/Просмотр формы «Книги». Откроется форма Книги (Рис.1.1.), содержащая информацию о книге, а также форму, содержащую информацию об авторе. В нижнем левом углу окна расположены кнопки, используемые для перемещения по записям в таблице: к первой записи в таблице, к предыдущей записи в таблице, к следующей записи в таблице, к последней записи в таблице, в текстовом окне цифрой указывается номер текущей записи.

Рис.1.1. Форма Книги

После просмотра закрыть окно формы.

Аналогично познакомиться с остальными пунктами.

В левом нижнем углу экрана будет расположена свернутое до размеров пиктограммы окно самой базы данных. Восстановить размер окна щелчком по соответствующей кнопке. Выбрать вкладку Таблицы. Выбрать первую таблицу из списка таблиц.

Выполнить щелчок по кнопке Открыть. Информация будет представлена в режиме Таблицы. В верхней строке в качестве заголовков столбцов представлены имена полей. Каждая следующая строка представляет собой запись в таблице. Закрыть окно.

Выполнить щелчок по кнопке Конструктор. В окне будет представлена структура выбранной таблицы. В верхней части окна конструктора представлены имена полей и типы, в разделе Свойства поля — свойства выбранного поля. Слева от имени первого поля расположен символ ключ, обозначающий, что данное поле является ключевым. Завершив знакомство со структурой таблицы, закрыть окно конструктора. Свернуть окно базы данных.

Ознакомиться с пиктограммами на стандартной панели инструментов.

Закрыть БД, выполнив щелчок по кнопке Выход.

Закончить работу с приложением Access, закрыв его окно.

Отчет к лабораторной работе

Отчет к лабораторной работе должен содержать:

· Краткое описание последовательности выполнения задания.

В методических указаниях к отдельным лабораторным работам приведены примеры выполнения лабораторных работ, которые могут так же быть и примерами формирования отчетов. Разрешается в отчетах делать описание менее детальными, чем это сделано в примерах.

Лабораторная работа 2

Тема: Основы работы с таблицами Access

Цель работы: Получение навыков работы по созданию структуры таблиц.

Модификация структуры таблиц, заполнению таблиц. Создание ключевых полей, индексированных полей, установка связей между таблицами. Удаление информации из связанных таблиц и восстановление этой информации.

Темы для предварительного изучения

Перед выполнением лабораторной работы №2 необходимо ознакомиться со следующими темами: Проектирование реляционных баз данных, Создание новой базы данных, Создание таблиц, Типы полей, используемые СУБД Access, Сохранение таблиц, Создание ключевого поля, Изменение структуры таблицы, добавление данных в таблицу, Редактирование и удаление данных, Изменение внешнего вида таблицы, Печать таблицы, Поиск данных в таблице, Добавление индексов в таблицу, Установка связей между таблицами.

Задание

Создать структуры таблиц, ключевые и индексные поля. Заполнить таблицы данными, установить связи, удалить данные, восстановить их.

Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания по номеру:

Разработка структуры БД

Выполнение начинается с разработки структуры БД. На этом этапе должны быть детально проанализированы условия задания и, на их основе, определено количество таблиц, необходимых для описания всех характеристик анализируемой предметной области. Кроме того, необходимо определить какие поля в таблицах будут использованы в качестве ключевых, а также определить каким образом будет осуществляться связь между таблицами. Если невозможно установить связи посредством использования ключевых полей, определить таблицы, которые будут использоваться только для связи между другими таблицами.

Для каждого поля конкретной таблицы необходимо определить его тип и размер и тщательно проверить, удовлетворяет ли диапазон значений выбранного типа тем значениям, которые может реально принимать данное поле. При необходимости, для некоторых полей можно установить Условие на значение и задать сообщение, выдаваемое на экран в случае несоответствия введенного значения заданному условию или присвоить значения, принимаемые по умолчанию. Можно также определить формат вводимой информации для конкретных полей. Заполнить соответствующей информацией каждый из разделов создаваемой структуры таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание. Раздел описаний необязателен для заполнения, но информация, введенная в данный раздел отображается в строке состояния при вводе данных для конкретного поля, облегчая процесс ввода.

Создание индексов и ключевых полей

Информацию в таблицах можно упорядочить, создав индекс для конкретного поля или нескольких полей. Желательно, чтобы для таблиц были созданы ключевые поля. Для установления связей между таблицами наличие таких полей обязательно. Ключевое поле может быть простым или составным, т. е. состоять из нескольких полей для однозначной идентификации каждой записи в таблице.

По окончании создания структуры таблицы ее необходимо сохранить. Для сохранения выполнить: Файл -> Сохранить как/экспорт. В окне Сохранение объекта должен быть выбран параметр в текущей базе данных. Ввести имя созданной таблицы. Выполнить щелчок по кнопке ОК. После сохранения закрыть окно Конструктора таблиц.

Открыть таблицу в режиме таблицы. Заполнить необходимой информацией, подготовив для заполнения не менее десяти записей для основной таблицы. Сохранение не требуется, т. к. сохранение производиться сразу при переходе к следующей записи. Закрыть заполненную таблицу. Аналогично поступить с остальными таблицами.

Установка связей между таблицами

Выполнить команду Сервис -> Схема данных.

1. Появится окно Схема данных. Если связи устанавливаются впервые, оно будет содержать диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы отсутствует, его можно открыть, выбрав Связи -> Добавить таблицу или выбрать пиктограмму Добавить таблицу.

2. Выбрать таблицу, которая будет использоваться для установки связей, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных.

3. Повторить действия, описанные в п.2 для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

4. Для создания связей между таблицами переместить поле (или поля), которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно Связи.

5. В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.

6. Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

· Каскадное обновление связанных полей. При включении данного режима изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

· Каскадное удаление связанных полей. При включении данного режима удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

7. Выполнить щелчок на кнопке Создать. Затем закрыть окно Связи. При запросе о сохранeнии связи выполнить щелчок на кнопке Да.

Завершение работы с БД.

Для завершения работы с БД необходимо закрыть окно БД, затем закрыть окно приложения.

Пример выполнения лабораторной работы (вариант 30)

Тема: Создание БД. Создание таблиц.

Цель работы: Приобретение навыков в работе с ACCESS по созданию таблиц.

Постановка задачи: Создать базу данных ОТДЕЛ КАДРОВ, поместив в нее три таблицы: СОТРУДНИК, СОСТАВ СЕМЬИ и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, содержащие информацию о сотрудниках предприятия.

Описание прикладной области Отдел кадров предприятия.
Анализ предметной области показывает, что для автоматизации работы Отдела кадров целесообразно создать БД ОТДЕЛ КАДРОВ, состоящую из трех таблиц:

Таблицы будут связаны между собой следующим образом:
Таблица СОТРУДНИК с таблицей СОСТАВ СЕМЬИ связываются по полю Идент код, а с таблицей ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ — по полю Должн.

Характеристики таблицы-объекта СОТРУДНИК:

· идентификационный код Идент код (10 символов — тип текстовый );

· фамилия Фамилия (20 символов — тип текстовый);

· имя Имя (15 символов — тип текстовый);

· отчество Отчество (15 символов — тип текстовый);

· пол Пол (1 символ — тип текстовый);

· дата рождения Дата рожд (поле типа дата );

· место рождения Место рожд (15 символов — тип текстовый );

· образование Образов (15 символов — тип текстовый);

· должность Должн (15 символов — тип Мастер подстановок);

· стаж работы Стаж работы (длинное целое — тип числовой );

· семейное положение Сем полож (7 символов — тип текстовый) ;

· дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);

· телефон Тел (8 символов — тип текстовый);

· домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).

Характеристики таблицы-объекта СОСТАВ СЕМЬИ:

· идентификационный код Идент код (10 символов — тип Мастер подстановок );

· отношение Отношение (10 символов — тип текстовый);

· фамилия Фамилия (20 символов — тип текстовый);

· имя Имя (15 символов — тип текстовый);

· отчество Отчество (15 символов — тип текстовый);

· год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).

Характеристики таблицы-объекта ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ:

· № п/п НПП (длинное целое — тип числовой);

· название подразделения Назв подр (30 символов — тип текстовый);

· должность Должн (15 символов — тип текстовый);

· количество штатных единиц Кол ед (длинное целое — тип числовой);

· должностной оклад Оклад (длинное целое — тип числовой);

· фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое — тип числовой);

· фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое — тип числовой);

Загрузить Microsoft Access, выполнив действия: Пуск-> Программы -> Microsoft Access (или выполнив щелчок на соответствующей пиктограмме на панели Microsoft Office).

Для создания новой базы данных выполнить следующее:

· В окне Microsoft Access выбрать переключатель Новая база данных, затем – кнопка ОК .

· В появившемся окне Новая База данных выбрать диск и открыть папку в которой будет создаваться новая БД. Затем в разделе Имя файла ввести имя создаваемой БД ОТДЕЛ КАДРОВ, выполнить щелчок по кнопке Создать.

· В появившемся на экране окне БД ОТДЕЛ КАДРОВ выбрать вкладку Таблицы, затем – кнопку Создать.

· В окне Новая таблица выбрать режим создания таблицы Конструктор, затем щелчок по кнопке.

· Создать структуру таблицы СОТРУДНИК: В окне Конструктора таблиц заполнить соответствующие разделы: Имя поля, Тип данных, Описание. Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу.

· В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.


· При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о данном типе поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение, введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т. д.

· После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле. Обычно, поле, используемое в качестве ключевого, располагается в таблице первым. Для создания ключевого поля выделить поле, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выполнить Правка -> Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле. Слева от имени поля появится изображение ключа.

· Поле Должн выбрать в качестве индексированного. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

· После создания структуры таблицы сохранить ее. Выбрать Файл -> Сохранить или Сохранить как. В окне Сохранение объекта выбрать В текущей базе данных, затем ввести имя для сохранения созданной таблицы: СОТРУДНИК, затем — ОК

Аналогичным образом создать структуру таблицы СОСТАВ СЕМЬИ.

· Для поля Идент код целесообразно выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса. Затем щелчок по кнопке Далее>. В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки. Затем щелчок по кнопке Далее>. В следующем окне выбирается поле, используемое в качестве столбца подстановки и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке Далее>. Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Затем щелчок по кнопке Далее>. В следующем окне выполнить щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да. В разделе Тип данных будет указан тип Текстовый, т. е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы СОТРУДНИК.

· В таблице СОСТАВ СЕМЬИ необходимо выбрать поле Идент код в качестве индексированного поля. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

· При сохранении таблицы отказаться от создания ключевого поля.

Создать структуру таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, включив в нее указанные поля и выбрав для них соответствующие типы.

· В качестве ключевого поля выбрать поле Должн.

Заполнение таблиц.
Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, так как поле Должн этой таблицы используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы СОТРУДНИК.

· В окне Базы данных выбрать нужную таблицу

· Выполнить щелчок по кнопке Открыть

· На экране появится структура БД в табличном виде

· Заполнение производится по записям, т. е. вводится информация для всей строки целиком

· Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши.

· При заполнении первой строки следом за ней появится новая пустая строка.

Для заполнения поля МЕМО в таблице СОТРУДНИК нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, предварительно установив курсор в поле МЕМО. После ввода или редактирования данных в этом окне щелкнуть по кнопке ОК.

Для заполнения данными поля Должн в таблице СОТРУДНИК использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор нужной должности производится щелчком мыши в соответствующей строке.

Аналогично заполняется данными поле Идент код в таблице СОСТАВ СЕМЬИ.

После заполнения таблиц данными установить связь между таблицами:

· Выбрать команду Сервис -> Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы.

· Выбрать таблицу СОТРУДНИК, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных.

· Повторить действие для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

· Для создания связей между таблицами СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ поместить поле Идент код из таблицы СОТРУДНИК, на соответствующее поле таблицы СОСТАВ СЕМЬИ, появится диалоговое окно Связи.

· Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных.

· Установить также флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

· Выполнить щелчок на кнопке Создать. В окне Тип отношений будет указан тип один-ко-многим.

· Соответствующим образом связать таблицы СОТРУДНИК и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, выбрав для связи поле Должн и установив те же флажки.

· Затем закрыть окно Связи.

· При запросе на сохранeние связи выполнить щелчок на кнопке Да.

В окне БД выбрать таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, открыть ее в режиме Таблицы. Удалить должность «статистик». Открыть таблицы СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ и убедиться в том, что из таблиц исчез сотрудник, занимавший эту должность, а также сведения о его семье.

Восстановить удаленную информацию во всех таблицах.

Курсовая СУБД Microsoft Access о расписании поездов

Заказать написание уникальной работы

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство образования

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ижевский государственный технический университет»

Кафедра «Экономика предприятия»
КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Учебный практикум на компьютере»

на тему: «СУБД
Microsoft

Access
о расписании поездов»

2007


СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ

1. ОПИСАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ ВОПРОС

РАЗДЕЛ 2. ИНТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

ВВЕДЕНИЕ
Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access , входящий в пакет Microsoft Office .

Access — это система управления базами данных (СУБД) , под которой понимается комплекс программ, позволяющий хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их и представлять в удобном для пользователя виде. Большой набор типов полей позволяет хранить разнообразную информацию в таблицах БД. Очень просто установить взаимосвязь между таблицами, СУБД полностью контролирует целостность, и непротиворечивость данных в этих таблицах Access дает также возможность автоматизировать часто выполняемые операции. С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, а также составлять сложные отчеты.

Access — реляционная база данных (возможна одновременная работа с несколькими связанными таблицами базы данных), в которой предусмотрено много сервисных функций. Мастера облегчают создание таблицы, формы или отчета из имеющихся заготовок. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования.

Microsoft Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий в себя конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Мощность и гибкость СУБД Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

В данной курсовой работе рассматривается создание базы данных “Железные дороги”. Эта БД позволяет узнавать все сведения о движение поездов, такие как: пункт отправления и прибытия поезда, время отправления и прибытия с начальной и конечной станции, время следования, цены и льготы.

РАЗДЕЛ 1
1. ОПИСАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ
Задача составления расписания поездов.

База данных должна содержать следующие сведения: код поезда, наименование (нач. – конеч. пункт), время отправления (нач. – конеч. пункт), время прибытия (нач. – конеч. пункт), время в пути, остановки на пути следования, цена билета, льготы.

Запросы к базе данных должны обеспечивать сведения об отдельно взятом поезде и параметрах его передвижения.

1. При открытии документа появляется окно. В этом окне выбираем Создание таблицы в режиме конструктора и нажимаем Создать. В появившемся окне, находим строку Конструктор и нажимаем ОК. Появляется новый документ. В столбце Имя поля записываем данные поля: код поезда, начальный пункт, конечный пункт, остановки, категория поезда (Рис.1). Напротив каждого поля в столбце Тип данных появляется слово Текстовый: поле код поезда делаем числовым, а остальные поля оставляем текстовыми. Для этого нажимаем в столбце Тип данных на поле, в котором нужно изменить тип данных. Справа в этом поле появляется стрелочка, при нажатии на нее появляются возможные типы данных, где и выбираем нужный тип. Ключом данной таблицы выбрано поле код поезда, т.к. с помощью этого поля можно связывать данную таблицу с другими, и для каждого поезда соответствует свой код. Для этого в режиме конструктора, выделяем поле код поезда и делаем его ключевым, для того чтобы Access мог связать данные из разных таблиц. Сохраняем таблицу под названием «Движение поезда» Нажимаем ОК. Далее вводим данные в появившейся таблице.

Рис. 1
2. Таким же образом создаем таблицу Время. В ней будут хранится данные: время отправления (нач. – конеч. пункт), время прибытия (нач. – конеч. пункт), время в пути. Все поля кроме кода поезда и времени пути (числовые поля) будут иметь тип данных: дата\время. В общих свойствах этих полей в строке формат поля выбираем “Краткий формат времени” — который означает, что данные в этой строке будут иметь вид – 00:00 (Рис.2).

Рис. 2
3. Создадим таблицу Цена билета. В ней будут хранится данные: цена билета (купе), цена билета (плац), цена билета (люкс). Все поля кроме поля код цены и код поезда, будут иметь тип данных: денежный (Рис. 3).

Рис. 3
4. Создадим таблицу Льготы. Здесь будет информация о льготах для студентов и пенсионеров на билеты для различных видов вагонов, все поля кроме код льгот и код цены будут иметь тип данных: денежный (Рис. 4).

5. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей создаем схему данных для связи данных в разных таблицах. Для этого определяем связи между таблицами.

Добавляем таблицы в Схему данных, связываем таблицы Движение поезда и время, по полю код поезда, для этого просто нажимаем в таблице Время поле Код поезда и, не отпуская мышки, тянем в таблицу Движение поезда к соответствующему полю Код поезда. В появившемся запросе связи отметим пункты: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. После этого у нас появится связь один-к-одному. Так же свяжем таблицы Движение поезда и Цена билета по полю код поезда. В появившемся запросе связи отметим пункты: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. После этого у нас появится связь один-ко-многим. Свяжем таблицу Цена билета и Льготы по полю код цены, связь будет один-ко-многим (Рис. 5.)

Рис. 5
6. Создадим запрос, в котором будут содержаться данные со всех таблиц и назовем его Все данные (Рис. 6.).

база данные поезд расписание

Создадим еще два запроса: Поиск по нач пункту и Поиск по кон пункту (Рис.7 а,б).

Рис. 7
7. Для облегчения работы с данными используют формы. Создадим обычную форму ввода данных, в которой используются все таблицы. Создадим новую форму, в свойствах выберем Источник записей – Все данные. Далее в меню выберем Список полей, и перетащим в форму нужные поля. Для этого берем нужные поля и тянем, в какое-либо место формы. Добавляем в форму кнопки: Предыдущая запись, Следующая запись, Последняя запись, Первая запись, Добавить запись, Удалить запись, Выход из формы. После этого установим некоторые свойства формы. На панели инструментов нажмем на кнопку свойства: в пункте Применение фильтров поставим да, в пункте Всплывающее окно поставим да, т.е. всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Access , в ячейке свойства Тип границы выберем Тонкая (запрет изменения размеров формы), уберем полосы прокрутки, кнопки размеров окна, кнопки перехода в соответствующих ячейках и кнопку закрытия. (Рис. 8 а, б).

Рис. 8 а) Форма в режиме конструктора

Рис. 8 б) Внешний вид созданной формы
Создадим форму Цена билета главная, источником записей будет таблица Цена билета. Также создадим форму Льготы подчиненная. Подчиненные формы предоставляют большую гибкость при отображении и вводе данных из нескольких таблиц. Здесь можно даже редактировать все поля, не задумываясь о целостности данных и вводить данные в форму с отношением один-ко-многим (подчиненная форма – это форма внутри формы, которая позволяет использовать данные из нескольких в одной форме). Теперь подчиненную форму нужно вставить во вновь созданную. Самый простой способ – отобразить главную форму и перетащить подчиненную форму в главную. При этом автоматически будет создан элемент управления подчиненной формы и потенциальные связи между формами (Рис. 9). Для создания связи вручную надо в свойствах подчиненной формы указать Код цены для свойства Основные поля и Код цены для свойства Подчиненные поля.

Рис. 9
8. Перейдем к созданию отчета. Отчеты используются для предоставления данных в удобном виде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В отчете можно группировать и сортировать данные в любом порядке. Начинать работу нужно с общего представления о макете отчета. После разработки общего формата отчета следует подобрать необходимые данные. В отчете можно использовать данные из одной таблицы базы данных или результирующий набор данных запроса. Необходимо получить данные об отдельно взятом поезде и параметрах его передвижения.

Отчет создадим в режиме Конструктора. Для начала добавим Заголовок отчета, который будет использоваться в качестве титульной страницы: База данных: «ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ РОССИИ». Затем откроем запрос Все данные, возьмем из него поля: Время отправления нач пункт, Время прибытия кон пункт, Время отправления кон пункт, Время прибытия нач пункт, Время в пути, Категория поезда, Цена билета (купе), Льгота студентам (купе), Льгота пенсионерам (купе) Цена билета (плац), Льгота студентам (плац), Льгота пенсионерам (плац), Цена билета (люкс) и переместим в область данных.

В данной таблице будет два уровня группировки. Для их создания находим на панели инструментов кнопку Сортировка и группировка. В поле/выражение ставим полеНачальный пункт и Конечный пункт В свойствах изменяем заголовок группы – да. В появившиеся заголовки группы для «Начальный пункт» перетаскиваем поле Начальный пункт, для «Конечный пункт» — Конечный пункт и Остановки. Затем нажимаем на Вид и сохраняем отчет под именем Отчет – РЖД (Рис. 10, 11).

Рис. 10. Отчет в режиме конструктора

Рис. 11. Внешний вид созданного отчета
9. Макросы Access . Довольно часто макросы используют для поиска определенных записей в базе. Эти макросы используют две макрокоманды: КЭлементуУправления и НайтиЗапись. Можно добавить к созданной форме подпрограмму поиска расписания поездов по начальному и конечному пункту (т.е. если выбрать из списка какой-либо пункт, то автоматически выводятся расписание этого поезда) (Рис. 12).

Рис. 12. Внешний вид готовой формы
Для этого создадим свободное поле со списком, его имя «Поиск по нач пункту». Предварительно следует создать запрос, содержащий поле Начальный пункт и указать его в качестве источника строк поля со списком (Поиск по нач пункту). Поле со списком назовем Поиск по нач пункту (Рис. 13). Аналогично создадим поле со списком «Поиск по кон пункту» (Рис. 14).

Рис. 13 Рис. 14

Создав поле со списком можно приступать к созданию макроса для поиска расписания отдельного поезда по полю Начальный и Конечный пункт. Начнем создание нового макроса, щелкнув на кнопке Создать во вкладке Макросы окна базы данных. Находясь в окне конструктора макросов, выполним следующие действия:

a) введем КЭлементуУправления в первой пустой ячейке столбца Макрокоманда;

б) введем [Начальный пункт] в ячейку аргумента Элемент;

в) введем НайтиЗапись в следующей пустой ячейке столбца Макрокоманда;

г) введем =[Поиск по нач пункту] в строке аргумента Образец поиска;

д) сохраним макрос под названием Поиск по Н пункту (рис. 15).

Рис. 15 Рис. 16
Этот макрос нужно присоединить к свойству После обновления поля со списком. Для этого выполним следующие действия:

a) перейдем к свойству После обновления элемента управления Поиск по нач пункту;

б) введем Поиск по Н пункту в соответствующую ячейку.

Аналогично для макроса Поиск по К пункту (Рис. 16).
2. ТЕРЕТИЧЕСКИЙ ВОПРОС
Что такое запрос, для чего он используется?

При выполнении запроса программа «отбирает» данные, соответствующие заданным условиям, и предоставляет их в распоряжение пользователя в качестве результата запроса.

Запросы особенно цены тем, что в отличие от фильтров могу выполнять не только информационно – справочную функцию, отображая необходимые данные из таблиц, но и производить некоторый анализ данных. Например, можно построить запрос, который будет отображать сведения о самых ранних поездах. Кроме того, запросы готовы взять на себя сложные операции манипулирования данными: так называемые запросы на изменение позволяют, например, удалить сразу несколько записей, удовлетворяющих определенному условию, создать новую таблицу по результатам запроса или скопировать данные из одной таблицы в другую. Однако список преимуществ запросов этим далеко не ограничивается.

1. Запросы позволяют собирать воедино информацию из одной или нескольких таблиц, учитывая связи, установленные между таблицами.

Один к одному. Каждой записи главной таблицы соответствует одна связанная запись подчиненной таблицы. Такой тип отношения используется редко, так как все данные фактически могу быть помещены в одну таблицу. Он полезен, когда целесообразно разделить одну громоздкую таблицу, содержащую множество полей, на две.

Один ко многим. Одна запись главной таблицы связана с множеством записей подчиненной таблице.

Многие ко многим. Каждой записи главной таблицы соответствует много записей подчиненной таблицы и наоборот. Через связующую таблицу, содержащую ключ первой и второй таблицы.

2. Можно указать какая часть результирующих записей будет отображена.

3. В запросе можно задать выполнение вычислений, основываясь на значениях полей таблицы.

4. Существующий запрос можно в дальнейшем использовать в качестве основы при создании нового запроса, который вы можете изменить и сохранить под другим именем.

Результат работы запроса – группа записей, которые удовлетворяют заданному критерию запроса. Совокупность этих записей называется динамическим набором записей и отображается в виде таблицы.

В Access можно создать различные виды запросов:

1. Наиболее часто используемым типом запроса является запрос на выборку, осуществляет выборку данных, соответствующих указанному условию отбора, из одной или нескольких таблиц.

2. Программа позволяет создать четыре различных типа запроса на изменение:

— запрос на создание таблицы позволяет сохранить результирующий набор записей в качестве новой таблицы;

— запрос на обновление записей используется для изменения данных в соответствии с заданным выражением.

— запрос на добавление добавляет записи, соответствующие заданному условию, в другую таблицу.

— запрос на удаление удаляет записи, соответствующие заданному условию.

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Данная база данных разработана по расписанию поездов. Она обеспечивает сведения об отдельно взятом поезде и параметрах его передвижения. В ней находятся данные 50 различных поездов.

Для начала работы с данной базой данных «Расписание поездов» необходимо открыть ее. После открытия появляется окно «Расписание поездов: база данных». Справа в Объектах выбираем Таблицы. Их четыре: Время, Движение поездов, Цена билета и Льготы. Если необходимо что-то изменить (например, Начальный или Конечный пункт) или добавить новый маршрут в таблицу Движение поезда, то необходимо ее открыть: щелкнув мышкой два раза или нажать на Открыть на панели инструментов в данном окне. Появляется таблица: для изменения данных встаем в поле, где нужно их изменить, и печатаем нужную информацию. Если же необходимо добавить новый маршрут поезда, то встаем в нижнюю строку в поле Код поезда и вводим данные (необходимо заполнение всех полей). Т.к. таблица Движение поезда связана с таблицей Время, то можно, не открывая таблицу Время, изменить данные в ней. Для этого нажимаем на плюсик (+), который располагается около каждой строчки в таблице слева. Выдвигается таблица Время. Также можно изменять данные в таблице Цена билета и Льготы, как написано для таблицы Движение поездов.

Также можно удалить запись:

Для этого открываем форму, ставим на запись, которую нам необходимо удалить. Нажимаем на кнопку Удалить запись, затем подтверждаем удаление записи (Рис.17).

Рис. 17
Существует еще один способ удаления. Заходим в таблицу или запрос ставим курсор на строку, которую необходимо удалить нажимаем правой кнопкой мыши и из списка команд выбираем удалить запись (Рис. 18) или

Рис. 18
нажимаем на панели инструментов кнопку Удалить запись (можно также на клавиатуре нажать клавишу Delete ).

Просмотреть данные можно с помощью запросов. Например, запрос – Все данные, чтобы его открыть нужно в окне «Расписание поездов: база данных» справа в Объектах выбрать Запросы. Появятся четыре запроса: Все данные, поиск по кон пункту, поиск по нач пункту, поиск по начальному и конечному пункту, выбираем запрос Все данные и открываем его. Здесь же можно изменить данные, удалить или добавить расписание нового поезда, но для удобства это лучше делать в таблицах (об этом рассказано выше).

Рассмотрим формы. Для открытия форм. Выбираем в окне «Расписание поездов: база данных» справа в Объектах выбираем Формы, появилось четыре формы: Вся база данных и Расписание поездов, Время подчиненная, Движение главная. Выбираем Расписание поездов и заходим в нее. В этой форме можно просмотреть расписание всех поездов. Для того чтобы просмотреть данные нажимаем на кнопку Следующая запись[ ] или Предыдущая запись[ ], чтобы вернуться к первой записи нажимаем кнопку Первая запись[ ], к последней Последняя запись [ ], для добавления записи кнопка Добавить запись [ ], для удаления записи кнопка Удалить запись [ ] для выхода из формы есть кнопка Закрыть форму [ ]. Если необходимо найти расписание конкретного маршруту, то для этого сделан Поиск по Начальному и конечному пункту. Для этого находим поле Начальный пункт и Конечный пункт, нажимаем на стрелочку[ ]. Высвечивается список начальных и конечных пунктов, выбираем из него нужные, нажимаем, и выдается расписание этого поезда. Также в форме можно изменять данные. Для этого находим расписание поезда, у которого неверно записаны данные, и, встав в нужное поле, удаляем старые данные и вписываем новые. После этого автоматически данные изменятся в таблице, в которой данное поле находится.

Для наглядного отображения расписания поездов составлен отчет. Для открытия отчета выбираем в окне «Расписание поездов: база данных» справа Отчеты, появился отчет Отчет – РЖД , откроем его: щелкнув мышкой два раза или нажать на Открыть на панели инструментов в данном окне. Появляется окно наподобие Word ’а. В отчете изменять данные и добавлять нельзя, здесь наглядно представлены расписания всех поездов, упорядоченные по Начальному и Конечному пути.

Для добавления и изменения полей в Таблицах, Запросах, Формах или Отчете необходимо войти в конструктор. Для этого открываем нужное окно и находим на панели инструментов Предварительный просмотр, обычно она располагается под контекстным меню: Фаил, Правка и т.д., кнопку Конструктор и нажимаем. Как добавлять, изменять свойства и удалять поля, рассказано в разделе 1.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В курсовой работе были изложены разработка базы данных и руководство по ее использованию. Теперь перейдем к тому, как можно усовершенствовать базу данных «Расписание поездов».

Я предлагаю для удобства просмотра наименования поезда (нач. – конеч. пункт) объединить два поля нач пунк и кон пункт в одно с помощью формулы ([нач пункт]+ “ — ”+[кон пункт]). Что позволит из двух полей сделать одно.

Можно добавить дополнительные сведения: о наличии билетов, количестве вагонов, дате отправления и прибытия и множество других сведений, которые дадут нам более полную информацию о поезде.

При выводе отчета можно на лист поместить информацию сразу о нескольких поездах. Поместить сегодняшнюю дату. Сделать это можно с помощью формулы: (= Now ()). Так же можно пронумеровать страницы отчета.

Цукерберг рекомендует:  Где взять идею для приложения
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все языки программирования для начинающих